Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych wystąpił do resortu edukacji z postulatem kompleksowego uregulowania kwestii związanych z prowadzeniem dokumentacji przez poradnie psychologiczno-pedagogiczne. UODO dostrzegł, że obecne regulacje dotyczące działalności poradni nie są dostosowane do przepisów RODO.

Udzielając pomocy psychologiczno-pedagogicznej, poradnie przetwarzają dane osobowe zarówno uczniów i ich rodziców, jak i nauczycieli i psychologów. Ich dokumentacja zawiera dane …

(…) zwykłe (imię i nazwisko, adres zamieszkania), ale także kategorie danych osobowych wymagające szczególnej ochrony (m.in. informacje o stanie zdrowia, przekonaniach religijnych czy światopoglądowych). „Obecnie Prawo oświatowe oraz akty wykonawcze do tej ustawy zapewniają jedynie fragmentaryczną ochronę danych osobowych zawartych w dokumentacji prowadzonej przez poradnie” – uważa UODO.

Jego zdaniem tego typu dokumentacja (czy papierowa, czy elektroniczna) powinna być chroniona przy zapewnieniu wysokich standardów bezpieczeństwa. Tymczasem obecnie brak jest kompleksowych uregulowań dotyczących procesów przetwarzania danych zawartych w dokumentacji poradni (źródła pozyskania danych osobowych, prowadzenie dokumentacji, zakres gromadzonych informacji, dostęp podmiotów do danych, podstawa prawna udostępniania danych). Urząd zaapelował więc do MEiN o przeanalizowanie obecnego stanu prawnego pod kątem zgodności z zasadami określonymi w RODO. Wypracowanie nowych rozwiązań prawnych przyczyniłoby się do podniesienia standardów ochrony danych osobowych i wzmocniłoby prawa osób, którym udzielana jest pomoc.

Dane osobowe muszą być przede wszystkim przetwarzane zgodnie z prawem (zasada legalizmu). Zdaniem UODO należy rozważyć objęcie dokumentacji prowadzonej przez poradnie prawnie chronioną tajemnicą (jak w przypadku dokumentacji medycznej) – m.in. ze względu na przetwarzanie danych należących do szczególnej kategorii.

Obecne regulacje rozporządzenia MEN z dn. 7.09.2017 r. w sprawie orzeczeń i opinii wydawanych przez zespoły orzekające działające w publicznych poradniach psychologiczno-pedagogicznych stanowią, że wniosek o wydanie opinii lub orzeczenia przez poradnię zawiera oświadczenie wnioskodawcy o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych. „Biorąc pod uwagę status podmiotów (podmioty publiczne i niepubliczne realizujące zadania publiczne), jak również charakter realizowanych przez nie zadań jako administratorów danych, podstawy przetwarzania przez nie szczególnej kategorii danych osobowych powinny wynikać z przepisów ustawy zapewniających odpowiednie gwarancje ochrony danych osobowych, a nie być kształtowane wyłącznie w oparciu o zgodę, o której mowa w art. 9 ust. 2 lit. a) RODO, która w każdym momencie może być wycofana, a jej wycofanie niesie określone konsekwencje prawne” – uważa UODO.

Małgorzata Tabaszewska – specjalistka prawa oświatowego

Podstawa prawna:

1. Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dn. 07.09.2017 r. w sprawie orzeczeń i opinii wydawanych przez zespoły orzekające działające w publicznych poradniach psychologiczno-pedagogicznych – Dz.U. z 2017 r. poz. 1743.
2. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dn. 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – zwane RODO) – Dz.Urz. UE z 2016 r. L 119/1.