Zarówno jej zawyżenie, jak i zaniżenie ma dla j.s.t. dotkliwe skutki. Pierwsze powoduje konieczność zwrotu, drugie oznacza straty, ponieważ prawo nie przewiduje w takim przypadku możliwości ubiegania się o zwiększenie subwencji.

Ustawa o systemie informacji oświatowej określa …

(…) organizację i zasady działania systemu informacji oświatowej (SIO) służącego uzyskiwaniu danych niezbędnych do:

• prowadzenia polityki oświatowej państwa na poziomie krajowym, regionalnym i lokalnym, w tym wspomagania zarządzania oświatą;
• efektywnego funkcjonowania systemu finansowania zadań oświatowych na poziomie krajowym, regionalnym i lokalnym;
• analizy efektywności wykorzystania środków publicznych przeznaczonych na finansowanie zadań oświatowych;
• nadzorowania i koordynowania wykonywania nadzoru pedagogicznego na terenie kraju oraz podnoszenia jakości edukacji;
• prowadzenia monitoringu karier absolwentów publicznych i niepublicznych szkół ponadpodstawowych.

W art. 14 cyt. ustawy określono, że dane dziedzinowe w związku z nauką ucznia w szkole obejmują datę rozpoczęcia i datę zakończenia nauki w szkole, a w art. 13, że dane dziedzinowe w związku z uczęszczaniem ucznia do przedszkola, oddziału przedszkolnego zorganizowanego w szkole podstawowej lub innej formy wychowania przedszkolnego obejmują datę rozpoczęcia i datę zakończenia uczęszczania do przedszkola, oddziału przedszkolnego zorganizowanego w szkole podstawowej lub innej formy wychowania przedszkolnego.

Zgodnie z art. 49 cyt. ustawy przekazanie danych do bazy danych SIO jest równoznaczne z potwierdzeniem przez kierownika podmiotu zobowiązanego do przekazywania tych danych zgodności przekazanych danych ze stanem faktycznym i dokumentacją szkoły, placówki oświatowej lub innej jednostki wykonującej zadania z zakresu oświaty. Dyrektor szkoły musi więc prawidłowo wykazać dane ucznia, w tym okres nauki.

MEiN przypomina, że aby uniknąć wykazywania tych samych uczniów w wielu szkołach jednocześnie, dyrektorzy szkół powinni postępować zgodnie z art. 92 cyt. ustawy:

1. Jeżeli do zbioru danych ucznia w bazie danych SIO, który zawiera informację o uczęszczaniu ucznia do szkoły, zostanie przekazana informacja o rozpoczęciu przez ucznia nauki w innej szkole, w zbiorze tym jest generowany komunikat informujący o konieczności ustalenia szkoły, do której uczeń uczęszcza.
2. Ustalenie szkoły, do której uczeń uczęszcza, następuje w terminie 2 tygodni od dnia otrzymania ww. komunikatu.
3. Szkoła, do której uczeń nie uczęszcza, przekazuje tę informację do bazy danych SIO.

Wymagania określone w ww. przepisie znajdują wsparcie w technicznych założeniach SIO. W systemie istnieją bowiem blokady i ostrzeżenia pojawiające się w momencie próby wykazania ucznia w szkole w przypadku, gdy uczeń ten jest już wykazany w innej szkole.

W systemie SIO nie można przypisać ucznia (blokada) w następujących przypadkach:

• przy próbie jednoczesnego przypisania tego samego ucznia do oddziału zajęć rewalidacyjno-wychowawczych w tym samym okresie w różnych szkołach i placówkach wprowadzający dane do SIO otrzymuje komunikat: „Ucznia nie można przypisać. Uczeń jest już przypisany w wybranym roku szkolnym do oddziału RW w innej szkole. Proszę o wyjaśnienie sytuacji z rodzicami/opiekunami prawnymi ucznia”;
• przy próbie jednoczesnego przypisania ucznia do oddziału zajęć rewalidacyjno-wychowawczych i oddziału podstawowego oraz do oddziału zajęć rewalidacyjno-wychowawczych i oddziału przygotowawczego w tym samym okresie w różnych szkołach i placówkach wprowadzający dane do SIO otrzymuje komunikat: „Ucznia nie można przypisać. Uczeń jest już przypisany w wybranym roku szkolnym do oddziału RW, oddziału podstawowego lub oddziału przygotowawczego w innej szkole. Proszę o wyjaśnienie sytuacji z rodzicami/opiekunami prawnymi ucznia”;
• przy próbie jednoczesnego przypisania ucznia do oddziału podstawowego, z wyjątkiem oddziałów ze związaniem „w podmiocie leczniczym” (szkoła przyszpitalna) oraz oddziałów w szkołach artystycznych bez pionu ogólnokształcącego, pojawia się komunikat: „Uczeń jest już przypisany w wybranym roku szkolnym do oddziału podstawowego lub do oddziału przygotowawczego w innej szkole realizującej obowiązek nauki lub obowiązek szkolny. Zgodnie z art. 92 ust. 2 ustawy o SIO, w ciągu dwóch tygodni należy ustalić do której szkoły uczęszcza uczeń. Proszę o wyjaśnienie sytuacji z rodzicami/opiekunami prawnymi ucznia i ustalenie, w której szkole uczeń realizuje obowiązek szkolny lub obowiązek nauki. MEiN nie może przekazać informacji, w której szkole uczeń się uczy, w związku z czym proszę nie kierować zapytań do MEiN w tej sprawie. Po ustaleniu stanu faktycznego szkoła, do której uczeń nie uczęszcza, kończy mu okres nauki i przypisanie do oddziału”;
• przy próbie jednoczesnego przypisania ucznia do oddziałów podstawowych w placówkach wychowania przedszkolnego, z wyłączeniem oddziałów ze związaniem „w podmiocie leczniczym” (szkoła przyszpitalna), pojawia się komunikat: „Dziecko jest już przypisane w wybranym roku szkolnym w innej placówce wychowania przedszkolnego (przez placówkę wychowania przedszkolnego należy rozumieć przedszkole, oddział przedszkolny w szkole podstawowej oraz inną formę wychowania przedszkolnego). Zgodnie z art. 24 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych, jeżeli jednostka samorządu terytorialnego uzyskała informację, że dane dziecko jest uczniem więcej niż jednej dotowanej przez nią placówki wychowania przedszkolnego, występuje do tych placówek w celu uzyskania pisemnego oświadczenia rodzica. W oświadczeniu rodzic powinien wskazać jedną z ww. placówek jako placówkę, do której jego dziecko będzie uczęszczało w danym roku szkolnym. Placówka po uzyskaniu oświadczenia rodzica jest zobowiązana przekazać ten dokument jednostce samorządu terytorialnego, w terminie 30 dni od dnia tego wystąpienia samorządu. Należy pamiętać, że dziecko może być zapisane do więcej niż jednej placówki wychowania przedszkolnego dotowanej przez daną jednostkę samorządu terytorialnego. Jednakże tylko jedna z nich powinna otrzymywać dotację, o której mowa w art. 16–21 ww. ustawy, z budżetu tej jednostki. W związku z powyższym prosimy o pilne wyjaśnienie sprawy z rodzicami dziecka”.

Jak podkreśla MEiN, w chwili wykazywania uczniów w SIO szkoły otrzymują informację w postaci czytelnych komunikatów. Na ich podstawie, zgodnie z art. 92 ustawy o SIO, mają obowiązek wyjaśnić sprawę wielokrotnego wykazania ucznia z jego rodzicami lub opiekunami prawnymi. Resort edukacji nie pośredniczy w ustalaniu właściwej dla ucznia szkoły.

Zgodnie z art. 37 ust. 1 ustawy o dochodach j.s.t. w przypadku gdy ustalona dla samorządu część oświatowa subwencji ogólnej jest wyższa od należnej, minister finansów, w drodze decyzji:

• zmniejsza o odpowiednią kwotę część oświatową subwencji ogólnej w zakresie subwencji na rok budżetowy oraz potrąca z kolejnej raty nienależnie otrzymaną kwotę, wynikającą ze zmniejszenia tej części subwencji, a jeżeli nienależnie otrzymana kwota jest wyższa od jednej raty – wstrzymuje przekazywanie rat, bądź gdy nienależnie otrzymana kwota jest wyższa od kwoty pozostałej do przekazania do końca roku budżetowego – wstrzymuje przekazywanie rat i zobowiązuje do zwrotu pozostałej części nienależnej kwoty części subwencji;
• zobowiązuje do zwrotu nienależnej kwoty tej części subwencji, chyba że jednostka ta dokonała wcześniej zwrotu nienależnie otrzymanych kwot – w zakresie subwencji za lata poprzedzające rok budżetowy.

Jak podaje MEiN, w 2020 r. minister finansów zmniejszył 18 samorządom część oświatową subwencji ogólnej na rok 2020 na kwotę 3,3 mln zł, w 2019 r. – to samo spotkało 43 samorządy, a łączna kwota zmniejszenia wyniosła 11,8 mln zł, w 2018 r. – zmniejszenia dokonano dla 98 samorządów na kwotę 11,8 mln zł.

Małgorzata Tabaszewska – specjalistka prawa oświatowego

Podstawa prawna:

1. Ustawa z dn. 15.04.2011 r. o systemie informacji oświatowej – Dz.U. z 2021 r. poz. 584 ze zm.
2. Ustawa z dn. 13.11.2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego – Dz.U. z 2021 r. poz. 38 z późn. zm.
3. Ustawa z dn. 27.10.2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych – Dz.U. z 2021 r. poz. 1930.