Wnioskodawca prowadzi sprzedaż detaliczną, w związku z czym posiada bardzo dużą ilość kopii paragonów fiskalnych (tzw. rolek), które są przechowywane przez niego od 2007 r. tak jak pozostałe dokumenty księgowe, co stanowi poważny problem techniczny związany z archiwizacją. Jak długo i za jakie lata Wnioskodawca powinien przechowywać kopie paragonów tzw. rolek?

 

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. Nr 112, poz. 770 ze zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 24 czerwca 2013 r. (data wpływu do tut. Biura 15 lipca 2013 r.), uzupełnionym 24 października 2013 r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych, w zakresie konieczności przechowywania kopii paragonów na rolkach z kasy fiskalnej dla potrzeb rozliczeń tego podatku – jest nieprawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 15 lipca 2013 r. wpłynął do tut. Biura ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie, dotyczącej m.in. dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych, w zakresie konieczności przechowywania kopii paragonów na rolkach z kasy fiskalnej dla potrzeb rozliczeń tego podatku. Wniosek powyższy nie spełniał wymogów formalnych, dlatego też pismem z 3 października 2013 r. Znak: IBPBI/1/415-687/13/BK, IBPP3/443-876/13/KG wezwano do jego uzupełnienia, co też nastąpiło 24 października 2013 r.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Wnioskodawca prowadzi sprzedaż detaliczną, w związku z czym posiada bardzo dużą ilość kopii paragonów fiskalnych (tzw. rolek), które są przechowywane przez niego od 2007 r. tak jak pozostałe dokumenty księgowe, co stanowi poważny problem techniczny związany z archiwizacją. W związku z czym posiada wątpliwość, jak długo powinien przechowywać kopie paragonów tzw. rolek.

W uzupełnieniu wniosku, ujętym w piśmie z 22 października 2013 r., Wnioskodawca wskazał m.in. że:

• działalność gospodarcza prowadzona jest od 1992 r.,
• obrót rejestrowany jest za pomocą kas fiskalnych,
• dla celów podatkowych prowadzona jest podatkowa księga przychodów i rozchodów oraz rejestry VAT zakupów i sprzedaży,
• dochody z prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej Wnioskodawca opodatkowuje w formie tzw. podatku liniowego.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Jak długo i za jakie lata Wnioskodawca powinien przechowywać kopie paragonów tzw. rolek?

Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz.U. Nr 212, poz. 1338 ze zm., nr 252, poz. 1694 ze zm.), kopie paragonów (tzw. rolek) powinien przechowywać nie krócej niż przez okres 2 lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiła sprzedaż. W związku z czym uważa, że nie jest zobowiązany do przechowywania kopii paragonów fiskalnych sporządzonych przez kasę fiskalną na nośniku papierowym tzw. rolek, które dokumentują sprzedaż za lata 2007 do 2010. W konsekwencji, zdaniem Wnioskodawcy, powinien On przechowywać jedynie kopie paragonów za lata 2011 oraz 2012. Dopiero kopie paragonów fiskalnych dokumentujące sprzedaż od 1 stycznia 2013 r. powinny być przechowywane przez 5 lat.

Na tle przedstawionego stanu faktycznego stwierdzam, co następuje:

Na wstępie zauważyć należy, iż w wyniku rozpatrzenia wniosku Wnioskodawcy z 24 czerwca 2013 r. w zakresie dot. podatku od towarów i usług, Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działający w imieniu Ministra Finansów wydał interpretację indywidualną z 4 listopada 2013 r. Znak: IBPP3/443-876/13/KG.

W interpretacji tej stwierdzono m.in., że „(…) Wnioskodawca w przypadku posiadania kasy fiskalnej bez modułu umożliwiającego zapisywanie danych na nośniku informatycznym, winien przechowywać kopie dokumentów sporządzonych przez kasę na nośniku papierowym, dokumentujące sprzedaż dokonaną w okresie:

• do 31 grudnia 2012 r. nie krócej niż przez okres 2 lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż;
• od 1 stycznia 2013 r. przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, czyli do momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego”.

Przechodząc do meritum przedmiotowej sprawy w pierwszej kolejności zauważyć należy, iż zgodnie z art. 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 749 ze zm., dalej: „Ordynacja”), obowiązkiem podatkowym jest wynikająca z ustaw podatkowych nieskonkretyzowana powinność przymusowego świadczenia pieniężnego w związku z zaistnieniem zdarzenia określonego w tych ustawach. W myśl z art. 5 Ordynacji, zobowiązaniem podatkowym jest wynikające z obowiązku podatkowego zobowiązanie podatnika do zapłacenia na rzecz Skarbu Państwa, województwa, powiatu albo gminy podatku w wysokości, w terminie oraz w miejscu określonych w przepisach prawa podatkowego.

Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (70 § 1 Ordynacji). Termin ten jest, co do zasady, nieprzekraczalny. Ulega przedłużeniu jedynie w przypadkach wyraźnie w ww. ustawie wymienionych. W konsekwencji, do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego podatnik może składać korekty uprzednio złożonych deklaracji, a organ podatkowy weryfikować informacje wynikające z tych deklaracji podatkowych i wydawać decyzje wymiarowe. Do czasu zatem przedawnienia zobowiązania podatkowego, dla celów dowodowych konieczne jest posiadanie dokumentów pozwalających na prawidłowe ustalenie wysokości zobowiązania podatkowego za rok podatkowy. Powyższą zasadę potwierdza treść art. 86 § 1 Ordynacji, w myśl którego podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Powyższy przepis wyraźnie wskazuje, iż nie tylko księgi podatkowe ale również wszelkie dokumenty, na podstawie których dokonywano zapisów w księgach winny być z księgą przechowywane do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego za rok podatkowy którego one dotyczą.

W przypadku podatku dochodowego od osób fizycznych zobowiązanie podatkowe za rok podatkowy, konkretyzuje się poprzez złożenie zeznania podatkowego za dany rok. Stosownie bowiem do treści art. 45 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.), podatnicy są obowiązani składać urzędom skarbowym zeznanie, według ustalonego wzoru, o wysokości osiągniętego dochodu (poniesionej straty) w roku podatkowym, w terminie do dnia 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym, z zastrzeżeniem ust. 7 i 8. Powyższa zasada ma również zastosowanie do podatników opodatkowanych tzw. podatnikiem liniowym, stosownie bowiem do treści art. 45 ust. 1a pkt 2 cyt. ustawy, w terminie określonym w ust. 1 podatnicy są obowiązani składać urzędom skarbowym odrębne zeznania, według ustalonych wzorów, o wysokości osiągniętego w roku podatkowym dochodu (poniesionej straty) z pozarolniczej działalności gospodarczej lub działów specjalnych produkcji rolnej, opodatkowanych na zasadach określonych w art. 30c.

W terminie określonym w ust. 1, z zastrzeżeniem ust. 7, podatnicy są m.in. obowiązani wpłacić:

• różnicę między podatkiem należnym wynikającym z zeznania, o którym mowa w ust. 1, a sumą należnych za dany rok zaliczek, w tym również sumą zaliczek pobranych przez płatników (art. 45 ust. 4 pkt 1 ww. ustawy),
• należny podatek dochodowy wynikający z zeznania, o którym mowa w ust. 1a pkt 2, albo różnicę pomiędzy podatkiem należnym wynikającym z zeznania, o którym mowa w ust. 1a pkt 2, a sumą należnych za dany rok zaliczek (art. 45 ust. 4 pkt 3 ww. ustawy).

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie precyzuje na podstawie jakich dokumentów podatnik prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą winien dokonać ustalenia wysokości dochodu podlegającego opodatkowaniu tym podatkiem. Co do zasady dokumentem tym są księgi podatkowe, do których prowadzenia obowiązany jest podatnik i w których ewidencjonowane są zdarzenia gospodarcze związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą. W myśl bowiem art. 24a ust. 1 ww. ustawy, osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej „księgą”, z zastrzeżeniem ust. 3 i 5, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczania wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 22a-22o.

W przypadku podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów, szczegółowe warunki ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych i dokumenty na podstawie jakich dokonywane winny być zapisy w tej księdze określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. Nr 152, poz. 1475 ze zm.).

Z treści § 20 ust. 1 ww. rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów wynika, że podatnicy, którzy ewidencjonują obrót przy zastosowaniu kas rejestrujących, dokonują zapisów w księdze na podstawie danych wynikających z raportów dobowych, z zastrzeżeniem ust. 2, skorygowanych o wartości dotyczące zwrotów towarów wynikające z odrębnych ewidencji. Raporty dobowe, jako dokument fiskalny zawierający dane sumaryczne o obrocie i kwotach podatku za daną dobę w ujęciu według poszczególnych stawek podatkowych oraz sprzedaży zwolnionej, sporządzane są natomiast na podstawie ewidencji prowadzonej przy zastosowaniu kas rejestrujących. Ewidencja obrotu i kwot podatku należnego prowadzona z zastosowaniem kas rejestrujących stanowi dowód dokonanej transakcji sprzedaży.

W konsekwencji, podatnicy ewidencjonujący zdarzenia gospodarcze w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, ustalają wysokość przychodu (dochodu) uzyskanego ze sprzedaży towarów i usług na podstawie dokumentów wymienionych w ww. rozporządzeniu, mających wpływ na ustalenie wysokości zobowiązania podatkowego. Dokumenty te podatnicy obowiązani są przechowywać aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego za określony rok podatkowy.

Z treści złożonego wniosku oraz jego uzupełnienia wynika m.in., że w ramach prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej Wnioskodawca dokonuje sprzedaży detalicznej, którą ewidencjonuje przy zastosowaniu kasy fiskalnej. Przy czym zdarzenia gospodarcze związane z tą działalnością ewidencjonuje w podatkowej księdze przychodów i rozchodów oraz rejestrach VAT zakupów i sprzedaży.

Mając powyższe na względzie, stwierdzić należy, iż kopie paragonów na rolkach z kasy fiskalnej nie stanowią bezpośredniej podstawy dokonywania zapisów w prowadzonej przez Wnioskodawcę podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Nie stanowią również podstawy rozliczeń dokonywanych przez Wnioskodawcę na gruncie przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Żadne również przepisy dotyczące stricte podatku dochodowego od osób fizycznych nie przewidują obowiązku przechowywania kopii paragonów na rolkach z kasy fiskalnej.

W konsekwencji stanowisko Wnioskodawcy, iż dla potrzeb rozliczeń podatku dochodowego od osób fizycznych obowiązany jest On przechowywać kopie paragonów na rolkach z kasy fiskalnej uznać należało za nieprawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 5 listopada 2013 r., sygn. IBPBI/1/415-687/13/BK