Co dzieje się z dokumentacją kadrowo-płacową pracowników, po sprzedaży oddziału spółki?

Sprzedaż oddziału spółki należy traktować jako sprzedaż …

(…) przedsiębiorstwa, a zatem na nabywcę przechodzą wszystkie składniki majątkowe i prawa wykorzystywane do prowadzenia działalności przez ten oddział. Jeżeli oddział zatrudniał pracowników, to dochodzi do przejęcia zakładu pracy w rozumieniu art. 23¹ Kodeksu pracy.

Zgodnie z treścią § 1 tego artykułu nabywca oddziału wchodzi w prawa zbywcy, jako strony stosunku pracy. To znaczy, że nabywca z mocy prawa staje się stroną stosunku pracy, t.j. staje się pracodawcą. Należy podkreślić, że w dochodzi do tego bez „przerywania” stosunku pracy, czy też podpisywania jakichkolwiek aneksów, czy porozumień.

Skoro nabywca oddziału, który przejmuje zakład pracy wraz z pracownikami staje się pracodawcą, to wszelkie dokumenty płacowe i kadrowe winny zostać przekazane temu podmiotowi, jako pracodawcy.

Wymaga zaznaczenia, że dokumenty kadrowo-płacowe pracowników, których stosunek pracy wygasł lub uległ rozwiązaniu przed dniem przejęcia zakładu pracy powinny zostać u dotychczasowego pracodawcy. Ten podmiot powinien wykonywać też wszystkie obowiązku spoczywające na nim (np. wydanie zaświadczeń).

W przypadku likwidacji dotychczasowego pracodawcy dokumenty te powinny zostać przekazane do podmiotu posiadającego stosowne zezwolenie na świadczenie usług archiwizacyjnych.

Akta pracownicze pracowników, którzy nie byli pracownikami innych oddziałów spółki pozostają na swoim miejscu.

Krzysztof Witaszewski – Legal Associate
Accace Sp. z o.o. Warszawa
www.accace.pl

Podstawa prawna:
1. Ustawa z dn. 26.06.1974 r. Kodeks pracy – tekst jedn. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666 z późn. zm.