„Jako gmina sporządzamy sprawozdania zbiorcze jednostek i przekazujemy do opiniowania. W jaki sposób i w jakiej kategorii archiwizować sprawozdania jednostkowe przekazane w oryginale do gminy? Również sprawozdania budżetowe przekazane w oryginale stanowią podstawę sporządzenia sprawozdań gminy. Sprawozdania zbiorcze archiwizowane są w kategorii A, a co zrobić z oryginałami sprawozdań jednostek budżetowych?”

Sprawozdawczość budżetowa stanowi istotny element w optymalizacji zarządzania środkami publicznymi. Obowiązek sporządzania sprawozdań budżetowych wynika z ustawy o finansach publicznych, a ich rodzaje formy, terminy i zasady sporządzania wynikają z rozporządzeń ministra finansów wydanych właśnie na podstawie tej ustawy. Sporządzane są one za okres miesiąca, kwartału, półrocza i roku.

W mojej ocenie, ponieważ obowiązek i zasady …

(…) ich sporządzania nie wynikają z ustawy o rachunkowości to terminy ich przechowywania powinny być zgodne z art. 74 tej ustawy. Roczne sprawozdania budżetowe powinny więc podlegać trwałemu przechowywaniu a miesięczne, kwartalne i półroczne przechowuje się przez okres 5 lat. Okresy przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

Sprawozdania roczne, bilanse i analizy z wykonania budżetu do kategorii A, czyli dokumentacji archiwalnej podlegającej trwałemu i bezterminowemu przechowywaniu akt w oryginalnej postaci. Natomiast zgodnie z kategoriami archiwizacji, sprawozdania okresowe z wykonania budżetu zalicza się do kategorii B-5.

Paweł Nowak – prawnik

Podstawa prawna:

Ustawa z dn. 29.09.1994 r. o rachunkowości – Dz.U. z 2019 r. poz. 351 z późn. zm.