„Mam w spółce samochody w leasingu i będę miał też tak normalnie. Firma X Sp. z o.o. potrzebuje umowę o wynajem samochodu dla pracownika. Poproszę o wzór takiej umowy. Chodzi o to, żeby umowa maksymalnie zabezpieczała mnie, bo mam też pracowników z innych krajów i jak z samochodem coś się stanie to ja żebym mógł dostać pieniądze od tego pracownika, na przykład że pracownik daje zgodę o egzekucje z jego konta i jest świadomy tego co podpisuje jak coś się stanie. Oprócz tej umowy oni muszą podpisywać grafik co miesiąc, kto kiedy jeździ samochodem, a jak w grafiku nikogo nie ma, to samochód jasne że jest u pracownika, który ostatni jeździł, i jak coś się stanie to odpowiada ten u kogo był samochód, a potwierdzeniem tego jest grafik podpisany z trzema pracownikami na jeden samochód. Umowę można rozwiązać tylko za 2 miesiące od kiedy pracownik napisze wypowiedzenie. Samochód musi być w dobrym stanie i czysty. Dla potwierdzenia w jakim stanie to można wykonać zdjęcia, chodzi o to żebym ja mógł wykazać, że pracownik naprawdę zepsuł samochód.”

 

UMOWA UŻYCZENIA

SAMOCHODU SŁUŻBOWEGO

 

W dniu …………. w miejscowości ………………….. pomiędzy:

• Firma X …… Sp. z o.o. z siedzibą w ……………………, ul. …………………………………KRS: …………………., reprezentowana przez ……………………………….., zwaną dalej Użyczającym,

a

• …………………………….., zam. ……………………………….., PESEL: ………………………….. zwanym dalej Biorącym do używania,

zwani dalej Stronami,

zawarta została umowa następującej treści:

• 1

1. Przedmiotem użyczenia jest samochód marki ………………….. nr rej. …………………………., nr VIN ……………………………………, data produkcji ……………. stanowiący własność Użyczającego/ stanowiący własność …………………………, który to pojazd jest przedmiotem leasingu, zaś leasingobiorcą jest Użyczający.
2. Użyczający jest pracodawcą/zleceniodawcą Biorącego do używania, z kolei Biorący do używania jest pracownikiem/zleceniobiorcą Użyczającego. Biorący do używania będzie korzystał z przedmiotu użyczenia w ramach pełnionych obowiązków służbowych na rzecz Użyczającego.
3. Celem potwierdzenia stanu przedmiotu użyczenia w chwili przekazania go Biorącemu do używania zostanie sporządzony protokół zdawczo-odbiorczy wraz z dokumentacją fotograficzną. Protokół zdawczo-odbiorczy stanowi integralny załącznik nr 1 do niniejszej umowy.
4. Przy przekazaniu Biorącemu do używania przedmiotu użyczenia zostaną mu jednocześnie przekazane: komplet kluczyków do samochodu, dowód rejestracyjny oraz potwierdzenie zawarcia umowy ubezpieczenia OC/AC.
5. Strony zgodnie ustalają, że samochód jest zdatny do jazdy, kompletny, z kołem zapasowym i nie nosi żadnych śladów uszkodzeń.

• 2

1. Umowę zawiera się na czas nieoznaczony/na okres  od ………….. do …………….. .
2. Użyczający może rozwiązać niniejszą umowę w każdym czasie z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia/bez zachowania okresu wypowiedzenia.
3. W razie złożenia wypowiedzenia umowy o pracę przez Biorącego do używania bądź przez Użyczającego, niniejsza umowa ulega rozwiązaniu wraz z terminem rozwiązania stosunku pracy.
4. W okresie trwania niniejszej umowy, oprócz Biorącego do używania, z samochodu korzystać będą jeszcze inni biorący do używania określeni w odrębnych umowach użyczenia. Okresy korzystania z przedmiotu użyczenia przez poszczególnych pracowników/zleceniobiorców będzie określać grafik stanowiący integralny załącznik nr 2 do niniejszej umowy. Grafik będzie podpisywany przez biorących do używania co miesiąc, zaś z grafiku będzie wynikać kto w danym czasie używał przedmiotu użyczenia. Jeżeli w grafiku w konkretnie wskazanej dacie nikt nie jest wpisany, rozumie się, iż przedmiot użyczenia znajduje się w posiadaniu tego, kto ostatnio używał pojazdu.

• 3

1. Wraz z upływem terminów określonych w § 2 Biorący do używania zobowiązuje się zwrócić przedmiot użyczenia bez dodatkowych wezwań i w stanie niepogorszonym. Przedmiot użyczenia w chwili zwrotu ma być czysty zarówno we wnętrzu pojazdu, jak i na zewnątrz.
2. Celem potwierdzenia stanu przedmiotu użyczenia w chwili zwrotu zostanie sporządzony protokół zdawczo-odbiorczy wraz z dokumentacją fotograficzną. Protokół zdawczo-odbiorczy stanowi integralny załącznik nr 1 do niniejszej umowy.
3. Zwrot przedmiotu użyczenia nastąpi w siedzibie Użyczającego.

• 4

1. Biorący do używania zobowiązuje się używać przedmiotu użyczenia zgodnie z jego przeznaczeniem i nie będzie go oddawał w użyczenie ani najem osobie trzeciej.
2. Biorący do używania zobowiązuje się zabezpieczyć rzecz przed dostępem osób niepowołanych, dbać o stan techniczny i estetyczny przedmiotu użyczenia.
3. W razie uszkodzenia lub utraty przedmiotu użyczenia z powodów leżących po stronie Biorącego do używania, Biorący do używania ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą wobec Użyczającego na zasadach ogólnych. W takich przypadkach Biorący do używania jako pracownik/zleceniobiorca wyraża zgodę na dokonanie potrącenia roszczeń odszkodowawczych przysługujących Użyczającemu ze swojego wynagrodzenia za pracę/z umowy zlecenia.

 

• 5

1. Biorącego do używania obciążają drobne naprawy w czasie trwania umowy.
2. Wszelkie istotne naprawy, których dokonanie stanie się konieczne w trakcie trwania niniejszego stosunku użyczenia, przeprowadzi Biorący do używania na własny koszt. Biorący do używania otrzyma od Użyczającego zwrot kosztów naprawy na podstawie przedstawionych faktur/rachunków, pod warunkiem, że naprawa nie była spowodowana winą lub rażącym niedbalstwem Biorącego do używania.
3. Wszelkie koszty eksploatacji przedmiotu użyczenia, np. za paliwo, przez cały czas trwania umowy ponosi Biorący do używania na własny koszt, przy czym Biorący do używania otrzyma od Użyczającego zwrot tych kosztów na podstawie przedstawionych faktur/rachunków.
4. Koszt ubezpieczenia przedmiotu użyczenia ponosi Użyczający.

• 6

1. Wszelkie zmiany i uzupełnienia niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
2. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie będą miały przepisy Kodeksu cywilnego.

3. Jeżeli jakiekolwiek postanowienia niniejszej umowy okażą się nieważne, nie uchybia to mocy wiążącej pozostałych postanowień. W miejsce postanowień nieważnych strony zobowiązują się podjąć negocjacje w celu uzupełnienia umowy w tej części.

• 7

Wszelkie ewentualne spory między Stronami należy w pierwszej kolejności rozstrzygać na drodze polubownej (mediacja). W razie niemożności rozstrzygnięcia sprawy na drodze polubownej, sądem właściwym do rozstrzygania sporów będzie sąd właściwy dla miejsca siedziby Użyczającego.

• 8

Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.

PODPIS UŻYCZAJĄCEGO                         PODPIS BIORĄCEGO DO UŻYWANIA

Sandra Grzywocz-Nowak – adwokat

Podstawa prawna:

Ustawa z dn. 17.11.1964 r. Kodeks postępowania cywilnego – Dz.U. z 2020 r. poz. 1575 z późn. zm.

———————–

Propozycje Autora co do innych dodatkowych zabezpieczeń roszczeń Użyczającego w stosunku do Biorącego do używania:

– weksel in blanco,

– kara umowna,

– akt dobrowolnego poddania się egzekucji przez dłużnika z art. 777 § 1 pkt 4 lub 5 Kodeksu postępowania cywilnego (wymagana forma aktu notarialnego).