Obecnie obowiązujące przepisy prawa pracy szczegółowo określają zakres informacji o charakterze personalnym, jakich pracodawca może wymagać od kandydata na pracownika. Niniejsze unormowania, wynikające z postanowień ustawy zasadniczej oraz odrębnych regulacji dotyczących ochrony danych osobowych, stanowią gwarancję zachowania w tajemnicy dóbr osobistych osoby ubiegającej się o zatrudnienie (określone informacje mogą być ujawnione pracodawcy wyłącznie wówczas, gdy stanowią tak przepisy rangi ustawowej), a jednocześnie umożliwiają pracodawcy przeprowadzenie skutecznej rekrutacji.
Regulacje prawne dotyczące zasad sporządzania świadectwa pracy oraz jego wydawania osobom uprawnionym zawarto w art. 97–99 k.p. i w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie upoważnienia ustawowego określonego w k.p. (chodzi w tym przypadku o rozp. MRPIPS z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy, Dz.U. z 2020 r. poz. 1862).
Ogólna klasyfikacja składników wynagrodzenia
Składniki wynagrodzenia można scharakteryzować za pośrednictwem różnych kryteriów. Wyróżnia się zatem stałe i zmienne elementy płacy, wskazuje się ponadto składniki ustalone kwotowo, procentowo, w zależności od osiąganych przez pracownika rezultatów itp.
Najważniejszym jednak czynnikiem różnicującym określone składniki wynagrodzenia jest kryterium wymagalności. Inaczej mówiąc podział na składniki obowiązkowe (obligatoryjne) i uzupełniające (fakultatywne) ma decydujące znaczenie dla treści stosunku pracy.
W obrębie obowiązkowych oraz uzupełniających składników płacowych można dodatkowo wyodrębnić warunkowo (względnie) obligatoryjne składniki wynagrodzenia. Dokonanie takiego rozróżnienia – zastosowane dla potrzeb nin. pkt – stanowi przesłankę ułatwiającą precyzyjne sklasyfikowanie poszczególnych elementów mieszczących się w szeroko rozumianym pojęciu wynagrodzenia pracowniczego.
Obowiązkowy składnik wynagrodzenia
Obowiązkowym (obligatoryjnym) składnikiem wynagrodzenia jest wyodrębniona stawka za pracę danego rodzaju lub na określonym stanowisku.
Praca na podstawie stosunku pracy ma bezwzględnie odpłatny charakter – w związku z tym strony nin. stosunku prawnego są obowiązane do ustalenia warunków płacowych. Spełnieniem minimalnego wymogu w tym zakresie jest określenie wynagrodzenia podstawowego (zasadniczego). Realizując powyższą czynność należy wskazać konkretną stawkę wynagrodzenia zasadniczego.
Przy ustalaniu stawki, o której mowa, można zastosować:
-
kryterium czasowe – wówczas określa się stawkę godzinową lub stawkę dzienną (wynagrodzenie dniówkowe) albo stawkę miesięczną (wynagrodzenie miesięczne), możliwe jest również ustalenie stawki tygodniowej,
-
kryterium rezultatu – w takim przypadku stawka wynagrodzenia uzależniona jest od ilości świadczonej pracy w stosunku do ustalonej normy pracy; stawka może także zostać określona procentowo w odniesieniu do osiąganego wyniku (finansowego, handlowego itp.).
W obecnych realiach spotykane są również inne sposoby wyznaczania stawki wynagrodzenia podstawowego. Najczęściej polegają one na uwzględnieniu obydwu wymienionych kryteriów przyjmowanych do ustalania stawki płacy zasadniczej (dotyczy to zwłaszcza tzw. mieszanych systemów wynagradzania).
Warunkowo obligatoryjne składniki wynagrodzenia za pracę
Wynagrodzenie podstawowe (zasadnicze) stanowi składnik płacy, który należy bezwzględnie określić w umowie o pracę. Obok niego prawo pracy przewiduje także inne elementy płacowe, które umownie można nazwać składnikami wynagrodzenia warunkowo (względnie) obligatoryjnymi.
Na charakter tych składników wpływają dwa następujące czynniki:
-
uprawnienia do danego składnika określone są powszechnie obowiązującymi przepisami (k.p., inne ustawy lub rozp.),
-
prawo do danego składnika powstaje w wyniku spełnienia konkretnego zadania bądź zaistnienia szczególnych okoliczności określonych prawem.
► Dodatek do wynagrodzenia z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych
Typowy dodatek o charakterze względnie obligatoryjnym, przysługuje na podstawie przepisów k.p. za pracę w godzinach nadliczbowych (w wysokości odpowiednio 100% lub 50% wynagrodzenia). Trzeba również dodać, że praca ponadwymiarowa może być rekompensowana czasem wolnym. Na temat zasad świadczenia pracy w nadgodzinach – patrz: „Praca w godzinach nadliczbowych i w porze nocnej oraz czas pełnienia dyżuru”; warunki wynagradzania przedstawiono z kolei w artykule „Wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych”.
► Dodatek do wynagrodzenia za pracę w porze nocnej
Jeżeli pracownik wykonuje pracę w porze nocnej, przysługuje mu dodatek do wynagrodzenia za każdą godzinę pracy w tej porze w wysokości 20% stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę.
W przypadku pracowników świadczących pracę w porze nocnej stale poza zakładem pracy (nie musi to oznaczać wykonywania pracy wyłącznie poza siedzibą zakładu pracy) dodatek, o którym mowa, może być zastąpiony ryczałtem (odpowiadającym przewidywanemu wymiarowi pracy w porze nocnej).
Zasady powierzania pracy w porze nocnej omówiono w artykule „Praca w godzinach nadliczbowych i w porze nocnej oraz czas pełnienia dyżuru”, a sposób wynagradzania za tę pracę przedstawiono w artykule „Wynagrodzenie za pracę w nocy”.
►Dodatek do wynagrodzenia za pracę w niedziele i święta
Generalnie praca w niedziele i święta powinna być rekompensowana czasem wolnym od pracy udzielanym w kodeksowych terminach. Dopiero gdy nie ma możliwości udzielenia dnia wolnego w wymaganym okresie – pracodawca wypłaca dodatek do wynagrodzenia w wysokości 100% wynagrodzenia za każdą godzinę pracy w niedzielę i święto.
Na ten temat patrz także: „Praca w niedziele i święta”.
► Dodatki wyrównawcze
Dodatki wyrównawcze mają kompensacyjny charakter, czyli przysługują pracownikowi w razie utraty części zarobku spowodowanej przyczynami wynikającymi z sytuacji życiowej pracownika albo leżącymi po stronie pracodawcy.
⇒ Dodatek z tytułu przeniesienia pracownicy w ciąży lub karmiącej dziecko piersią do innej pracy albo skrócenia wymiaru czasu pracy. Jeżeli w wyniku zmiany warunków pracy, skrócenia czasu pracy lub przeniesienia pracownicy w ciąży lub karmiącej dziecko piersią do innej pracy spowodowanych względami zdrowotnymi – wynagrodzenie pracownicy uległo obniżeniu – przysługuje jej dodatek wyrównawczy (patrz także: „Obowiązki pracodawcy wobec pracownicy w ciąży lub karmiącej dziecko piersią”).
⇒ Dodatek dla pracownika przeniesionego do innej pracy wskutek stwierdzenia objawów powstawania choroby zawodowej. W razie przeniesienia pracownika do innej pracy (wskutek stwierdzenia u niego objawów wskazujących na powstawanie choroby zawodowej), które spowodowało obniżenie dotychczasowego wynagrodzenia – pracownikowi przysługuje dodatek wyrównawczy przez okres nieprzekraczający 6 miesięcy.
⇒ Dodatek dla pracownika przeniesionego do innej pracy z powodu orzeczenia niezdolności do pracy na dotychczasowym stanowisku. Dodatek, o którym mowa, przysługuje, jeśli wynagrodzenie pracownika uległo obniżeniu w wyniku przeniesienia go do odpowiedniej pracy na podstawie orzeczenia lekarskiego stwierdzającego niezdolność do wykonywania dotychczasowej pracy (spowodowanej wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową), przy czym pracownik nie został uznany za niezdolnego do pracy w rozumieniu ustawy o emeryturach i rentach z FUS.
W przypadkach, które powyżej przedstawiono, dodatek wyrównawczy stanowi różnicę między wynagrodzeniem z okresu poprzedzającego przeniesienie a wynagrodzeniem po przeniesieniu pracownika do innej pracy.
⇒ Dodatki dla pracowników szczególnie chronionych, którym wypowiedziano warunki pracy i płacy na podstawie ustawy o zwolnieniach grupowych. Pracodawca zmuszony do wdrożenia procedury zwolnienia grupowego nie może wypowiedzieć stosunków pracy pracownikom objętym szczególną ochroną trwałości stosunku pracy (m.in. pracownice w ciąży oraz w okresie korzystania z urlopu macierzyńskie-go, pracownicy w wieku przedemerytalnym, działacze związkowi), dopuszczalne jest natomiast zastosowanie wobec tych osób wypowiedzenia warunków pracy i płacy.
Jeżeli w wyniku wypowiedzenia zmieniającego wynagrodzenie pracowników szczególnie chronionych ulegnie obniżeniu, przysługuje im – do końca okresu ochronnego – dodatek wyrównawczy.
Powyższą zasadę rekompensowania obniżki wynagrodzenia dodatkiem wyrównawczym stosuje się do pracowników, którym wypowiedziano warunki pracy i płacy (z przyczyn ich niedotyczących) podczas urlopu albo innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy.
Wynagrodzenie do celów określenia dodatku wyrównawczego oblicza się wg zasad obowiązujących przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego, przy zastosowaniu przepisów § 8–10 rozp. MPiPS z dn. 29.05.1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U. z 2017 r. poz. 927).
► Dodatki do wynagrodzenia przysługujące na mocy odrębnych ustaw
Oprócz wymienionych dotychczas dodatków do wynagrodzenia przysługujących na podstawie k.p., niektóre grupy pracowników są uprawnione do szczególnego rodzaju warunkowo obligatoryjnych składników wynagrodzenia należnych z mocy odrębnych ustaw (zwanych także pragmatykami służbowymi). Są to akty prawne rangi ustawowej, w których w sposób szczególny uregulowano kwestie związane z zatrudnianiem określonych grup zawodowych, w tym także w zakresie dotyczącym prawa do dodatków przysługujących wraz z „normalnym” wynagrodzeniem.
Aktami prawnymi, o których wyżej była mowa, są w szczególności poniżej wymienione ustawy:
- ustawa z dnia 26.01.1982 r. – Karta Nauczyciela (Dz.U. z 2019 poz. 2215),
- ustawa z dnia 20.07.2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. z 2018 r. poz. 1668, z późn. zm.),
- ustawa z dnia 15.04.2011 r. o działalności leczniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2190, z późn. zm.),
- ustawa z dnia 16.09.1982 r. o pracownikach urzędów państwowych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1915, z późn. zm.),
- ustawa z dnia 21.11.2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U.
z 2019 r. poz. 1282), - ustawa z dnia 21.11.2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. z 2018 r. poz. 1559, z późn. zm.),
- ustawa z dnia 18.12.1998 r. o pracownikach sądów i prokuratury (Dz.U. z 2018 r. poz. 577),
- ustawa z dnia 20.04.2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. z 2019 r. poz. 1482, z późn. zm.),
- ustawy normujące kwestie stosunku służbowego funkcjonariuszy służb mundurowych (np. ustawa z dnia 24.08.1991 r. o Państwowej Straży Pożarnej, Dz.U. z 2019 r. poz. 1499, z późn. zm.).
Uzupełniające (fakultatywne) składniki wynagrodzenia
► Uzupełniające składniki wynagrodzenia o charakterze warunkowo obligatoryjnym
Jeżeli w przepisach zakładowego prawa pracy (u.z.p., regulaminy wynagradzania lub premiowania itp.) albo w umowie o pracę:
- przewidziano dane świadczenie pieniężne oraz
- skonkretyzowano warunki nabycia prawa do tego świadczenia
– to powyższe świadczenie określa się mianem uzupełniającego (fakultatywnego) składnika wynagrodzenia mającego warunkowo obligatoryjny charakter.
⇒ Premia regulaminowa
Stosunkowo często występującym w systemach wynagradzania składnikiem płacowym omawianego rodzaju jest premia regulaminowa. Prawo do tego świadczenia powinno zostać ustalone w akcie zakładowego prawa pracy bądź w umowie o pracę. Niezależnie jednak od podstawy prawnej przyznania premii, zawsze należy określić kryteria, na jakich pracownik nabywa do niej prawo.
Jeżeli warunki premiowania określono w sposób na tyle konkretny, by mogły podlegać kontroli, to świadczenie ma charakter premii. Gdy natomiast przyznanie premii pozostawione zostało swobodnemu uznaniu podmiotu zatrudniającego – świadczenie jest nagrodą, mimo nazwania go premią.
Jak już zostało wspomniane prawo do premii może również wynikać z umowy o pracę, przy czym ogólne zasady i tryb przyznawania tego świadczenia ustalono w regulaminie premiowania. W takim przypadku niekorzystna zmiana regulaminu może nastąpić tylko za zgodą pracownika wyrażoną w porozumieniu zmieniającym umowę lub w drodze wypowiedzenia warunków płacy (wyrok SN z dn. 19.12.1996 r., I PKN 23/96, OSNAPiUS 1997/15/270).
Podobnie trzeba postąpić, jeżeli zmiana regulaminu premiowania dotyczy podstawy obliczania premii lub wprowadzenia nowych przesłanek warunkujących nabycie prawa albo określających jej wysokość – również wtedy wymagane jest dokonanie wypowiedzenia zmieniającego (wyrok SN z dn. 13.12.1996 r., I PKN 35/96, OSNAPiUS 1997/15/267).
Premia regulaminowa powinna być wypłacana w określonych przez pracodawcę terminach, w związku z tym pojawiły się wątpliwości czy premie przysługujące w zróżnicowanych przedziałach czasu są świadczeniami o charakterze periodycznym. Rozstrzygnięcia tej problematycznej kwestii należy szukać w wyroku SN z dn. 22.09.2000 r. Jak wynika z jego treści – premia wypłacana co pewien czas za okresy zróżnicowane co do ich długości, jest świadczeniem periodycznym (I PKN 33/00, OSNAPiUS 2002/8/182).
Jeżeli pracownikowi została przyznana premia, to po jego stronie po-wstaje roszczenie o jej wypłatę.
⇒ Dodatki indywidualne
Obok premii regulaminowych w zakładowych systemach wynagradzania uwzględnia się także dodatki do wynagrodzenia mające indywidualny charakter. Do katalogu tych świadczeń zalicza się w szczególności:
- dodatek funkcyjny – przysługujący z tytułu wykonywania pracy na określonych stanowiskach, z reguły przyznawany jest pracownikom zarządzającym w imieniu pracodawcy zakładem pracy (patrz: rozdz. IV pkt 1) lub piastującym inne stanowiska kierownicze,
- dodatek stażowy – należny za spełnienie kryteriów w zakresie długości okresu pozostawania w zatrudnieniu w danym zakładzie pracy lub u wszystkich pracodawców,
- dodatek za pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze – przyznawany może być, jeżeli pracownik jest zatrudniony przy pracach, o których mowa w przepisach ustawy z dnia 19.12.2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1924),
- dodatek za pracę wykonywaną w szkodliwych, uciążliwych lub niebezpiecznych warunkach – pracodawca może przyznać taki dodatek, jeżeli zatrudnia pracowników przy pracach, o których mowa w rozp. MPiPS z dnia 26.09.1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy ( Dz.U. z 2003 r. Nr 169, poz. 1650, z późn. zm.),
- dodatek motywacyjny – prawo do niego powstaje w razie spełnienia wymagań określonych przez pracodawcę. Zgodnie z wykładnią SN, jeżeli dodatek motywacyjny – z woli stron – jest objęty warunkami indywidualnej umowy o pracę, pozbawienie tego dodatku, jako stałego składnika wynagrodzenia, wymaga wypowiedzenia warunków płacy (art. 42 k.p.),
- dodatek za szczególne umiejętności – przysługujący np. za znajomość języków obcych, potwierdzoną odpowiednimi dokumentami umiejętność obsługi określonych maszyn i urządzeń itd.,
- dodatek specjalny – może być przyznany z tytułu okresowego zwiększenia zakresu obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań albo ze względu na charakter pracy lub warunki wykonywania pracy. Omawiany dodatek przyznaje się na czas określony, a w uzasadnionych przypadkach na czas nieokreślony.
Uzupełniające składniki wynagrodzenia o charakterze uznaniowym
Przedstawione do tej pory fakultatywne składniki wynagrodzenia wyodrębnione zostały jako względnie obligatoryjne (czyli przysługujące na podstawie zapisów w przepisach zakładowego prawa pracy lub postanowień umowy o pracę – jeżeli pracownik spełnił określone przez pracodawcę warunki do ich nabycia). Przeciwieństwem powyższych składników płacowych są uzupełniające świadczenia pieniężne określane mianem uznaniowych.
O tym, że dane świadczenie jest fakultatywnym składnikiem wynagrodzenia mającym uznaniowy charakter decyduje fakt pozostawienia swobodnemu uznaniu podmiotu zatrudniającego dyspozycji w zakresie przyznania świadczenia.
Uznaniowym składnikiem wynagrodzenia jest nagroda (zwana także czasem premią uznaniową lub jednorazową wypłatą). Z dotychczasowej treści jasno wynika, że przyznanie nagrody należy do swobodnego uznania pracodawcy, co potwierdził także SN w uchwale z dnia 30.07.1986 r. (III PZP 47/86, OSN 1987/5–7/82). W związku z tym nagroda nie stanowi świadczenia roszczeniowego. Podobny pogląd wyraził SN postanawiając, że tak zwana premia uznaniowa, która nie ma charakteru roszczeniowego, nie stanowi składnika wynagrodzenia za pracę i wobec tego nie mieści się w pojęciu wynagrodzenia urlopowego (wyrok SN z dn. 20.07.2000 r., I PKN 17/00, OSNAPiUS 2002/3/77).
Jednak z chwilą przyznania nagrody, po stronie pracodawcy powstaje obowiązek jej wypłacenia (wyrok SN z dn. 21.10.1990 r., I PR 236/90, Sł. Prac. 1991/6/28). Tak więc brak wypłaty nagrody – pomimo jej przyznania – jest przesłanką usprawiedliwiającą roszczenie pracownika.
Maciej Ofierski
Urlop wychowawczy stanowi przerwę w zatrudnieniu przeznaczoną na realizację przez pracownika obowiązków związanych z wychowaniem dziecka w okresie przypadającym po urlopie macierzyńskim i rodzicielskim. Ponieważ urlop ten nie jest obowiązkiem, lecz uprawnieniem, to sam pracownik decyduje, czy i w jakim zakresie z niego skorzysta.
Regulacje prawne dotyczące zasad sporządzania świadectwa pracy oraz jego wydawania osobom uprawnionym zawarto w art. 97–99 k.p. i w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie upoważnienia ustawowego określonego w k.p. (chodzi w tym przypadku o rozp. MRPIPS z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy, Dz.U. z 2018 r. poz. 1289, z późn. zm.).
Informacje ogólne dotyczące obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy
Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie i przechowywanie w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników.
Uszczegółowienie powyższego obowiązku – w odniesieniu do obligatoryjnych czynności dotyczących ewidencjonowania czasu pracy – zawarto w art. 149 § 1 k.p. Zgodnie z tym przepisem pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi – na jego żądanie.
Przepisy k.p. przewidują w stosunku do niektórych grup zatrudnionych odstępstwo od obowiązku ewidencjonowania godzin pracy. Nie oznacza to jednak zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy w ogóle, a jedynie rezygnację z rejestrowania godzin pracy; dotyczy to pracowników:
- zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy,
- otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej,
- objętych systemem zadaniowego czasu pracy.
Uzasadnionym jest w tym miejscu odwołać się do wyroku SN z dnia 19.05.2004 r., zgodnie z którym ustalenie ryczałtu za pracę w godzinach nadliczbowych zwalnia pracodawcę z ewidencjonowania czasu pracy (art. 149 § 2 k.p.) wówczas, gdy pracownik świadczy pracę ponad normę czasu, ale dokładna kontrola liczby przepracowanych godzin nadliczbowych jest wysoce utrudniona (I PK 630/03, OSNAPiUS 2005/2/4).
Inną kwestię – a mianowicie skutki nieprowadzenia ewidencji czasu pracy przez zobowiązaną do tego osobę – rozstrzygnął SN w wyroku z dnia 16.11.2000 r., jak wynika z jego treści kierownik jednostki organizacyjnej zobowiązany do prowadzenia dokumentacji dotyczącej czasu pracy własnego i podległych mu pracowników, nie może, dochodząc wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych i w wolne soboty wywodzić korzystnych dla siebie skutków, powołując się na brak takiej dokumentacji (I PKN 80/00, OSNAPiUS 2002/11/264).
Szczegółowe zasady dotyczące prowadzenia dokumentacji w zakresie ewidencjonowania czasu pracy
Począwszy od dnia 1 stycznia 2019 r. regulacje określające zakres, sposób i warunki zakładania i prowadzenia dokumentacji pracowniczej, w tym dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy, zawarto w rozp. MRPiPS z dnia 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369), zwanym dalej „r.d.p.”.
Wydanie powyższego aktu wykonawczego jest bezpośrednio związane z wejściem w życie, również z dniem 1 stycznia 2019 r., zmian w k.p. wprowadzonych na podstawie przepisów ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. poz. 357). Wspomniane przepisy ustanowiły m.in. możliwość prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej, co z kolei spowodowało konieczność uregulowania – zarówno na szczeblu ustawowym, jak również wykonawczym – wielu zagadnień związanych z techniczną stroną postępowania w tym obszarze (chodzi przede wszystkim o wymagania, jakie muszą spełniać systemy teleinformatyczne, w ramach których dokumentacja pracownicza jest prowadzona i przechowywana, w tym w zakresie zabezpieczenia dokumentów przed dostępem do nich osób nieuprawnionych).
Stosownie zatem do brzmienia § 6 pkt 1 i 2 r.d.p. – pracodawca prowadzi odrębnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą:
- dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzą:
a) ewidencja czasu pracy, zawierająca informacje o:
- liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
- liczbie godzin nadliczbowych,
- dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
- liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
- rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
- wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
- czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,
b) wnioski pracownika dotyczące:
- udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych,
- ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 k.p.),
- ustalenia indywidualnego rozkładu czasu, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 k.p.),
- stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 k.p.),
- stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 k.p.),
- stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 1401 1 k.p.),
- stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 1401 2 k.p.),
c) dokumenty związane:
- ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140),
- z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 1513p.),
- z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy,
d) zgoda:
- pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy na zatrudnienie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 148 pkt 3 i art. 178 § 2 k.p.),
- pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 k.p.);
- dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego.
Pracodawca zapewnia odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych (§ 8 r.d.p.).
Aktualnie obowiązujące przepisy k.p., czyli art. 94 pkt 9a, przewidują, iż dokumentacja pracownicza, obejmująca zatem dokumenty w zakresie ewidencjonowania czasu pracy, może być prowadzona i przechowywana zarówno w tradycyjnej papierowej formie, jak i w postaci elektronicznej. Do tych kwestii odnoszą się również odpowiednie zapisy r.d.p. Oznacza to, że szczególne wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej zostały wskazane w Rozdziale 3 r.d.p.
Z kolei regulacje ujęte w Rozdziale 4 r.d.p. określają szczegółowe zasady postępowania w przypadku przenoszenia dokumentacji pracowniczej pomiędzy systemami teleinformatycznymi.
Przepisy przejściowe, dostosowawcze oraz określające termin wejścia w życie r.d.p.
Zgodnie z § 23 r.d.p. przepisy tego aktu wykonawczego weszły w życie z dniem 1 stycznia 2019 r.
W innym zapisie r.d.p. (§ 19) ustalono, że uregulowania niniejszego rozp. mają zastosowanie do dokumentacji pracowniczej pracowników, których stosunek pracy został nawiązany począwszy od dnia 1 stycznia 2019 r.
Jak wynika z § 20 ust. 1 r.d.p. do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, pozostających w dniu wejścia w życie r.d.p. w stosunku pracy, zgromadzonych przed tym dniem, stosuje się przepisy r.d.p., z wyjątkiem § 2–6 r.d.p., a zatem także z wyłączeniem unormowania odnoszącego się do zasad ewidencjonowania czasu pracy. W tym zakresie stosuje się przepisy obowiązujące przed dniem wejścia w życie omawianego aktu wykonawczego, czyli regulacje zawarte w rozp. MPiPS z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 2017 r. poz. 894). Powołane rozp. stosuje się ponadto do zakresu kart ewidencji czasu pracy pracowników, o których mowa w § 20 ust. 1 r.d.p., prowadzonych w dniu wejścia w życie r.d.p.
Z kolei do dokumentacji pracowniczej pracowników, o których wyżej była mowa w § 20 ust. 1 r.d.p., gromadzonej od dnia wejścia w życie r.d.p. stosuje się postanowienia wspomnianego rozp.
Jednocześnie pracodawcy mogą dostosować dokumentację pracowniczą oraz akta osobowe pracowników, pozostających w dniu 1 stycznia 2019 r. w stosunku pracy, zgromadzone przed tym dniem, do § 2–6 r.d.p.
Odpowiedzialność wykroczeniowa za naruszenie przepisów dotyczących obowiązku prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej
Zgodnie z art. 281 pkt 6, 6a i 7 k.p. kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu:
- nie prowadzi dokumentacji pracowniczej,
- nie przechowuje dokumentacji pracowniczej przez okres, o którym mowa w art. 94 pkt 9b, art. 945 2 i art. 946 pkt 2, albo przez dłuższy okres, jeżeli wynika on z odrębnych przepisów,
- pozostawia dokumentację pracowniczą w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem
— podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.
Maciej Ofierski
Przepisy Kodeksu pracy zapewniają ciężarnym pracownicom oraz pracownikom korzystającym z urlopów macierzyńskich i wychowawczych szczególnie wysoki poziom ochrony trwałości zatrudnienia. Aktualnie obowiązujące regulacje Działu VIII k.p. umożliwiają zastosowanie norm gwarantujących podwyższony poziom ochrony stosunku pracy także do pracowników korzystających z urlopów na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopów rodzicielskich oraz urlopów ojcowskich.
Przepisy Kodeksu pracy zapewniają ciężarnym pracownicom oraz pracownikom korzystającym z urlopów macierzyńskich i wychowawczych szczególnie wysoki poziom ochrony trwałości zatrudnienia. Aktualnie obowiązujące regulacje Działu VIII k.p. umożliwiają zastosowanie norm gwarantujących podwyższony poziom ochrony stosunku pracy także do pracowników korzystających z urlopów na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopów rodzicielskich oraz urlopów ojcowskich.
Pracodawcy są obowiązani ułatwiać pracownikom podnoszenie kwalifikacji zawodowych, przy czym obowiązki w tym zakresie stanowią element katalogu podstawowych zasad prawa pracy (art. 17 k.p.) oraz zostały wyróżnione jako jedno z najważniejszych zobowiązań pracodawcy (art. 94 pkt 6 k.p.). Jednocześnie powyższe przepisy nie nakładają na pracodawcę bezwzględnego obowiązku kierowania pracowników na różnego rodzaju kursy czy szkolenia (oczywiście z wyjątkiem obligatoryjnych szkoleń w dziedzinie bhp ze względu na specyfikę konkretnego zawodu – na danym stanowisku pracy). Rola pracodawcy w tym obszarze polega przede wszystkim na tworzeniu atmosfery sprzyjającej podnoszeniu przez pracownika kwalifikacji zawodowych. Dotyczy to w szczególności dokształcania się pracowników w obrębie kwalifikacji związanych z wykonywaną przez nich pracą.
W tym miejscu należy podkreślić, że pracodawca jest bezwzględnie obowiązany realizować nałożone na niego powinności wynikające z zatrudniania uczących się pracowników młodocianych.
W aktualnym stanie prawnym zasady podnoszenia przez pracowników kwalifikacji zawodowych regulują przepisy art. 1031–1036 k.p.
Wskazane regulacje uległy zmianie – w zakresie zapisu dotyczącego urlopu szkoleniowego przysługującego pracownikowi podnoszącemu zawodowe – wprowadzonej na podstawie ustawy z dnia 22 listopada 2018 r. o zmianie ustawy – Prawo oświatowe, ustawy o systemie oświaty oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 2245). Przywołana korekta legislacyjna ma charakter redakcyjny i polega na dostosowaniu postanowień kodeksowych do nowej, aktualnej terminologii przyjętej w Prawie oświatowym. Sam mechanizm prawny oraz wymiar urlopu szkoleniowego dla pracownika w znowelizowanym art. 1032 § 1 pkt 3 k.p. nie zostały natomiast zmodyfikowane.
Zmiana, o której mowa, weszła w życie z dniem 1 września 2019 r.
Podnoszenie kwalifikacji zawodowych oraz uprawnienia dokształcającego się pracownika
W art. 1031 § 1 k.p. zdefiniowano wyrażenie „podnoszenie kwalifikacji zawodowych”.
W rozumieniu k.p. podnoszenie kwalifikacji zawodowych oznacza zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą.
Pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe przysługują – na podstawie art. 1031 § 2 k.p. – określone uprawnienia, a mianowicie:
- urlop szkoleniowy,
- zwolnienie z całości lub części dnia pracy, na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania.
Za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.
Urlop szkoleniowy przysługuje w wymiarze:
- 6 dni – dla pracownika przystępującego do egzaminów eksternistycznych,
- 6 dni – dla pracownika przystępującego do egzaminu maturalnego,
- 6 dni – dla pracownika przystępującego do egzaminu potwierdzającego kwalifikacje w zawodzie lub egzaminu zawodowego (w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 września 2019 r.),
- 21 dni w ostatnim roku studiów – na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego.
Urlopu szkoleniowego udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.
Oprócz urlopu szkoleniowego oraz zwolnienia od pracy, praco-dawca może przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe dodatkowe świadczenia. W świetle postanowień art. 1033 k.p. świadczeniami tymi może być w szczególności pokrycie opłat za kształcenie, przyjazd na zajęcia, podręczniki i zakwaterowanie.
Umowa szkoleniowa
Zgodnie z art. 1034 § 1 k.p., pracodawca zawiera z pracownikiem podnoszącym kwalifikacje zawodowe umowę określającą wzajemne prawa i obowiązki stron. Umowę te zawiera się w formie pisemnej.
Nie ma obowiązku zawierania powyższej umowy, jeżeli pracodawca nie zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych.
Umowa szkoleniowa nie może jednak obejmować postanowień mniej korzystnych dla pracownika niż przepisy k.p. dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Innymi słowy, w umowie pracodawca nie może np. ustalić, że pracownikowi przysługuje urlop szkoleniowy w wymiarze niższym niż określony w art. 1032 § 1 k.p. albo że za czas zwolnienia od pracy pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia.
Okoliczności, w których pracownik jest obowiązany do zwrotu kosztów szkolenia poniesionych przez pracodawcę z tytułu dodatkowych świadczeń
W art. 1035 k.p. ustawodawca określił przypadki, których zaistnienie rodzi po stronie pracownika obowiązek zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych, z tytułu dodatkowych świadczeń. Zwrot kosztów, o którym mowa, następuje w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia. Oznacza to, że do zwrotu kosztów na wyżej wskazanych zasadach jest obowiązany pracownik podnoszący kwalifikacje zawodowe:
- który bez uzasadnionych przyczyn nie podejmuje podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo przerwie podnoszenie tych kwalifikacji,
- z którym pracodawca rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia
z jego winy, w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w terminie określonym w umowie szkoleniowej, nie dłuższym niż 3 lata, - który w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w terminie określonym w umowie szkoleniowej, nie dłuższym jednak niż 3 lata, rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem, z wyjątkiem wypowiedzenia umowy o pracę z przyczyn wskazanych w art. 943 k.p., czyli z powodu mobbingu,
- który w okresie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego zakończeniu, w terminie określonym w umowie szkoleniowej, nie dłuższym niż 3 lata, rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 k.p. (niewykonanie przez pracodawcę przeniesienia pracownika do innej pracy mimo takiego zalecenia wynikającego
z orzeczenia lekarskiego lub ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków wobec pracownika) lub art. 943 k.p. (mobbing), pomimo braku przyczyn wskazanych w tych przepisach.
Zwrot kosztów odnosi się wyłącznie do dodatkowych świadczeń (opłaty za kształcenie, przejazdy, podręczniki, czy zakwaterowanie), nie dotyczy natomiast wynagrodzenia za czas urlopu szkoleniowego oraz zwolnień od pracy.
Sytuacja prawna pracownika dokształcającego się we własnym zakresie
Pracownikowi zdobywającemu lub uzupełniającemu wiedzę i umiejętności na innych zasadach niż określone w art. 1031–1035 k.p., czyli we własnym zakresie (bez inicjatywy albo zgody pracodawcy) nie przysługują z mocy ustawy żadne świadczenia. Pracownikowi takiemu pracodawca może natomiast przyznać:
- zwolnienie z całości lub części dnia pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia,
- urlop bezpłatny.
Wymiar zwolnienia oraz urlopu bezpłatnego, o których wyżej mowa, ustala się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i pracownikiem (art. 1036 k.p.).
Świadczenia przysługujące pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe w aspekcie podatkowym i ubezpieczeniowym
Wartość świadczeń przyznanych zgodnie z przepisami k.p. przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych – z wyjątkiem wynagrodzeń otrzymanych za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy oraz za czas urlopu szkoleniowego – jest zwol-niona z podatku dochodowego od osób fizycznych (art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, Dz.U. z 2019 r. poz. 1387).
Analogicznie rozwiązano kwestię oskładkowania wspomnianych świadczeń. Wynika z tego, że podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nie stanowi wartość świadczeń przyznanych zgodnie z przepisami k.p. przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego pracownika. Składki odprowadza się jednak od wynagrodzeń otrzymanych za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnień z części dnia pracy, przysługujących pracownikom podejmującym naukę lub podnoszącym kwalifikacje zawodowe w formach pozaszkolnych (§ 2 ust. 1 pkt 29 rozp. MPiPS z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, Dz.U. Nr 161, poz. 1106, z późn. zm.).
Maciej Ofierski
Z dniem 25 maja 2018 r. weszły w życie przepisy nowej ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. poz. 1000), zwanej dalej „u.o.d.o.”, która służy stosowaniu rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych), tzw. RODO. W ramach u.o.d.o. dokonano także zmian w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 2018 r. poz. 917, z późn. zm.), dalej określanej mianem „k.p.”