Czy jednorazowa wypłata pracownikowi ekwiwalentu z góry w wysokości udokumentowanej wartości sprzętu za świadczenie pracy przy jego użyciu przez okres co najmniej 24 miesięcy od dnia wypłaty podlegać będzie zwolnieniu z art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT oraz w związku z tym spółka jako płatnik nie będzie obowiązana do pobrania zaliczki na podatek dochodowy z tego tytułu na podstawie art. 31 ustawy?

 

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA
Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613) oraz § 5 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko – przedstawione we wniosku z dnia 25 maja 2016 r. (data wpływu 30 maja 2016 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie skutków podatkowych wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie przez pracownika prywatnego sprzętu i związanych z tym obowiązków płatnika – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE
W dniu 30 maja 2016 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie skutków podatkowych wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie przez pracownika prywatnego sprzętu i związanych z tym obowiązków płatnika.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.
Wnioskodawca jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością, pracodawcą, płatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych. Przedmiotem działalności spółki jest produkcja elektroniki oraz działalność montażowa innych wyrobów. W ramach prowadzonej działalności spółka powierza pracownikom urządzenia elektroniczne – biurowe (w szczególności: komputer stacjonarny, przenośny, telefon komórkowy, tablet) do wykonywania obowiązków służbowych na rzecz spółki zgodnie z zakresem obowiązków.

Spółka zamierza wprowadzić możliwość wykorzystywania określonych powyżej własnych urządzeń elektronicznych, zwanych dalej „urządzeniami” przez pracowników w ramach świadczenia pracy. Rozwiązanie takie będzie dobrowolne, zawarte za zgodą pracownika lub na jego wniosek przy zawieraniu lub też w trakcie trwania umowy o pracę.

Rozwiązanie takie wymagać będzie zawarcia odrębnej umowy pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. Pracodawca dokona wyszczególnienia grup pracowników którym przysługiwać będzie uprawnienie do zawarcia odrębnej umowy o wykorzystanie w pracy własnych urządzeń.

Dla poszczególnych grup pracowników przydzielony zostanie określony limit maksymalnej wartości sprzętu. W ramach powyższego limitu pracownik uprawniony będzie do pracy więcej niż z jednym urządzeniem, w zależności od potrzeb pracownika i pracodawcy. Dodatkowo, pracodawca określi tzw „okres funkcjonalności sprzętu” w wymiarze 24 miesięcy przyjmując, że z uwagi na poziom eksploatacji sprzętu oraz postęp technologiczny po w/w okresie nastąpi znacząca utrata jego właściwości lub też stanie się on niezdatny do dalszego użytku.

Procedura wymagać będzie każdorazowego dopuszczenia urządzenia przez pracodawcę. Brak zgody pracodawcy na wykorzystanie urządzenia wiązać się będzie z niemożliwością wykorzystania go w pracy. Instytucja dopuszczenia ma umożliwić pracodawcy kontrolę urządzeń, które wykorzystywać ma pracownik oraz ich zasadność dla wykonywania określonych obowiązków służbowych. Z uwagi na szeroki zakres urządzeń oraz nieustanny postęp techniczny pracodawca zamierza odstąpić od podania wiążących danych technicznych. Dopuszczenie nastąpi wyłącznie po zweryfikowaniu przydatności danego sprzętu, sprawdzeniu prawa własności pracownika do urządzenia, weryfikacji ceny w stosunku do wartości rynkowej poprzez wykazanie powyższych faktów stosownymi dokumentami przedłożonymi przez pracownika (dowody zakupu, faktury vat, specyfikacja techniczna). Urządzenia przez cały czas świadczenia stosunku pracy oraz po jego zakończeniu stanowić będą własność pracownika. Uprawniony pracownik po uzyskaniu zgody na wykorzystanie w pracy urządzenia ma otrzymać ekwiwalent z góry za cały okres jego używalności /24 miesiące/. Po danym okresie w zależności od stanu urządzenia pracownik może w dalszym ciągu wykorzystywać dane urządzenie do pracy lub też uzyskać ekwiwalent za inne, nowe dopuszczone urządzenie. Pracownik uprawniony będzie do jednoczesnego używania więcej niż jednego urządzenia (np. Komputer przenośny oraz telefon komórkowy), przy czym maksymalna kwota wypłaconego ekwiwalentu nie może być jednak większa niż przyznany limit niezależnie od wartości i ilości używanych urządzeń (przy uwzględnieniu 24 miesięcznego okresu funkcjonalności).

Pracownik, który otrzyma ekwiwalent obowiązany będzie do wykorzystania danego urządzenia do celów służbowych przez okres nie krótszy niż dwudziestoczteromiesięczny od jego wypłaty. Rezygnacja przez pracownika w powyższym okresie z wykorzystywania w pracy własnego urządzenia, rozwiązanie stosunku pracy, uszkodzenie czy też utrata sprzętu wiązać się będzie z koniecznością zwrotu pracodawcy otrzymanej kwoty pomniejszonej proporcjonalnie o okres, w którym sprzęt był wykorzystywany.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.
Czy jednorazowa wypłata pracownikowi ekwiwalentu z góry w wysokości udokumentowanej wartości sprzętu za świadczenie pracy przy jego użyciu przez okres co najmniej 24 miesięcy od dnia wypłaty podlegać będzie zwolnieniu z art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób i fizycznych oraz w związku z tym spółka jako płatnik nie będzie obowiązana do pobrania zaliczki na podatek dochodowy z tego tytułu na podstawie art. 31 w/w ustawy.

Zdaniem Wnioskodawcy, wypłata ekwiwalentu na w/w zasadach podlegać będzie zwolnieniu z podatku dochodowego od osób fizycznych tym samym spółka nie będzie obowiązana do pobierania zaliczki na podatek dochodowy z tego tytułu.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.) opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

W myśl art. 11 ust. 1 ww. ustawy przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9 i 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, art. 19, art. 25b i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

W myśl art. 10 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy źródłami przychodów są: stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Zgodnie z art. 12 ust. 1 ww. ustawy za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Stosownie do art. 21 ust. 1 pkt 13 ww. ustawy, wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.

Z powyższego przepisu wynika, że zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z ww. tytułu ma zastosowanie po spełnieniu łącznie kilku warunków:

• ekwiwalent musi być wypłacony w pieniądzu,
• kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom, to znaczy musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanych dla celów pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopniem zużycia rzeczy dokonanego w trakcie tego używania,
• narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika,
• narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.

Ekwiwalent nie zawsze będzie oznaczał zwrot faktycznie poniesionych wydatków przez pracownika. Jako kwotę ekwiwalentu można przyjąć z góry określoną sumę, która spełni przesłanki warunkujące uznanie jej za ekwiwalent.

Z opisanego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, Wnioskodawca jest pracodawcą, płatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych. W ramach prowadzonej działalności spółka powierza pracownikom urządzenia elektroniczne – biurowe (w szczególności: komputer stacjonarny, przenośny, telefon komórkowy, tablet) do wykonywania obowiązków służbowych na rzecz spółki zgodnie z zakresem obowiązków. Spółka zamierza wprowadzić możliwość wykorzystywania określonych powyżej własnych urządzeń elektronicznych, zwanych dalej „urządzeniami” przez pracowników w ramach świadczenia pracy. Rozwiązanie takie będzie dobrowolne, zawarte za zgodą pracownika lub na jego wniosek przy zawieraniu lub też w trakcie trwania umowy o pracę. Rozwiązanie takie wymagać będzie zawarcia odrębnej umowy pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. Pracodawca dokona wyszczególnienia grup pracowników, którym przysługiwać będzie uprawnienie do zawarcia odrębnej umowy o wykorzystanie w pracy własnych urządzeń. Dla poszczególnych grup pracowników przydzielony zostanie określony limit maksymalnej wartości sprzętu. W ramach powyższego limitu pracownik uprawniony będzie do pracy więcej niż z jednym urządzeniem, w zależności od potrzeb pracownika i pracodawcy. Dodatkowo, pracodawca określi tzw. „okres funkcjonalności sprzętu” w wymiarze 24 miesięcy przyjmując, że z uwagi na poziom eksploatacji sprzętu oraz postęp technologiczny po w/w okresie nastąpi znacząca utrata jego właściwości lub też stanie się on niezdatny do dalszego użytku. Procedura wymagać będzie każdorazowego dopuszczenia urządzenia przez pracodawcę. Brak zgody pracodawcy na wykorzystanie urządzenia wiązać się będzie z niemożliwością wykorzystania go w pracy. Instytucja dopuszczenia ma umożliwić pracodawcy kontrolę urządzeń, które wykorzystywać ma pracownik oraz ich zasadność dla wykonywania określonych obowiązków służbowych. Z uwagi na szeroki zakres urządzeń oraz nieustanny postęp techniczny pracodawca zamierza odstąpić od podania wiążących danych technicznych. Dopuszczenie nastąpi wyłącznie po zweryfikowaniu przydatności danego sprzętu, sprawdzeniu prawa własności pracownika do urządzenia, weryfikacji ceny w stosunku do wartości rynkowej poprzez wykazanie powyższych faktów stosownymi dokumentami przedłożonymi przez pracownika (dowody zakupu, faktury vat, specyfikacja techniczna). Urządzenia przez cały czas świadczenia stosunku pracy oraz po jego zakończeniu stanowić będą własność pracownika. Uprawniony pracownik po uzyskaniu zgody na wykorzystanie w pracy urządzenia ma otrzymać ekwiwalent z góry za cały okres jego używalności /24 miesiące/. Po danym okresie w zależności od stanu urządzenia pracownik może w dalszym ciągu wykorzystywać dane urządzenie do pracy lub też uzyskać ekwiwalent za inne, nowe dopuszczone urządzenie. Pracownik uprawniony będzie do jednoczesnego używania więcej niż jednego urządzenia (np. Komputer przenośny oraz telefon komórkowy), przy czym maksymalna kwota wypłaconego ekwiwalentu nie może być jednak większa niż przyznany limit niezależnie od wartości i ilości używanych urządzeń (przy uwzględnieniu 24 miesięcznego okresu funkcjonalności). Pracownik, który otrzyma ekwiwalent obowiązany będzie do wykorzystania danego urządzenia do celów służbowych przez okres nie krótszy niż dwudziestoczteromiesięczny od jego wypłaty. Rezygnacja przez pracownika w powyższym okresie z wykorzystywania w pracy własnego urządzenia, rozwiązanie stosunku pracy, uszkodzenie czy też utrata sprzętu wiązać się będzie z koniecznością zwrotu pracodawcy otrzymanej kwoty pomniejszonej proporcjonalnie o okres, w którym sprzęt był wykorzystywany.

Podsumowując, w przypadku gdy powyższe warunki wypłacanego ekwiwalentu zostaną spełnione, a więc ekwiwalent będzie wypłacony w pieniądzu i będzie odpowiadał poniesionym przez pracowników wydatkom w związku z wykorzystywaniem sprzętu, które stanowić będą ich własność oraz rzeczy te będą wykorzystywane przez pracowników do wykonywania pracy na rzecz pracodawcy, to wypłacony jednorazowo ekwiwalent będzie zwolniony od podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Jeżeli przedstawione we wniosku zdarzenie przyszłe różni się od zdarzenia przyszłego występującego w rzeczywistości, wówczas wydana interpretacja nie będzie chroniła Wnioskodawcy w zakresie dotyczącym rzeczywiście zaistniałego zdarzenia przyszłego. 
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna z 14 lipca 2016 r., nr IPPB2/4511-401/16-3/MK1 – Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie