Ostatnia zmiana Dz.U. 2009.55.451

Rozporządzenie Rady Ministrów

z dnia 12 maja 1998 r.

w sprawie szczegółowych zasad prowadzenia rejestru członków funduszu emerytalnego, szczegółowego zakresu informacji, które powinny być zawarte w rejestrze, oraz zasad sporządzania i przechowywania kopii danych zawartych w rejestrze na wypadek jego utraty

Opracowano na podstawie: Dz.U. z 1998 r. Nr 63, poz. 402; z 2004 r. Nr 47, poz. 451; z 2009 r. Nr 55, poz. 451

Na podstawie art. 89 ust. 4 ustawy z dnia 28 sierpnia 1997 r. o  organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych (Dz. U. Nr 139, poz. 934) zarządza się, co następuje:

§ 1.

Przepisy art. 89 ust. 2, art. 98 oraz art. 134 ust. 1 pkt 1, powołane w rozporządzeniu bez bliższego określenia, oznaczają przepisy ustawy z dnia 28 sierpnia 1997 r. o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych.

§ 2.

Rejestr członków funduszu emerytalnego, zwany dalej „rejestrem”, powinien zawierać następujące informacje dotyczące poszczególnych członków funduszu:

1) numer rachunku członka w funduszu emerytalnym, o którym mowa w art. 98 ustawy,

2) podstawowe dane osobowe członków funduszu emerytalnego, o których mowa w art. 89 ust. 2 ustawy,

3) dane o środkach gromadzonych w funduszu emerytalnym:

a) daty otrzymania wpłat na rachunek funduszu,

b) kwoty wpłat,

c) ilość jednostek rozrachunkowych zaliczonych na rachunek w wyniku każdorazowego przeliczenia wpłaconej składki lub wypłaty transferowej,

d)  łączną ilość jednostek rozrachunkowych zapisanych na rachunku z  uwzględnieniem środków wypłaconych na okresową emeryturę kapitałową,

e) daty przekazania środków na rachunek bankowy, o którym mowa w art. 14 ust. 6 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o emeryturach kapitałowych (Dz. U. Nr 228, poz. 1507), na wypłatę okresowej emerytury kapitałowej i  ich kwoty.

§ 3.

Poza informacjami, o których mowa w § 2, dane o środkach gromadzonych w funduszu emerytalnym powinny zawierać:

1) w otwartym funduszu emerytalnym:

a) kwotę opłat potrąconych każdorazowo przez fundusz emerytalny ze składki, o których mowa w art. 134 ust. 1 pkt 1 ustawy,

b) okres, którego dotyczy wpłata każdej składki,

c) (uchylona),

2) w pracowniczym funduszu emerytalnym:

a) daty złożenia akcji na rachunku ilościowym,

b) ilość akcji złożonych na rachunku ilościowym,

c) daty przeniesienia akcji z rachunku ilościowego do aktywów pracowniczego funduszu emerytalnego,

d) ilość akcji przeniesionych z rachunku ilościowego do aktywów pracowniczego funduszu emerytalnego,

e) wartość akcji przeniesionych z rachunku ilościowego do aktywów pracowniczego funduszu emerytalnego na dzień przeniesienia akcji,

f) ilość jednostek rozrachunkowych zaliczonych na rachunek w wyniku przeniesienia akcji z rachunku ilościowego do aktywów pracowniczego funduszu emerytalnego,

g) daty i kwoty podatku dochodowego opłaconego przez członka funduszu, w przypadku gdy płatnikiem jest pracowniczy fundusz emerytalny,

h) ilość akcji przechowywanych na rachunkach ilościowych wraz z oznaczeniem emitenta tych akcji, a w przypadku gdy występuje zróżnicowanie uprawnień wynikających z akcji różnych emisji tego samego emitenta — także oznaczenie rodzaju emisji.

§ 4.

1. Rejestr jest prowadzony w systemie elektronicznym.

2. Prowadzenie rejestru odbywa się w układzie dziennym.

3. Wprowadzenie do rejestru danych, o których mowa w § 2 pkt 2 i § 3 pkt 1 lit. b), odbywa się na podstawie danych uzyskanych przez fundusz emerytalny od:

1) członków funduszu emerytalnego,

2) instytucji wykonujących na podstawie odrębnych przepisów zadania w zakresie ubezpieczeń społecznych.

4. Dane objęte rejestrem, o którym mowa w ust. 1, przechowuje się przez okres 5 lat, licząc od dnia wypłaty środków zgromadzonych na rachunku członka funduszu.

5. Wydruk komputerowy wszystkich danych zawartych w rejestrze albo kopię tych danych, sporządzoną na trwałym elektronicznym nośniku informacji, sporządza się według stanu na ostatni dzień roboczy każdego roku kalendarzowego, w terminie do 14 dnia roku następnego.

6. W przypadku, o którym mowa w ust. 5, sporządzanie kopii na trwałym elektronicznym nośniku informacji może nastąpić, jeżeli posiada on cechę jednorazowego zapisu i wielokrotnego odczytu oraz jeżeli zostaną zapewnione warunki do jego niezwłocznego odczytu na życzenie organów uprawnionych do kontroli działalności funduszu emerytalnego.

7. Wydruk, o którym mowa w ust. 5, lub nośnik informacji, o którym mowa w ust. 5 i 6, przechowuje się przez okres 50 lat, licząc od dnia jego sporządzenia.

§ 5.

1. Podmiot prowadzący rejestr sporządza na trwałych elektronicznych nośnikach informacji kopię danych zawartych w rejestrze.

2. Kopia, o której mowa w ust. 1, powinna być przechowywana poza miejscem przechowywania rejestru.

3. Miejsce przechowywania kopii powinno zapewniać należytą ochronę przechowywanych w nim elektronicznych nośników informacji przed utratą lub zniszczeniem.

4. Nośniki informacji, o których mowa w ust. 1, przechowuje się przez okres 5 lat, licząc od zakończenia roku, w którym zostały sporządzone.

§ 6.

1. Poza miejscem przechowywania rejestru archiwizuje się także wydruk komputerowy lub nośnik informacji, o którym mowa w § 4 ust. 5.

2. Miejsce przechowywania dokumentów, o których mowa w ust. 1, powinno spełniać warunki określone w § 5 ust. 3.

§ 7.

1. Podmiot prowadzący rejestr powinien posiadać dokumentację obejmującą:

1) wykaz stosowanych programów wraz z pisemnym potwierdzeniem osoby upoważnionej o dopuszczeniu każdego z nich do stosowania,

2) opis przeznaczenia każdego programu, sposobu jego działania oraz wykorzystywania podczas przetwarzania danych,

3) zasady ochrony danych objętych rejestrem,

4) procedury zapewniające właściwe stosowanie programów,

5) zasady ewidencji przebiegu przetwarzania danych.

2. Wydruki i nośniki informacji, o których mowa w § 4-6, powinny być przechowywane w sposób zapobiegający niedozwolonym zmianom, nieupoważnionemu rozpowszechnianiu, uszkodzeniu lub zniszczeniu.

3. Podmiot prowadzący rejestr jest zobowiązany do systematycznego tworzenia rezerwowych kopii zbiorów danych objętych rejestrem oraz do zapewnienia ochrony przed nieupoważnionym dostępem do danych objętych rejestrem oraz użytkowanego oprogramowania.

§ 8.

Fundusz emerytalny informuje organ nadzoru o miejscu przechowywania wydruku komputerowego wszystkich danych zawartych w rejestrze oraz kopii tych danych, sporządzonych na nośniku informacji, o którym mowa w § 4 ust. 5, w terminie 3 dni od dnia ich sporządzenia.

§ 9.

Fundusz emerytalny niezwłocznie informuje organ nadzoru o każdym przypadku niewykonania przepisów niniejszego rozporządzenia, z jednoczesnym wskazaniem przyczyn oraz planowanego terminu i sposobu dostosowania prowadzonej działalności do przepisów rozporządzenia.

§ 10.

Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 1999 r.