„Czy pełną księgowość w sp. z o.o. można prowadzić samemu, przynajmniej na początku? Do tej pory sama prowadziłam księgowość w firmie (jednoosobowa działalność gospodarcza) i na razie wolałabym uniknąć opłat za biuro rachunkowe. Na pewno będę musiała się w tym zakresie dokształcić, ale pytanie czy jest to w ogóle możliwe? Jakie są procedury, raporty, zeznania (dodatkowe, inne niż w JDG), które należy składać? Czy mogę liczyć na rozwianie wątpliwości i pomoc w przeprowadzeniu procedur?”

Autor niniejszego opracowania z pewnością …

(…) nie podjąłby się samodzielnego prowadzenia księgowości w sp. z o.o. i związanej z tym odpowiedzialnością, nawet jeżeli posiadałby odpowiednią wiedzę w tym zakresie.

Oczywiście opinia Autora nie musi być dla Czytelnika wiążąca, jednakże warto wskazać, że nawet biura rachunkowe zajmujące się na co dzień obsługą działalności gospodarczych wykazują niechęć, aby jednocześnie obsługiwać księgowość spółek, zwłaszcza sp. z o.o.

Jest to związane z kilkoma zagadnieniami. W sp. z o.o. mamy pełną księgowość, co wiąże się z posiadaniem o wiele większej wiedzy na temat rozliczeń poszczególnych transakcji wykonywanych w ramach rachunków firmowych. Zachodzi tu m.in. konieczność księgowania zarówno zakupów, jak i wydatków na konkretnych kontach księgowych, często w kilku różnych miejscach Księgi Podatkowej.

Dlatego też samodzielne prowadzenie księgowości w spółce z o. o. może wymagać zdobycia konkretnej, praktycznej wiedzy na kursach lub w fachowej literaturze. Pomocne może być również stosowanie specjalistycznego oprogramowania przystosowanego do działania w spółkach – oprogramowania również nie są tanie (cena to kilka tysięcy). Takie systemy księgowe pomogą wpisywać wszystkie transakcje w odpowiednie rubryki, a także wspomogą w innych obowiązkach związanych z prowadzeniem pełnej księgowości, m.in. przygotowywaniem bilansów i sprawozdań na koniec każdego roku obrotowego.

Z wiedzy Autora wynika, że miesięczny koszt prowadzenia pełnej księgowości dla początkującej sp. z o.o. nie jest straszny – ok. 500 zł, od razu wskazać należy, że dotyczy to województwa śląskiego. Autor nie ma wiedzy jak cennik usług wygląda w innych regionach Polski, być może ceny są wyższe.

Warto też zauważyć, że biura rachunkowe posiadają polisy ubezpieczeniowe, które stanową zabezpieczenie na rzecz pokrycia konsekwencji finansowych ewentualnych błędów w prowadzeniu księgowości spółki, która do łatwych nie należy.

Należy też przestrzec, że odpowiedzialność za księgowość spółki z o.o. spoczywa na kierowniku jednostki (wyznaczonym członku zarządu lub całym zarządzie) z tytułu:

• prowadzonej rachunkowości, realizowanej przez samego kierownika jednostki,
• nadzoru, gdy prowadzenie rachunkowości powierzone zostało innemu podmiotowi.

Bez względu na to, kto zajmuje się księgowością w spółce z o.o., osobą odpowiedzialną za ewentualne błędy będzie kierownik jednostki. W związku z tym, to on jest zobowiązany do należytego nadzorowania obowiązków wykonywanych przez pracowników biura rachunkowego.

Chociaż nie ma wymogu prowadzenia księgowości sp. z o.o. przez wyspecjalizowany podmiot, należy pamiętać, że samodzielne prowadzenie pełnej księgowości wymaga od przedsiębiorcy znajomości obowiązujących regulacji prawnych i czasochłonnego sporządzania dokumentów ewidencyjnych.

Sandra Grzywocz-Nowak – adwokat