Z początkiem roku szkolnego 2020/2021 wejdzie w życie część przepisów wprowadzonych w rozp. MEN z dn. 29.08.2019 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz.U. z 2019 r. poz. 1664) – chodzi o możliwość prowadzenia ksiąg ewidencji dzieci, a także ksiąg uczniów (słuchaczy, wychowanków) w postaci elektronicznej, oraz o dookreślenie wymagań dotyczących dzienników elektronicznych.

Elektroniczne księgi

Od 01.09.2020 r. szkoły i placówki będą miały możliwość prowadzenia ksiąg ewidencji dzieci i młodzieży oraz ksiąg uczniów (słuchaczy, wychowanków) także w postaci elektronicznej – równolegle z wersją papierową lub na wyłączność. Przy czym rozpoczęcie prowadzenia ksiąg tylko w postaci elektronicznej będzie wymagać uzyskania zgody organu prowadzącego szkołę (placówkę), analogicznie jak w przypadku dzienników elektronicznych.

Szkoła (placówka), która zdecyduje się prowadzić księgę jedynie w postaci elektronicznej, będzie do niej wpisywać tylko nowe dzieci lub nowych uczniów (słuchaczy, wychowanków) – wobec których rozpoczął się obowiązek rocznego przygotowania przedszkolnego lub obowiązek szkolny oraz tych, którzy rozpoczęli naukę w szkole lub pobyt w placówce. Dla dzieci i uczniów (słuchaczy, wychowanków), którzy w momencie rozpoczęcia prowadzenia księgi wyłącznie w postaci elektronicznej figurują już w księdze papierowej, tradycyjna księga będzie prowadzona do czasu zakończenia przez nich odpowiednio spełniania obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego, obowiązku szkolnego, kształcenia w danej szkole lub pobytu w placówce.

W przypadku gdy szkoła (placówka) zdecyduje się na równoległe prowadzenie ksiąg w postaci elektronicznej i papierowej, wpisy będą dokonywane następująco:

• nowe dzieci i nowi uczniowie (słuchacze, wychowankowie) objęci obowiązkami edukacyjnymi będą wpisywani zarówno do księgi prowadzonej w postaci papierowej, jak i elektronicznej,
• dzieci oraz uczniowie (słuchacze, wychowankowie) figurujący już w księdze papierowej, będą wpisywani tylko w tej tradycyjnej księdze.

Wymagania informatyczne i zabezpieczające dla ww. ksiąg w postaci elektronicznej będą powtarzały odpowiednie rozwiązania zastosowane do prowadzenia dzienników elektronicznych.

Dziennik elektroniczny

Z początkiem września 2020 r. zaczną też obowiązywać zmiany mające na celu udoskonalenie przepisów w zakresie wymogów dotyczących prowadzenia dzienników elektronicznych.

Uchylony zostanie § 21 ust. 3 pkt 1 nowelizowanego rozp., ponieważ – jak wyjaśnia MEN – w ramach kontroli dostępu do danych, o czym mowa w § 22, zasadą jest, że uprawnienia przydzielane są konkretnym osobom. Takie osoby muszą być, przed udzielonym dostępem do systemu, odpowiednio uwierzytelnione, aby można było zapewnić rozliczalność ich działań, czyli przypisać każde działanie w systemie do osoby fizycznej oraz umiejscowić je w czasie. Już z powyższego wynika wymóg zapewniania selektywności dostępu do danych, ponieważ każda osoba działa w ramach indywidualnie ustalonych uprawnień.

Doprecyzowano również, że system informatyczny służący do prowadzenia dzienników elektronicznych musi uwzględniać wytyczne dla dostępności treści internetowych 2.1 stosowane dla stron internetowych i aplikacji mobilnych w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych, określone w załączniku do ustawy o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych, w zakresie prezentacji zasobów informacji udostępnianych rodzicom uczniów i uczniom albo słuchaczom.

Nowością jest dookreślenie, jaką strukturę mają posiadać dane zawarte w dokumencie elektronicznym zapisanym w formacie XML w przypadku eksportu zawartości dziennika elektronicznego. Określenie schematu takiej struktury pozwala na dokonywanie eksportu i importu tak zapisanych danych między oprogramowaniem różnych producentów i zapobiega uzależnieniu szkoły od jednego producenta oprogramowania. Z tego względu MEN uznało za zasadne określenie takiego schematu i udostępnienie go pod ustalonym adresem elektronicznym – na stronie internetowej resortu. Producenci oprogramowania do obsługi dzienników elektronicznych muszą zatem wyposażyć je w funkcjonalność eksportu i importu danych dziennika elektronicznego, zapisanych w formacie XML zgodnym ze schematem, określonym we wzorze zdefiniowanym w formacie XSD, udostępnionym pod adresem elektronicznym wskazanym w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie MEN. Aby przygotować i przetestować nowe ujednolicone pliki do archiwizacji dziennika elektronicznego (XML, XSD, XSLT), MEN dało sobie rok.

Zgodnie z przepisem przejściowym publiczne przedszkola, szkoły podstawowe i szkoły ponadpodstawowe oraz publiczne placówki, o których mowa w art. 2 pkt 3–8 ustawy Prawo oświatowe, prowadzące dzienniki elektroniczne przed 01.09.2020 r., mają obowiązek dostosować ich prowadzenie do nowych wymogów do 31.08.2021 r.

Małgorzata Tabaszewska – specjalistka prawa oświatowego

Podstawa prawna:

1. Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dn. 25.08.2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji – Dz.U. z 20 17 r. poz. 1646 i ost. zm. z 2019 r. poz. 1664.
2. Ustawa z dn. 04.04.2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych – Dz.U. z 2019 r. poz. 848.
3. Ustawa z dn. 14.12.2016 r. Prawo oświatowe – Dz.U. z 2020 r. poz. 910.