Zgodnie z zapowiedziami resortu finansów od 1 stycznia 2022 roku przedsiębiorca będzie mieć możliwość wystawienia faktur ustrukturyzowanych w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Aby umożliwić przedsiębiorcom dostosowanie systemów informatycznych do wprowadzanej innowacji, już teraz resort opublikował roboczą wersję struktury logicznej e-Faktury (FA_VAT). Opracowalno ją z uwzględnieniem uwag zgłoszonych podczas konsultacji podatkowych z przedsiębiorcami.

Faktury ustrukturyzowane

Projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (zamieszczony na stronie Rządowego Centrum Legislacji pod pozycją UD159) wprowadza możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych, jako jednej z dopuszczanych form dokumentowania transakcji obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych.

Faktury ustrukturyzowane to faktury wystawiane przez podatników za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, tj.: Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oznaczone przydzielonym numerem identyfikującym fakturę w tym systemie. Projektowane rozwiązanie ma charakter fakultatywny. Niniejszą ustawą zmieniającą wprowadza się również nowe rozwiązania mające na celu dalsze uproszczenie rozliczania przez podatników podatku od towarów i usług.

KSeF jest systemem teleinformatycznym, w ramach którego będą obowiązywały (z pewnymi wyjątkami) obecne zasady wystawiania faktur. Odbieranie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF będzie wymagało akceptacji odbiorcy takiej faktury. Wyrażanie zgody powinno odbywać się na identycznych zasadach, jakie obowiązują dla faktur elektronicznych. System nie będzie obsługiwał procesu akceptacji nabywcy co do sposobu otrzymania faktur ustrukturyzowanych. W sytuacji gdy odbiorca faktury ustrukturyzowanej nie wyrazi zgody na jej otrzymanie przy użyciu KSeF, wystawca zachowa prawo do wystawienia faktury ustrukturyzowanej w systemie, a wystawioną w ten sposób fakturę będzie zobowiązany przekazać odbiorcy w inny uzgodniony z nim sposób, np. e-mailem w postaci elektronicznej lub papierowej.

Projektowane rozwiązanie będzie oparte na modelu poświadczeń, tzn. wymagana będzie autoryzacja danej osoby w systemie. Faktury będą przygotowywane bezpośrednio w programach finansowo-księgowych podatnika oraz przesyłane do systemu poprzez API. W tym celu konieczne będzie uwierzytelnienie się podatnika w systemie. Po uwierzytelnieniu się w systemie podatnik będzie mógł korzystać z KSeF w zakresie przeglądania wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych, a także będzie mógł przesłać w formacie xml lub przekonwertować do PDF fakturę lub paczkę faktur.

Poza podatnikiem faktury ustrukturyzowane będzie mógł wystawić lub będzie mógł mieć do nich dostęp podmiot uprawniony przez tego podatnika. Wprowadza się możliwość nadania uprawnień do korzystania z KSeF np. dla biura rachunkowego lub konkretnej osoby fizycznej.

Każdy podatnik poprzez indywidualne konto w systemie e-faktur będzie mógł wystawić fakturę z wykorzystaniem wzoru zamieszczonego na elektronicznej platformie usług administracji publicznej. Zaznacza się przy tym, iż wszystkie faktury będą mogły być sporządzone w systemie księgowo-finansowym podatnika oraz przesłane do KSeF.

Po przesłaniu faktury, KSeF zweryfikuje zgodność dokumentu z wzorem faktury ustrukturyzowanej i w następstwie pozytywnej weryfikacji przydzieli numer identyfikujący tę fakturę w systemie KSeF.

Datą wystawienia faktury ustrukturyzowanej, jaka „zmaterializuje się” na fakturze po przejściu pozytywnej weryfikacji w systemie, będzie data jej przesłania przez wystawcę faktury do KSeF. W dniu przydzielenia fakturze ustrukturyzowanej przez system numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF będzie ona uznawana za otrzymaną, z wyłączeniem tych sytuacji, w których nabywca nie wyraził akceptacji na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych w KSeF. W takich przypadkach skutki prawne otrzymania faktury będą wywodzone z zasad dotychczas obowiązujących. Faktura ustrukturyzowana będzie mogła być korygowana jedynie w postaci faktury ustrukturyzowanej, czyli wystawionej za pośrednictwem KSeF.

Funkcje systemu KSeF

KSeF będzie służył do nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF, powiadamiania podmiotów o nadanych lub odebranych uprawnieniach, uwierzytelnienia oraz weryfikacji posiadanych przez podmioty uprawnień do korzystania z KSeF, wystawiania faktur ustrukturyzowanych, dostępu do faktur ustrukturyzowanych, otrzymywania faktur ustrukturyzowanych, do ich przechowywania, oznaczania faktur numerem identyfikującym przydzielonym przez KSeF.

Dodatkowo system będzie służył do analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych oraz kierował do podatnika lub osoby uprawnionej do wystawienia faktury ustrukturyzowanej powiadomienia o dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej oraz numerze ją identyfikującym przydzielanym przez ten system a także o dacie i czasie jego przydzielenia, dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności ze wzorem takiej faktury udostępnionym przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych albo braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej w przypadku niedostępności KSeF. KSeF powiadomi również podmiot, który nie posiada uprawnień do korzystania z KSeF o braku tych uprawnień.

Podatnik nie będzie musiał przechowywać faktur

Podatnicy, którzy zdecydują się wystawiać faktury ustrukturyzowane za pośrednictwem KSeF zostaną zwolnieni z obowiązku ich przechowywania i archiwizacji przez okres 10 lat. W KSeF to administracja podatkowa zapewnia przez okres 10 lat przechowywanie wystawionych za jego pośrednictwem faktur, a gdy ustawowy okres nie jest wystarczający dla potrzeb podatnika, dopuszcza się  dalsze przechowywanie faktur ustrukturyzowanych poza KSeF, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto dla podatników wystawiających w danym okresie rozliczeniowym wyłącznie faktury ustrukturyzowane, z zastrzeżeniem wyjątków określonych ustawowo, oraz spełniających pozostałe przewidziane w przepisach warunki, projektowana ustawa wprowadza preferencję w postaci skróconego do 40 dni terminu zwrotu podatku VAT.

Uszczelnienie systemu podatkowego

Projektowane rozwiązanie ma na celu uszczelnić system podatkowy, a zarazem ograniczyć nieprawidłowości w rozliczaniu podatku VAT oraz przyczynić się do poprawy warunków prowadzenia działalności gospodarczej przez podatników poprzez łatwiejszy oraz szybszy dostęp do dokumentów. Wprowadzenie elektronicznego ustandaryzowanego wzoru faktury powinno doprowadzić do zwiększenia bezpieczeństwa transakcji handlowych. Możliwość zautomatyzowania procesów księgowych znacząco wpłynie na zmniejszenie liczby błędów wywołanych czynnikiem ludzkim. Zakłada się, iż niniejsze rozwiązanie przyczyni się nie tylko do wzmocnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku VAT, ale także uproszczenia samego procesu kontroli rozliczeń u przedsiębiorców, z uwagi na możliwość zdalnego monitorowania przez organy podatkowe obrotu dokumentowanego fakturami. Proponowane rozwiązanie umożliwi także zwiększenie dochodów budżetu państwa
w wyniku zakładanego zwiększenia poboru podatku VAT na każdym etapie obrotu towarami i usługami.

Projekt zawiera również zmiany w innych aktach prawnych. Zmiany te będą miały charakter dostosowujący.

Z kolei zmiany w zakresie dalszego uproszczania rozliczania przez podatników podatku od towarów i usług dotyczą uproszczeń w zakresie wystawiania faktur korygujących, w tym zmniejszenia liczby elementów takiej faktury, faktury zaliczkowej, fakultatywnego stosowania duplikatów faktur.

oprac. B.O., źródło: RCL