INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r., poz. 1325, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 10 września 2020 r. (data wpływu 14 września 2020 r.) o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika:

• w części dotyczącej zwrotu kosztów zakupu krzesła biurowego telepracownikom i osobom pracującym zdalnie incydentalnie – jest nieprawidłowe;

• w części dotyczącej zwrotu kosztów zakupu krzesła biurowego pracownikom pracującym zdalnie w okresie stanu zagrożenia epidemicznego – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 14 września 2020 r. wpłynął do tutejszego Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny:

Wnioskodawca jest przedsiębiorcą zagranicznym, prowadzącym działalność w Polsce za pośrednictwem oddziału położonego na terytorium Polski. Położony na terytorium Polski oddział zatrudnia pracowników, wykonujących pracę na terytorium Polski. Wnioskodawca podjął decyzję o sfinansowaniu pracownikom jednorazowo, faktycznego kosztu zakupu jednego krzesła biurowego do wysokości … na podstawie dostarczonych pracodawcy faktur, rachunków lub paragonów. Jeśli ten koszt jest przekroczony, pracownik otrzymuje zwrot do wysokości równowartości …. Zwrot kosztu zakupu krzesła biurowego ma miejsce w przypadku pracowników wykonujących pracę z domu na polecenie pracodawcy zarówno w przypadku osób, które wykonują telepracę jak i osób pracujących zdalnie incydentalnie lub w okresie stanu zagrożenia epidemicznego. Wykonywanie przez pracowników telepracy oraz pracy zdalnej pozwala pracodawcy na zapewnienie ciągłości biznesowej, jest więc spełnione w interesie pracodawcy. W chwili obecnej pracodawca uwzględnia wartość zwrotu kosztu zakupionego krzesła w wysokości przychodu osiągniętego przez pracownika w danym miesiącu. Zwrot kosztu zakupu krzesła nie jest obowiązkowy na podstawie przepisów powszechnie obowiązujących. Zapewnienie pracownikowi krzesła biurowego jako sprzętu wykorzystywanego przez pracownika w trakcie wykonywania obowiązków służbowych, leży w interesie pracodawcy, ma na celu zapewnienie pracownikom bezpiecznych warunków pracy, a pracodawcy zapewnienie ciągłości biznesowej. Zakupione krzesła stanowią własność pracowników, pracownicy nie są zobowiązaniu do zwrotu krzeseł do pracodawcy po zakończeniu stosunku pracy lub po powrocie do pracy w biurze. Zwrot ten nie został odrębnie uregulowany w regulaminach spółki, informacja o zwrocie kosztu została zakomunikowana pracownikom drogą mailową. Zwrot ten nie odbywa się na zasadach wypłaty ekwiwalentu za wykorzystanie prywatnego sprzętu do celów służbowych.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy wartość zwrotu za zakupione krzesło biurowe stanowi przychód z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?

Zdaniem Wnioskodawcy, zwrot przez Niego kosztu zakupu krzesła nie stanowi przychodu pracownika, podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z zasadą powszechności opodatkowania, wyrażoną w art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52 52a i 52c oraz dochodów. od których na podstawie przepisów ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jednym ze źródeł przychodów osób fizycznych, podlegających opodatkowaniu, jest m.in. stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy.

Stosownie do treści art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Zgodnie z art. 12 ust. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wartość pieniężną innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych ustala się według zasad określonych w art. 11 ust. 2-28 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej „zakładami pracy” są obowiązane jako płatnicy obuczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy – wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej, obowiązek obliczania i pobierania przez pracodawców zaliczek na podatek dochodowy powstaje tylko w odniesieniu do tych przypadków, w których osoby fizyczne uzyskują od zakładów pracy przychody ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawierają definicji „nieodpłatnych świadczeń”. W orzecznictwie sądowym przyjmuje się, że na gruncie przepisów o podatku dochodowym pojęcie to obejmuje wszelkie zjawiska gospodarcze i zdarzenia prawne, których następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu, a także te wszystkie zdarzenia, których skutkiem jest nieodpłatne, tj. niezwiązane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu. przysporzenie majątku tej osobie, mające konkretny wymiar finansowy (tak np. uchwały 7 sędziów NSA z dnia 16 października 2006 r., sygn. akt II FPS 1106 z dnia 24 maja 2010 r., sygn. akt II FPS 1110 oraz wyrok NSA z dnia 1 czerwca 2012 r., sygn. akt II FSK 2361/101.

Odnosząc się do powyższych tez, aby można było mówić o nieodpłatnym świadczeniu, stanowiącym przychód opodatkowany podatkiem dochodowym od osób fizycznych, spełnione muszą być następujące warunki:

• podmiot, na rzecz którego dokonywane jest tego rodzaju świadczenia odnosi korzyść. A więc musi zaistnieć u niego trwałe przysporzenie majątkowe;

• korzyść ta musi zostać odniesiona kosztem innego podmiotu. a więc powinna istnieć możliwość ustalenia kto poniósł ekonomiczny ciężar owego przesunięcia majątkowego:

• uzyskana korzyść musi mieć konkretny wymiar finansowy;

• uzyskane świadczenie musi mieć nieodpłatny charakter. nie może ono zatem wiązać się z jakimkolwiek ekwiwalentem ze strony podatnika. nie ma przy tym znaczenia. Czy ów ekwiwalent pozostaje w ekonomicznej równowadze ze świadczeniem. Jeżeli podmiot zobowiązany jest do jakiegokolwiek świadczenia wzajemnego. Choćby miało ono wymiar symboliczny nie można mówić o nieodpłatnym świadczeniu.

W tym miejscu należy wskazać również na tezy zawarte w wyroku Trybunału Konstytucyjnego z dnia 8 lipca 2014 r., sygn. akt K 7/13. Zgodnie z tym wyrokiem. kategoria „innych nieodpłatnych świadczeń”, o których mowa w art. 12 ust. 11 i art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, może stanowić przychód pracownika, o ile będą łącznie spełnione następujące warunki:

1. zostały spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie),
2. zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,
3. korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).

Zdaniem Wnioskodawcy, skorzystanie przez pracowników ze świadczenia w postaci sfinansowanego przez Niego (pracodawcę) zakupu krzesła następuje co prawda za zgodą pracownika oraz jest przypisana indywidulanemu pracowników. Jednakże jest to świadczenie spełnione w interesie pracodawcy, a nie pracownika. Zapewnienie pracownikom bezpiecznych warunków pracy oraz zapewnienie spółce ciągłości biznesowej w omawianym stanie faktycznym leży wyłącznie w interesie pracodawcy. Gdyby nie wymagana przez pracodawcę konieczność wywiązywania się z obowiązków służbowych z domu, pracownicy nie mieliby powodu zakupu krzeseł biurowych.

Zdaniem Wnioskodawcy, świadczenie to nie przyniesie pracownikowi korzyści w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatków, które musiałby ponieść.

Reasumując, zdaniem Wnioskodawcy, zwrot przez Wnioskodawcę na rzecz Jego pracowników kosztów zakupu krzeseł biurowych pracownikom wykonujących pracę z domu nie stanowi przychodu pracownika. Podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. W konsekwencji Wnioskodawca nie jest zobowiązany do obliczania i pobierania z tego tytułu zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Prawidłowość stanowiska Wnioskodawcy potwierdzają interpretacje indywidualne wydawane przez organy podatkowe w analogicznych sprawach, w tym m.in. interpretacje indywidualne Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 16 lutego 2016 r., nr IPPB4/4511-1469/15-2/JK oraz nr IPPB4/4511-1504/15-4/JK.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest:

• nieprawidłowe – w części dotyczącej zwrotu kosztów zakupu krzesła biurowego telepracownikom i osobom pracującym zdalnie incydentalnie,

• prawidłowe – w części dotyczącej zwrotu kosztów zakupu krzesła biurowego pracownikom pracującym zdalnie w okresie stanu zagrożenia epidemicznego.

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2020 r., poz. 1426, z późn. zm.), jest zasada powszechności opodatkowania.

W myśl tej zasady, wyrażonej w art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

W myśl art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, źródłami przychodów są: stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Na podstawie art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Za przychód należy zatem uznać każdą formę przysporzenia majątkowego – zarówno formę pieniężną jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika. Pod pojęciem przychodu należy rozumieć każde działanie lub zaniechanie na rzecz innej osoby oraz wszystkie zjawiska gospodarcze i zdarzenia prawne, których następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu, lub te wszystkie zdarzenia prawne i zdarzenia gospodarcze, których skutkiem jest nieodpłatne przysporzenie majątku innej osobie, mające konkretny wymiar finansowy.

Jak wynika z treści powołanego art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przychodem będzie każde przysporzenie majątkowe, mające konkretny wymiar finansowy, otrzymane jako świadczenie pieniężne, rzeczowe lub też jako świadczenie nieodpłatne lub częściowo odpłatne. Co do zasady, o zaliczeniu danego przysporzenia majątkowego do przychodów danego podatnika decyduje definitywny charakter tego przysporzenia w tym sensie, że w sposób ostateczny faktycznie powiększa on aktywa tej osoby. Konsekwencją przyjęcia tezy o charakterze przychodu, jako definitywnego przysporzenia w majątku podatnika jest uznanie, że za przychody podatkowe mogą być uznane tylko te przychody, które nie mają charakteru zwrotnego. W celu określenia, co stanowi przychód podatnika, należy zidentyfikować stosunek prawny leżący u podstaw danej czynności.

Przepis art. 12 ust. 1 ww. ustawy stanowi, że za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

W myśl art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej „zakładami pracy”, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy – wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, że Wnioskodawca jest przedsiębiorcą zagranicznym, prowadzącym działalność w Polsce za pośrednictwem oddziału położonego na terytorium Polski. Położony na terytorium Polski oddział zatrudnia pracowników, wykonujących pracę na terytorium Polski. Wnioskodawca podjął decyzję o sfinansowaniu pracownikom jednorazowo, faktycznego kosztu zakupu jednego krzesła biurowego do wysokości … na podstawie dostarczonych pracodawcy faktur, rachunków lub paragonów. Jeśli ten koszt jest przekroczony, pracownik otrzymuje zwrot do wysokości równowartości … Zwrot kosztu zakupu krzesła biurowego ma miejsce w przypadku pracowników wykonujących pracę z domu na polecenie pracodawcy zarówno w przypadku osób, które wykonują telepracę jak i osób pracujących zdalnie incydentalnie lub w okresie stanu zagrożenia epidemicznego. Wykonywanie przez pracowników telepracy oraz pracy zdalnej pozwala pracodawcy na zapewnienie ciągłości biznesowej, jest więc spełnione w interesie pracodawcy. W chwili obecnej pracodawca uwzględnia wartość zwrotu kosztu zakupionego krzesła w wysokości przychodu osiągniętego przez pracownika w danym miesiącu. Zwrot kosztu zakupu krzesła nie jest obowiązkowy na podstawie przepisów powszechnie obowiązujących. Zapewnienie pracownikowi krzesła biurowego jako sprzętu wykorzystywanego przez pracownika w trakcie wykonywania obowiązków służbowych, leży w interesie pracodawcy, ma na celu zapewnienie pracownikom bezpiecznych warunków pracy, a pracodawcy zapewnienie ciągłości biznesowej. Zakupione krzesła stanowią własność pracowników, pracownicy nie są zobowiązaniu do zwrotu krzeseł do pracodawcy po zakończeniu stosunku pracy lub po powrocie do pracy w biurze. Zwrot ten nie został odrębnie uregulowany w regulaminach spółki, informacja o zwrocie kosztu została zakomunikowana pracownikom drogą mailową. Zwrot ten nie odbywa się na zasadach wypłaty ekwiwalentu za wykorzystanie prywatnego sprzętu do celów służbowych.

W niniejszej sprawie odrębnego rozpatrzenia wymagają wynikające ze stanu faktycznego trzy sytuacje, dotyczące zwrotu kosztów zakupu krzesła:

1. zwrot, który dotyczy pracowników wykonujących telepracę;
2. zwrot, który dotyczy pracowników pracujących zdalnie incydentalnie;
3. zwrot, który dotyczy pracowników pracujących zdalnie w okresie stanu zagrożenia epidemicznego.

W odniesieniu do zwrotu, który dotyczy pracowników wykonujących telepracę, należy wskazać, że zasady dotyczące telepracy określone zostały w Rozdziale IIb art. 67⁵-67¹⁷ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeksu pracy (Dz. U. z 2020 r., poz. 1320).

Jak wynika z art. 67⁵ § 1 ww. Kodeksu, praca może być wykonywana regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną (telepraca).

Telepracownikiem jest pracownik, który wykonuje pracę w warunkach określonych w § 1 i przekazuje pracodawcy wyniki pracy, w szczególności za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej (art. 67⁵ § 2 ww. Kodeksu).

Jak stanowi art. 67¹¹ § 1 Kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany:

1. dostarczyć telepracownikowi sprzęt niezbędny do wykonywania pracy w formie telepracy, spełniający wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego,
2. ubezpieczyć sprzęt,
3. pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją sprzętu,
4. zapewnić telepracownikowi pomoc techniczną i niezbędne szkolenia w zakresie obsługi sprzętu

–chyba że pracodawca i telepracownik postanowią inaczej, w odrębnej umowie, o której mowa w § 2.

Dodatkowo zgodnie z art. 67¹¹ § 2 pkt 1 ww. Kodeksu, pracodawca i telepracownik mogą, w odrębnej umowie, określić w szczególności zakres ubezpieczenia i zasady wykorzystywania przez telepracownika sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy w formie telepracy, stanowiącego własność telepracownika, spełniającego wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego.

Ponadto zgodnie z art. 67¹¹ § 3 Kodeksu pracy, w przypadku, o którym mowa w § 2 pkt 1, telepracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości określonej w porozumieniu lub regulaminie, o których mowa w art. 67⁶, lub w umowie, o której mowa w § 2. Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia sprzętu, jego udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość wykorzystanego materiału na potrzeby pracodawcy i jego ceny rynkowe.

W praktyce pracodawcy, w ramach ciążących na nich obowiązków dotyczących zapewnienia sprzętu niezbędnego do wykonywania telepracy, często wypłacają pracownikom ekwiwalent za używanie sprzętu będącego własnością pracownika.

Niewątpliwie zatem w przypadku pracowników świadczących telepracę, której wykonywanie w tej formie nie jest spowodowane szczególną sytuacją, jaką jest np. stan epidemii, wypłacony zwrot za zakup krzesła będzie stanowił przychód pracownika, którego źródłem jest art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przychód ten może być jednak zwolniony z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ww. ustawy

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.

Z powyższego przepisu wynika, że kwota wypłaconego ekwiwalentu korzysta ze zwolnienia od podatku po spełnieniu łącznie następujących warunków:

• ekwiwalent musi być wypłacony w pieniądzu,

• kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom, to znaczy musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanych dla celów pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopniem zużycia rzeczy dokonanego w trakcie tego używania,

• narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika,

• narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.

Zgodnie z definicją słownikową ekwiwalent oznacza rzecz zastępującą inną rzecz o równej wartości, odpowiednik, równoważnik (Współczesny słownik języka polskiego, Dunaj B. Warszawa 2007).

Zatem ekwiwalent nie zawsze będzie oznaczał zwrot faktycznie poniesionych wydatków przez pracownika. Jako kwotę ekwiwalentu można przyjąć z góry określoną sumę, która spełni przesłanki warunkujące uznanie jej za ekwiwalent.

Uwzględniając powyższe stwierdzić należy, że w sytuacji gdy ekwiwalent spełniać będzie wskazane przesłanki, a więc będzie wypłacany w pieniądzu i będzie odpowiadał poniesionym przez pracowników wydatkom w związku z wykorzystywaniem krzesła biurowego, które stanowić będzie ich własność oraz krzesła te będą wykorzystywane przez pracowników do wykonywania pracy na rzecz pracodawcy, to wypłacany jednorazowo ekwiwalent będzie zwolniony od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zatem wypłacony dla pracowników świadczących telepracę zwrot kosztów zakupu krzesła będzie stanowił dla nich przychód, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który to przychód podlega zwolnieniu z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ww. ustawy przy spełnieniu ww. warunków.

Powyższe dotyczy również pracowników świadczących incydentalnie pracę w formie zdalnej, jednakże należy wziąć pod uwagę fakt, że ekwiwalent za używanie własnego krzesła w tym przypadku, powinien uwzględniać faktyczny czas pracy świadczonej w formie zdalnej, bowiem tylko w tym czasie pracownik wykorzystuje do pracy własny sprzęt.

Ustawodawca nie określił w przepisach ani sposobu ustalenia wysokości, ani kwoty, do której ekwiwalent jest zwolniony z podatku. Pracodawcy muszą zatem samodzielnie oszacować jego wysokość. Dlatego też ekwiwalent w tej sytuacji powinien być przeliczany na miesięczny koszt zużycia krzesła i odnoszony do rzeczywiście świadczonej w danym miesiącu pracy w formie zdalnej. Tylko ta część zwrotu, która odpowiada wyliczonej części przysługującego ekwiwalentu będzie mogła być zwolniona z podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Pozostała nadwyżka podlega opodatkowaniu jako przychód ze stosunku pracy, a w konsekwencji na Wnioskodawcy ciążą w tym zakresie obowiązki płatnika.

Wobec powyższego stanowisko Wnioskodawcy w części dotyczącej zwrotu kosztów zakupu krzesła biurowego telepracownikom oraz osobom pracującym zdalnie incydentalnie uznano za nieprawidłowe.

W odniesieniu natomiast do zwrotu kosztów zakupu krzesła biurowego pracownikom pracującym zdalnie w okresie stanu zagrożenia epidemicznego należy wskazać, że art. 77 ustawy z dnia 19 czerwca 2020 r. o dopłatach do oprocentowania kredytów bankowych udzielanych przedsiębiorcom dotkniętym skutkami COVID-19 oraz o uproszczonym postępowaniu o zatwierdzenie układu w związku z wystąpieniem COVID-19 (Dz. U. z 2020 r., poz. 1086, z późn. zm.) wprowadził zmiany w przepisach ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, między innymi w odniesieniu do pracy zdalnej.

Zgodnie z przyjętymi rozwiązaniami, na podstawie art. 3 pkt 1 ww. ustawy, w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna).

Jak stanowi art. 3 pkt 3 ww. ustawy, wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy. W szczególności praca zdalna może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych.

Co do zasady, jak wynika z art. 3 pkt 4 ww. ustawy, narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca. Jednakże przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę (art. 3 pkt 5 ww. ustawy).

W sytuacji zlecenia pracy zdalnej, na podstawie ww. przepisów ustawy z 2 marca 2020 r., w związku z regulacją wynikającą z art. 3 pkt 4 tej ustawy, zgodnie z którą obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie pracownikowi narzędzi i materiałów potrzebnych do pracy zdalnej – po stronie pracownika, na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie powstanie z tego tytułu przychód. Co istotne, bez znaczenia pozostaje sposób zapewnienia narzędzi i materiałów, tj. czy nastąpi w formie rzeczowej, czy też poprzez wypłatę świadczenia za używanie własnych materiałów i narzędzi pracownika.

Z powyższego wynika, że w przypadku pracowników, którzy wykonują pracę zdalną w związku z występowaniem zagrożenia epidemicznego, otrzymany zwrot kosztów zakupu krzesła nie będzie skutkował powstaniem po ich stronie przychodów w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a w konsekwencji na Wnioskodawcy nie będą ciężyły w tym zakresie obowiązki płatnika.

W związku z powyższym stanowisko Wnioskodawcy w części dotyczącej zwrotu kosztów zakupu krzesła biurowego pracownikom pracującym zdalnie w okresie stanu zagrożenia epidemicznego należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dn. 03.12.2020 r. – sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.725.2020.2.KS