„Ile czasu należy przechowywać oświadczenia i wnioski pracowników składane do uzyskania świadczeń z ZFŚŚ? W jaki sposób należy te dokumenty usunąć? Czy są wymagania, aby to w jakiś sposób udokumentować?”

Podstawowym aktem prawnym regulującym zakładowy fundusz świadczeń socjalnych jest …

(…) ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Zgodnie z art. 3 tej ustawy – pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych tworzą ZFŚS bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników. W pozostałych przypadkach liczba pracowników ma znaczenie dla obowiązku tworzenia przedmiotowego funduszu. Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku:                                                                                                                1/ mniej niż 20 pracowników tworzą zakładowy fundusz świadczeń socjalnych dobrowolnie,

2/ co najmniej 20 pracowników, ale mniej niż 50 – tworzą ZFŚS dobrowolnie, ale mają obowiązek utworzenia tego funduszu na wniosek zakładowej organizacji związkowej,          3/ co najmniej 50 pracowników – tworzą fundusz obowiązkowo.

Przepisy ww. ustawy nie określają okresu przechowywania danych osobowych udostępnionych przez pracownika pracodawcy w związku z ubieganiem się o świadczenia z zakładowego funduszu socjalnego.

Przyjąć zatem należy, że pracodawca przetwarza wskazane dane osobowe przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń.

Zgodnie z art. 8 ust. 1d ww. ustawy – „pracodawca dokonuje przeglądu danych osobowych, o których mowa w ust. 1a, nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. Pracodawca usuwa dane osobowe, których dalsze przechowywanie jest zbędne do realizacji celu określonego w ust. 1a i 1c.”

Ustawa nie określa formy w jakiej ma następować czynność usuwania danych w związku z ubieganiem się o świadczenia z zakładowego funduszu socjalnego. Jednakże w tym celu pracodawca winien stworzyć procedurę przeglądu i usuwania danych osobowych przetwarzanych w związku z gospodarowaniem środków z ZFŚS. Wydaje się, że sama czynność usuwania danych osobowych powinna być dokonana w sposób uniemożliwiający ich ponowne odczytanie przy zachowaniu pełnej poufności tych informacji.

Paweł Nowak – prawnik

Podstawa prawna:

Ustawa z dn. 04.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych – Dz.U. z 2021 r. poz. 746.