Czy jeśli towar został zwrócony przez nabywcę spółka ma prawo do obniżenia obrotu i podatku należnego pomimo braku podpisu nabywcy na protokole przyjęcia zwrotu towaru? Czy jeżeli towar został zwrócony przez nabywcę, spółka ma prawo do obniżenia obrotu i podatku należnego pomimo braku podpisu sprzedawcy na protokole przyjęcia zwrotu towaru, jeśli dane identyfikacyjne osoby przyjmującej zwrot (działającej w imieniu sprzedawcy) zostają na tym protokole wydrukowane w związku z tym, iż każdy użytkownik systemu sprzedażowego może z niego korzystać pod warunkiem podania swojego osobistego i niepowtarzalnego hasła?

 

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 25 czerwca 2013 r. (data wpływu 2 lipca 2013 r.), uzupełnionym pismem z 25 września 2013 r. (data wpływu 1 października 2013 r.), o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości rozliczenia towaru zwróconego przez nabywcę w przypadku braku podpisu nabywcy lub sprzedawcy na protokole zwrotu o którym mowa w § 3 ust. 4 pkt 7 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących:

jest prawidłowe w sytuacji gdy zwracany towar zakupiony w zamkniętych na dzień dokonania zwrotu punktach handlowych jest odsyłany przez nabywcę do centrali oraz w sytuacji gdy pomimo braku podpisu sprzedawcy, sprzedawca sporządza protokół używając swojego osobistego i niepowtarzalnego hasła, które służy mu do logowania się do systemu,
jest nieprawidłowe w przypadku braku podpisu klienta na protokole zwrotu, ze wzglądu na niedopatrzenie pracownika sklepu.
UZASADNIENIE

W dniu 2 lipca 2013 r. wpłynął do tut. organu ww. wniosek o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości rozliczenia towaru zwróconego przez nabywcę w przypadku braku podpisu nabywcy lub sprzedawcy na protokole zwrotu o którym mowa w § 3 ust. 4 pkt 7 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.

Wniosek został uzupełniony pismem z 25 września 2013 r. (data wpływu 1 października 2013 r.) będącym odpowiedzią na wezwanie tut. organu nr IBPP1/443-589/13/LSz z 20 września 2013 r.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka w ramach swojej działalności zajmuje się sprzedażą detaliczną odzieży i obuwia sportowego oraz akcesoriów sportowych. Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, a w szczególności przepisów ustawy z dnia 27 lipca 2002 r. o sprzedaży konsumenckiej oraz o zmianie kodeksu cywilnego część towaru zwracana jest z uwagi na ujawnione wady. Spółka przyjmuje również zwroty towarów pozbawionych wad w terminie, o którym informuje nabywcę. Istotnym elementem polityki spółki jest bowiem kształtowanie pozytywnego wizerunku Spółki poprzez dbanie o zadowolenie klientów. Sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej ewidencjonowana jest na kasach rejestrujących.

W związku § 3 ust. 4 Rozporządzenia zwroty towarów i uznawane reklamacje towarów skutkujące zwrotem całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży podlegają ujęciu w odrębnej ewidencji, zawierającej:

• datę sprzedaży;
• nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy
• termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;
• wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego – w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;
• zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego – w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;
• dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży;
• protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

Ze względu na skalę i specyfikę operacji w Spółce mogą wystąpić następujące sytuacje:

• zwracany towar został zakupiony w zamkniętych na dzień dokonania zwrotu punktach handlowych i jest odsyłany przez nabywcę do centrali, gdzie podejmowana jest decyzja o uznaniu zwrotu towaru i dokonaniu zwrotu środków pieniężnych nabywcy, najczęściej w formie przelewu bankowego; w tej sytuacji nie jest możliwe uzyskanie podpisu nabywcy na protokole zwrotu,
• brak podpisu klienta na protokole zwrotu, ze wzglądu na niedopatrzenie pracownika sklepu,
• zamiast podpisu sprzedawcy na protokole zwrotu jest wydrukowane imię i nazwisko lub inne dane pozwalające na identyfikację osoby, która w imieniu Spółki przyjęła zwrot towaru; każdy z użytkowników systemu sprzedażowego (za pomocą którego wystawiane są protokoły) zwrotu ma swoje osobiste i niepowtarzalne hasło, które służy mu do logowania się do tego systemu.

W uzupełnieniu wniosku Wnioskodawca podał, że jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług od 31 stycznia 2003 r., z tytułu wykonywania czynności opodatkowanych tym podatkiem w związku ze sprzedażą towarów i usług.

Wnioskodawca przyjmuje zwroty towarów z następujących tytułów:

• zwroty w ramach reklamacji – na podstawie Ustawy z dnia 27 lipca 2002 roku o szczególnych warunkach sprzedaży konsumenckiej oraz o zmianie kodeksu cywilnego; termin przyjmowania zwrotów: w terminie 2 lat od daty wydania towaru o ile wada zostanie w tym terminie ujawniona i nie zachodzi możliwość wymiany lub naprawy towaru,
• zwroty towaru nie związane z reklamacją – wynikają one z dobrej praktyki handlowej i polegającej na przyznaniu dodatkowych (pozaustawowych) uprawnień konsumentom; Spółka dopuszcza możliwość zwrotu w terminie 14 dni od daty zakupu, pod warunkiem iż towar nie nosi śladów użytkowania i posiada oryginalne metki i zawieszki.

Protokół zwrotu wystawiany w punktach sprzedaży detalicznej zawiera następujące elementy: miejsce i datę zwrotu, nr protokołu zwrotu, nazwę i adres punktu handlowego, dane przyjmującego zwrot, dane identyfikacyjne (imię i nazwisko lub imię i nazwisko i adres) osoby dokonującej zwrotu, nr i datę dokumentu, na podstawie którego miała miejsce sprzedaż towaru, nazwę towaru, ilość zwracanych sztuk, cenę netto, stawkę podatku VAT, cenę brutto, wartość brutto, informację o sposobie zwrotu środków za towar (gotówka lub zwrot na kartę płatniczą).

Protokół zawiera dane pozwalające na identyfikację nabywcy, który dokonuje zwrotu towaru. Są to dane zawierające:

• imię i nazwisko lub
• imię i nazwisko i adres.

Protokół zwrotu wystawiany jest w programie sprzedażowo – magazynowym obsługującym Spółkę. Dokument ten pełni kilka funkcji:

dokumentuje przyjęcie towaru na stan magazynu (po jego wystawieniu stan towarów na magazynie ulega zwiększeniu),
zawiera informację czy dokonano zwrotu środków klientowi w formie gotówkowej czy też poprzez zwrot środków na kartę płatniczą,
potwierdza faktycznie dokonaną czynność polegającą na zwrocie towaru na stan sklepu.
Wystawienie tego dokumentu powoduje przyjęcie zwróconego towaru na magazyn sklepu oraz generuje odpowiednią informację do raportu kasowego o zwrocie środków klientowi lub zawiera informację przekazaną do podmiotu obsługującego terminale płatnicze o konieczności zwrotu środków na kartę klienta.

Spółka zaznacza, że pomimo ewentualnego braku podpisu klienta na protokole zwrotu dokument ten potwierdza wykonanie opisanych wyżej operacji kasowo – magazynowych.

Dodatkowo informacja o zwrocie pieniędzy klientowi wynika z następujących informacji:

• w przypadku zwrotu w formie gotówki – z danych na raporcie kasowym (informacja o zmniejszeniu stanu kasy z powodu zwrotu gotówki z tytułu zwrotu towaru przez klienta)
• w przypadku zwrotu poprzez kartę płatniczą – z rozliczeń dokonywanych z podmiotem obsługujących terminale płatnicze oraz z raportów generowanych przez terminale płatnicze informujących o stanie rozliczeń z danego okresu (uznania i obciążenia).

Zwracany towar jest zawsze własnością Spółki, tzn. że w ramach zwrotu towaru Spółka zawsze przyjmuje swój towar. Zamknięte punkty handlowe nie należą na dzień dokonania zwrotu do Spółki, ponieważ sprzedaż prowadzona jest w wynajętych lokalach handlowych. Również Centrala (przez którą rozumiemy główne pomieszczenia magazynowe Spółki oraz siedzibę Spółki) jest pomieszczeniem wynajmowanym.

Na podstawie Ustawy z dnia 27 lipca 2002 roku o szczególnych warunkach sprzedaży konsumenckiej oraz o zmianie kodeksu cywilnego Spółka jest zobowiązana do przyjmowania zwrotów towarów również bez paragonów. W związku z powyższym do dokumentacji potwierdzającej przyjęcie towaru nie zawsze jest dołączony paragon fiskalny, ponieważ klient nie ma obowiązku przedstawienia sprzedawcy tego dokumentu. Zawsze istnieje natomiast możliwość odnalezienia w systemie sprzedażowym Spółki dokumentu potwierdzającego sprzedaż danego towaru dla klienta. Zagadnienie to było przedmiotem interpretacji indywidulanej o sygn. IBPP4/443-522/10/JP wydanej dla Spółki, potwierdzającej prawo do obniżenia podstawy opodatkowania podatkiem od towarów i usług w przypadku zwrotów towarów bez dołączonego paragonu fiskalnego.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

Czy jeśli ze stanu faktycznego wynika że towar został zwrócony przez nabywcę spółka ma prawo do obniżenia obrotu i podatku należnego pomimo braku podpisu nabywcy na protokole przyjęcia zwrotu towaru?
Czy jeśli ze stanu faktycznego wynika, że towar został zwrócony przez nabywcę, spółka ma prawo do obniżenia obrotu i podatku należnego pomimo braku podpisu sprzedawcy na protokole przyjęcia zwrotu towaru, jeśli dane identyfikacyjne osoby przyjmującej zwrot (działającej w imieniu sprzedawcy) zostają na tym protokole wydrukowane w związku z tym, iż każdy użytkownik systemu sprzedażowego może z niego korzystać pod warunkiem podania swojego osobistego i niepowtarzalnego hasła?
Zdaniem Wnioskodawcy:

Pytanie 1 i Pytanie 2:

Zdaniem Spółki zachowuje ona prawo do pomniejszenia obrotu i podatku należnego z tytułu zwrotu towaru pomimo braku podpisu nabywcy lub/i sprzedawcy na protokole zwrotu, o którym mowa w par. 3 ust. 4 pkt 7 Rozporządzenia.

Zgodnie z art. 29 ust. 4. ustawy z dnia 11 marca o podatku od towarów i usług podstawę opodatkowania zmniejsza się o kwoty udokumentowanych, prawnie dopuszczalnych i obowiązkowych rabatów (bonifikat, opustów, uznanych reklamacji i skont) i o wartość zwróconych towarów, zwróconych kwot nienależnych w rozumieniu przepisów o cenach oraz zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze, z zastrzeżeniem ust. 4a i 4b.

W przypadku Spółki potwierdzeniem zwrotu towaru w każdym wypadku jest automatyczna informacja w systemie magazynowym spółki o zwrocie towaru, która polega na ponownym wprowadzeniu towarów na stan magazynowy w momencie gdy dokonywany jest zwrot towaru. Wszystkie zwroty towarów są również ujmowane w ewidencji zwrotów, która bazując na przepisach przejściowych do Rozporządzenia od 1 października 2013 r. będzie zawierała elementy przewidziane przez par. 3 ust. 4 pkt 1-6 tego Rozporządzenia. Ewidencja może czasami nie zawierać jednak elementu, o którym mowa w par. 3 ust. 4 pkt 7 Rozporządzenia, co nie będzie miało jednak żadnego wpływu na stan faktyczny. To rzeczywisty przebieg transakcji decydować będzie o tym czy spółce przysługuje prawo do obniżenia obrotu i podatku należnego z tytułu zwrotu towaru.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się:

za prawidłowe w sytuacji gdy zwracany towar zakupiony w zamkniętych na dzień dokonania zwrotu punktach handlowych jest odsyłany przez nabywcę do centrali oraz w sytuacji gdy pomimo braku podpisu sprzedawcy, sprzedawca sporządza protokół używając swojego osobistego i niepowtarzalnego hasła, które służy mu do logowania się do systemu,
za nieprawidłowe w przypadku braku podpisu klienta na protokole zwrotu, ze wzglądu na niedopatrzenie pracownika sklepu.
Na wstępie należy zaznaczyć, że z uwagi na fakt ścisłego powiązania z sobą zagadnień będących przedmiotem zapytania Wnioskodawcy, tut. organ udzielił na nie odpowiedzi w jednej interpretacji indywidualnej.

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.), zwanej dalej ustawą o VAT, opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

Na podstawie art. 2 pkt 6 ustawy o VAT, przez towary rozumie się rzeczy oraz ich części, a także wszelkie postacie energii.

W myśl art. 7 ust. 1 ustawy o VAT, przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel (…).

Na mocy art. 2 pkt 22 ww. ustawy, przez sprzedaż rozumie się odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Obowiązek w zakresie prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z art. 111 ustawy o podatku od towarów i usług.

W myśl art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani do prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Z powołanego przepisu wynika, iż ewidencjonowaniu przy zastosowaniu kasy rejestrującej podlega każda dokonana transakcja sprzedaży (towarów i usług) świadczona na rzecz osób, o których mowa w art. 111 ust. 1 ustawy o VAT z chwilą dokonania sprzedaży.

Sposób prowadzenia przez podatników ewidencji oraz warunki używania kas rejestrujących zostały określone w rozdziale 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r. poz. 363).

I tak w myśl § 3 ust. 1 ww. rozporządzenia, podatnicy prowadzą ewidencję każdej sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej, wyłącznie przy użyciu kas, które mają potwierdzenie, że kasa spełnia funkcje wymienione w art. 111 ust. 6a ustawy oraz kryteria i warunki techniczne określone w przepisach wydanych na podstawie art. 111 ust. 9 ustawy.

Natomiast w myśl § 3 ust. 3 ww. rozporządzenia, nie ewidencjonuje się zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług.

Stosownie do § 3 ust. 4 ww. rozporządzenia zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, ujmuje się w odrębnej ewidencji zawierającej:

• datę sprzedaży;
• nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;
• termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;
• wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego – w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;
• zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego – w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;
• dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży;
• protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

Należy zauważyć, że cytowane powyżej rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących stosuje się wyłącznie do podatników zobowiązanych do prowadzenia ewidencji sprzedaży na kasie rejestrującej.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca zajmuje się sprzedażą detaliczną odzieży i obuwia sportowego oraz akcesoriów sportowych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Sprzedaż ewidencjonowana jest za pomocą kas rejestrujących. Zdarzają się sytuację, że część towaru zwracana jest z uwagi na ujawnione wady. Spółka przyjmuje również zwroty towarów pozbawionych wad w terminie 14 dni od dnia zakupu, pod warunkiem, że towar nie nosi śladów użytkowania i posiada oryginalne metki i zawieszki. Zwracany towar jest zawsze własnością Spółki, tzn. że w ramach zwrotu towaru Spółka zawsze przyjmuje swój towar. Istotnym elementem polityki spółki jest bowiem kształtowanie pozytywnego wizerunku Spółki poprzez dbanie o zadowolenie klientów.

W Spółce mogą wystąpić sytuacje, w których:

zwracany towar został zakupiony w zamkniętych na dzień dokonania zwrotu punktach handlowych i jest odsyłany przez nabywcę do centrali, gdzie podejmowana jest decyzja o uznaniu zwrotu towaru i dokonaniu zwrotu środków pieniężnych nabywcy, najczęściej w formie przelewu bankowego; w tej sytuacji nie jest możliwe uzyskanie podpisu nabywcy na protokole zwrotu,
brak podpisu klienta na protokole zwrotu, ze wzglądu na niedopatrzenie pracownika sklepu,
zamiast podpisu sprzedawcy na protokole zwrotu jest wydrukowane imię i nazwisko lub inne dane pozwalające na identyfikację osoby, która w imieniu Spółki przyjęła zwrot towaru; każdy z użytkowników systemu sprzedażowego (za pomocą którego wystawiane są protokoły) zwrotu ma swoje osobiste i niepowtarzalne hasło, które służy mu do logowania się do tego systemu.
Wątpliwość Wnioskodawcy dotyczy kwestii ustalenia czy w przypadku zwrotu towaru przez nabywcę Wnioskodawca ma prawo do obniżenia obrotu i podatku należnego w przypadku braku podpisu nabywcy lub/i sprzedawcy na protokole przyjęcia zwrotu towaru.

Stosownie do art. 29 ust. 1 ustawy o VAT, podstawą opodatkowania jest obrót, z zastrzeżeniem ust. 2-21, art. 30-32, art. 119 oraz art. 120 ust. 4 i 5. Obrotem jest kwota należna z tytułu sprzedaży, pomniejszona o kwotę należnego podatku. Kwota należna obejmuje całość świadczenia należnego od nabywcy lub osoby trzeciej. Obrót zwiększa się o otrzymane dotacje, subwencje i inne dopłaty o podobnym charakterze mające bezpośredni wpływ na cenę (kwotę należną) towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika, pomniejszone o kwotę należnego podatku.

Natomiast zgodnie z art. 29 ust. 4 ustawy o VAT, podstawę opodatkowania zmniejsza się o kwoty udokumentowanych, prawnie dopuszczalnych i obowiązkowych rabatów (bonifikat, opustów, uznanych reklamacji i skont) i o wartość zwróconych towarów, zwróconych kwot nienależnych w rozumieniu przepisów o cenach oraz zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze, z zastrzeżeniem ust. 4a i 4b.

Z brzmienia ww. przepisu wynika, że możliwość pomniejszenia podstawy opodatkowania m. in.: o kwoty odpowiadające wartości zwróconych towarów i uznanych reklamacji może nastąpić pod warunkiem, że zwrot towaru lub reklamacja są prawnie dopuszczalne i zwroty te zostały udokumentowane. Obowiązkiem podatnika jest więc w rozumieniu tego przepisu odpowiednie udokumentowanie zwrotu wartości towaru w wyniku bądź odstąpienia od umowy sprzedaży, bądź to w wyniku uznania reklamacji (postępowanie w przypadku obniżenia obrotu o kwoty odpowiadające wartości zwróconych towarów w wyniku ich reklamacji bądź też zwrotu winno być takie same).

Warunkiem dokonania korekty obrotu i kwoty podatku należnego jest potwierdzenie rozliczenia tej sprzedaży przez podatnika.

Odnosząc się do okoliczności wskazanych we wniosku, wskazać należy, że z powołanego rozporządzenia wynika, że zwroty towarów i uznanych reklamacji towarów i usług powinny być ujmowane w odrębnych ewidencjach.

Potwierdzenie zwrotu towaru w sytuacji prowadzenia sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej jest oczywiste w przypadku spełnienia przez podatnika wszystkich elementów wymienionych w § 3 ust. 4 pkt 1-7 ww. rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.

Natomiast w sytuacji braku elementu wymienionego w § 3 ust. 4 pkt 7 ww. rozporządzenia tj. braku podpisu nabywcy lub sprzedawcy na protokole przyjęcia zwrotu towaru potwierdzenie może być dopuszczalne jedynie w określonych uzasadnionych przypadkach.

Ustawodawca bowiem w ww. przepisie w § 3 ust. 4 rozporządzenia wskazał, jakie elementy ma zawierać ewidencja zwrotu towarów i uznanych reklamacji, która może być podstawą zwrotu całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży.

Z przepisu w § 3 ust. 4 pkt 7 ww. rozporządzenia jednoznacznie wynika, że elementem ewidencji zwrotów ma być protokół przyjęcia zwrotu towaru podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

Przepis art. 29 ust. 4 ustawy o VAT jednoznacznie stanowi, że podstawę opodatkowania zmniejsza się o kwoty udokumentowanych uznanych reklamacji i o wartość zwróconych towarów.

Skoro więc zwrot ma być udokumentowany, a o udokumentowaniu mówi obecnie § 3 ust. 4 przytoczonego rozporządzenia, to należy uznać, że nieprawidłowe udokumentowanie uniemożliwia dokonanie obniżenia podstawy opodatkowania z tytułu zwrotu towarów.

Odnosząc się więc do przypadków wskazanych przez Wnioskodawcę należy stwierdzić, że:

Przypadek pierwszy – brak podpisu nabywcy na protokole zwrotu jest spowodowany tym, że zwracany towar został zakupiony w punkcie sprzedaży zamkniętym na dzień dokonywania zwrotu i tym samym jest odsyłany przez klienta do centrali Wnioskodawcy, a zatem uzyskanie podpisu nabywcy jest niemożliwe – w tej sytuacji należy uznać, że brak podpisu na protokole wynika z faktu otrzymania zwracanego towaru np. pocztą, kurierem, czyli klient zwracający towar nie przychodzi osobiście do Wnioskodawcy. Jeżeli więc Wnioskodawca będzie w posiadaniu jakiejś korespondencji z klientem podpisanej przez tego klienta (skoro klient przesyła towar Wnioskodawcy to z pewnością w placówce pocztowej, kurierskiej wypełnia dowód nadania czy też wysyła do Wnioskodawcy pismo motywujące zwrot towaru), to Wnioskodawca będzie uprawniony do dokonania obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego pomimo braku podpisu nabywcy na protokole zwrotu.

Przypadek trzeci – brak jest podpisu sprzedawcy na protokole lecz osoba przyjmująca zwrot towaru jest użytkownikiem systemu sprzedażowego (za pomocą, którego wystawiane są protokoły zwrotu), do którego posiada swoje osobiste i niepowtarzalne hasło, które służy jej do logowania się do tego systemu, w takim przypadku można uznać, że ów login (hasło) jest niejako elektronicznym podpisem tego pracownika, zatem w takim przypadku Wnioskodawca będzie uprawniony do dokonania obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego pomimo braku podpisu sprzedawcy na protokole zwrotu.

Przypadek drugi – brak podpisu nabywcy wynika z niedopatrzenia pracownika sklepu – w takim przypadku należy uznać, że zwrot towaru jest nieprawidłowo udokumentowany, a wynika to z organizacji pracy w sklepie Wnioskodawcy, w tej sytuacji obniżenie podstawy opodatkowania i podatku należnego nie będzie możliwe.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy, dotyczące prawa do pomniejszenia obrotu i podatku należnego z tytułu zwrotu towaru pomimo braku podpisu nabywcy lub/i sprzedawcy na protokole zwrotu, o którym mowa w § 3 ust. 4 pkt 7 rozporządzenia, należało uznać za prawidłowe wyłącznie w odniesieniu do sytuacji, gdy:

uzyskanie podpisu nabywcy jest niemożliwe, gdyż nie istnieje już punkt sprzedaży, w którym klient kupuje towar i odsyła go do centrali Wnioskodawcy, pod warunkiem, że elementem protokołu będzie korespondencja od klienta (np. list, w którym klient motywuje zwrot towaru, dowód nadania towaru przez klienta na poczcie) podpisane przez tego klienta
sprzedawca sporządza protokół używając swojego osobistego i niepowtarzalnego hasła, które służy mu do logowania się do systemu, i to hasło (login) stanowi niejako podpis pracownika przyjmującego zwrot.
Natomiast za nieprawidłowe należy uznać stanowisko Wnioskodawcy w sytuacji gdy brak podpisu nabywcy wynika z niedopatrzenia pracownika sklepu. W tym bowiem przypadku należy uznać, że zwrot towaru nie został udokumentowany w sposób zgodny z przepisami określającymi sposób tego udokumentowania, a wynika to wyłącznie z organizacji pracy w sklepie Wnioskodawcy.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja traci ważność w przypadku zmiany któregokolwiek z elementów przedstawionego zdarzenia przyszłego lub zmiany stanu prawnego.

Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 14 października 2013 r., sygn. IBPP1/443-589/13/LSz