Działający od 20 lat Krajowy Rejestr Sądowy wszedł w nową erę. Od 1 lipca br. wszystkie wnioski do rejestru przedsiębiorców KRS są składane elektronicznie. To koniec papierowej biurokracji i przełomowe ułatwienie dla przedsiębiorców, którzy wszystkie sprawy związane z rejestrem załatwią szybko i wygodnie przez Internet.

Pożegnanie papierowych formularzy

Sekretarz Stanu w Ministerstwie Sprawiedliwości Michał Woś symbolicznie wyrzucił do kosza z makulaturą grubą stertę papierowych formularzy wniosków do KRS, które nie są już potrzebne. Przypomniał, że w pełni elektroniczny Krajowy Rejestr Sądowy jest zwieńczeniem zmian, które rejestr przechodzi od 2018 r., kiedy Sejm uchwalił przygotowaną w Ministerstwie Sprawiedliwości nowelizację ustawy o KRS. Wprowadzenie kolejnych rozwiązań technologicznych sprawi, że  korzystanie z systemu będzie łatwiejsze i szybsze.

Technologiczna rewolucja

Zalety całkowicie elektronicznego KRS przedstawili – z punktu widzenia praktyki sądowej oraz działalności gospodarczej – sędzia Maksymilian Wesołowski i przedsiębiorca ze Śląska Robert Kłosowski.

– Dzięki e-KRS wiele czynności odbywa się teraz automatycznie, sądy zaoszczędzą wiele nakładu pracy, przestrzeni w archiwum, a – co najważniejsze – to przedsiębiorcy zaoszczędzą czas. Zatem e-KRS pomoże polskiej gospodarce rozwijać się, a praca sądów zdecydowanie się usprawni – powiedział sędzia Maksymilian Wesołowski, prezes Sądu Rejonowego dla m.st. Warszawy, gdzie działa największy w Polsce wydział rejestrowy, przez który przechodzi 60 proc. ogółu spraw rejestrowych w całym kraju.

– Do tej pory rejestrowaliśmy spółkę w ciągu miesiąca, nawet do sześciu miesięcy. Tyle czasu zajmowała korespondencja z sądem. Teraz zarejestrowanie firmy odbywa się błyskawicznie, bo towarzyszący e-KRS kreator przeprowadzi przedsiębiorcę krok po kroku przez cały system – dodał Robert Kłosowski.

Katalog e-usług

Przedsiębiorcy od kilku lat odczuwają korzyści związane z e-KRS, z którego przez Internet mogą pobrać odpis. W 2020 r. za pośrednictwem wyszukiwarki KRS pobrano ponad 28,7 mln takich informacji.

Ogromnym ułatwieniem, wprowadzonym już w 2018 r., są również elektroniczne sprawozdania finansowe. Przedsiębiorcy mogą bezpłatnie drogą elektroniczną, poprzez Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF), składać dokumenty finansowe do KRS. W systemie znajduje się ponad 4,1 mln dokumentów, co oznacza, że taka ich liczba nie musi być dostarczona do sądu w formie papierowej. To udogodnienie dla przedsiębiorców i duże oszczędności w sądach związane z brakiem konieczności przechowywania akt papierowych

Do tej pory jednak nie więcej niż 10 proc. spraw wpływało do KRS w postaci elektronicznej. Teraz wszystkie wnioski do rejestru przedsiębiorców KRS są składane elektronicznie.

System przyśpieszy rejestrację spółek, pozwoli uzyskać pełną dokumentację w sposób elektroniczny, odciąży sądy rejestrowe i ułatwi komunikację z nimi. Katalog e-usług związanych z rejestrem to:

• składanie elektronicznych wniosków o wpis lub zmianę wpisu do rejestru przedsiębiorców KRS;
• składanie pism procesowych do sądu rejestrowego;
• zgłaszanie dokumentów finansowych do RDF;
• elektroniczna korespondencja z sądem rejestrowym;
• przeglądanie elektronicznych akt rejestrowych podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS;
• udostępnianie informacji o podmiocie wpisanych do KRS.

Do korzystania z nowego e-KRS służą:

Portal Rejestrów Sądowych
https://prs.ms.gov.pl

Repozytorium Akt Rejestrowych
https://rar.ms.gov.pl

Koniec papierowej biurokracji

Bolączką przedsiębiorców była konieczność wypełniania wielu papierowych formularzy i załączników. Błędy przy wypełnianiu skomplikowanych druków powodowały, że około jedna czwarta wniosków związanych z KRS wracała do poprawienia lub uzupełnienia przez przedsiębiorców. A to znacznie wydłużało załatwienie sprawy.

Wejście w życie nowych regulacji kończy z papierową biurokracją. Złożenie wniosku za pośrednictwem systemu teleinformatycznego jest łatwiejsze niż wypełnienie papierowych formularzy. System jest przyjazny dla użytkownika. Zawiera szereg podpowiedzi, np. możliwość wyboru opcji z listy. Nie pozwala na pozostawienie pustych pól, których wypełnienie jest obligatoryjne. Tego rodzaju rozwiązania znacznie ograniczą wadliwe wypełnienie wniosku.

Do korzystania z systemu przez przedsiębiorcę potrzebny jest kwalifikowany podpis elektroniczny albo podpis potwierdzony profilem zaufanych ePUAP.

Kontakt z sądem przez internet

Do tej pory, aby dowiedzieć się, na jakim etapie jest postępowanie prowadzone przez sąd rejestrowy, przedsiębiorca musiał osobiście udać się do sądu lub uzyskać informację telefonicznie. W obu przypadkach było to czasochłonne, zarówno dla przedsiębiorcy, jak i dla sądu. W nowym systemie informację taką można uzyskać samodzielnie przez internet.

W toczących się postępowaniach wymiana korespondencji (wszelkie wezwania, zarządzenia i postanowienia) między sądem a przedsiębiorcą będzie następowała za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Również orzeczenia kończące postępowanie będą wydawane i doręczane w postaci elektronicznej.

Bez zbytecznych czynności

Wcześniej nawet wnioski złożone do KRS drogą elektroniczną nie trafiały bezpośrednio do systemu wpisów w sądach rejestrowych. Dane z formularzy najpierw musiały zostać wydrukowane, a potem ręcznie wprowadzane były do systemu wpisów. Teraz oba systemy są powiązane, co odciąży sądy od zbytecznej, a pracochłonnej czynności.

Zmiana dotyczy także działu rejestru przedsiębiorców, w którym wpisywane są m.in. objęte egzekucją zaległości podatkowe, celne i wobec ZUS. Do tej pory wpisowi podlegała każda egzekwowana należność, nawet jeśli wynosiła kilka złotych. Po zmianach wpis nastąpi dopiero, gdy skumulowane zaległości przekroczą kwotę 2 tys. zł. Rozwiązanie to wyeliminuje wpisywanie drobnych zaległości mających charakter incydentalny. Jednocześnie pozwoli ujawniać zaległości tych spółek, które regularnie nie płacą swoich zaległości, choćby tych na niewielką kwotę.

Baza aktów notarialnych

Spółki wpisane do KRS często muszą dokonywać swoich czynności w formie aktu notarialnego, który należy złożyć do KRS. Po zmianach czynność ta nie będzie już ich absorbować. To rola Centralnego Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych. Niezwłocznie po sporządzeniu aktu notarialnego, który podlega zgłoszeniu do rejestru przedsiębiorców KRS, jego elektroniczny wypis zostanie przez notariusza umieszczony w Repozytorium. Przedsiębiorca poda we wniosku składanym do KRS numer elektronicznego wypisu aktu notarialnego w Repozytorium, a po wpłynięciu wniosku dokument zostanie do niego automatycznie dołączony.

Czytelnia akt online

Dla każdego zainteresowanego za pośrednictwem portalu, udostępnione zostaną bezpłatnie akta rejestrowe przedsiębiorcy z wszystkimi dołączonymi do nich dokumentami. Wcześniej, żeby przejrzeć akta, trzeba  było udać się do sądu, a potrzebę przejrzenia akt zgłosić na kilka dni wcześniej.

Prosta spółka akcyjna

Pełna elektronizacja KRS idzie w parze z wdrożeniem prostej spółki akcyjnej (PSA) – atrakcyjnej formy prowadzenia niewielkich, ale innowacyjnych firm, tzw. startup-ów. Ich założenie wymaga wpisu do KRS, co w szybki i prosty sposób można od 1 lipca załatwić elektronicznie poprzez platformę e-KRS

Integracja z rejestrami UE

Przedsiębiorcy coraz bardziej rozszerzają swoją działalność poza granice kraju. W związku z tym rośnie zapotrzebowanie obywateli, przedsiębiorstw i administracji publicznej na dostęp do oficjalnych i wiarygodnych informacji o spółkach aktywnych w kilku krajach. Rozwój e-KRS umożliwia integrację z systemem połączonych rejestrów w krajach Unii Europejskiej (BRIS- Business Registers Interconnection System). Informacje o spółkach zarejestrowanych poza Polską w innych państwach są dostępne na portalu e-Justice.

Źródło: Ministerstwo Sprawiedliwości