Zwrot kosztów organizacji stanowiska pracy

Zwrot kosztów adaptacji istniejącego lub tworzonego stanowiska pracy dla potrzeb osoby niepełnosprawnej regulują przepisy:

• 26 ustawy z dnia 27.08.1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz o zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz.U. z 2021 r.  poz. 573), zwanej dalej „ustawą o rehabilitacji zawodowej” oraz
• MPiPS z dnia 23.12.2014 r. w sprawie zwrotu dodatkowych kosztów związanych z zatrudnianiem pracowników niepełnosprawnych (Dz.U. poz. 1987).

Zgodnie z brzmieniem art. 26 ust. 1 wymienionej ustawy, pracodawca może otrzymać – na wniosek – ze środków PFRON zwrot kosztów:

1)  adaptacji pomieszczeń zakładu pracy do potrzeb osób niepełnosprawnych, w szczególności poniesionych w związku z przystosowaniem tworzonych lub istniejących stanowisk pracy dla tych osób, stosownie do potrzeb wynikających z ich niepełnosprawności,

2)  adaptacji lub nabycia urządzeń ułatwiających osobie niepełnosprawnej wykonywanie pracy lub funkcjonowanie w zakładzie pracy,

3)  zakupu i autoryzacji oprogramowania na użytek pracowników niepełnosprawnych oraz urządzeń technologii wspomagających lub przystosowanych do potrzeb wynikających z ich niepełnosprawności,

4)  rozpoznania przez służby medycyny pracy potrzeb wskazanych w pkt 1–3.

Zwrot wskazanych wyżej kosztów dotyczy pracodawców, którzy zatrudnią osoby niepełnosprawne przez okres co najmniej 36 miesięcy.

Gdy okres zatrudnienia niepełnosprawnego będzie krótszy niż 36 miesięcy, pracodawca jest zobowiązany do zwrotu PFRON 1/36 otrzymanych środków za każdy miesiąc brakujący do upływu wspomnianego okresu (art. 26 ust. 7 ustawy o rehabilitacji zawodowej). Należy jednak pamiętać, iż minimalna kwota, jaką pracodawca powinien zwrócić, równa jest 1/6 uprzednio otrzymanej refundacji. Pracodawca dokonuje zwrotu za pośrednictwem starosty – w terminie 3 miesięcy od dnia rozwiązania stosunku pracy z osobą niepełnosprawną. Pracodawca może uniknąć konieczności zwrotu, jeżeli w terminie wspomnianych 3 miesięcy zatrudni inną osobę niepełnosprawną – zarejestrowaną w PUP jako bezrobotna lub poszukująca pracy niepozostająca w zatrudnieniu, przy czym wynikająca z tego powodu przerwa nie jest wliczana do minimalnego 36-miesięcznego okresu zatrudnienia osób niepełnosprawnych.

Jak wynika z art. 26 ust. 2 cyt. ustawy zwrot kosztów dotyczy osób niepełnosprawnych:

• bezrobotnych lub poszukujących pracy i niepozostających w zatrud-nieniu,
• pozostających w zatrudnieniu u pracodawcy występującego o zwrot kosztów, z wyjątkiem przypadków, gdy przyczyną powstania niepełnosprawności w okresie zatrudnienia u tego pracodawcy było zawinione przez pracownika lub przez pracodawcę naruszenie przepisów, w tym przepisów prawa pracy.

Wymaga podkreślenia, iż wysokość kwot podlegających zwrotowi ze środków PFRON objęta jest następującymi ograniczeniami:

• zwrot może dotyczyć wyłącznie dodatkowych kosztów pracodawcy wynikających z zatrudnienia osób niepełnosprawnych;
• zwrot nie może przekroczyć 20-krotności przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w poprzednim kwartale, ogłaszanego przez Prezesa GUS w M.P. – za każde przystosowane stanowisko pracy niepełnosprawnego;
• kwota zwrotu kosztów poniesionych w związku z rozpoznaniem przez służby medycyny pracy potrzeb niepełnosprawnych nie może przekraczać 15% kosztów związanych z przystosowaniem tworzonych lub istniejących stanowisk pracy do tych osób.

Każdorazowo kwota zwrotu otrzymanego przez pracodawcę wynikać będzie z podpisanej ze starostą umowy. W umowie takiej strony określą indywidualnie tę kwotę – z zachowaniem jednak wszystkich prawnych ograniczeń, opisanych powyżej.

Zwrot kosztów obejmuje kwotę podatku od towarów i usług, w stosunku do której – zgodnie z przepisami ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2021 r. poz. 685, z późn. zm.) – podatnikowi nie przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego lub zwrotu różnicy podatku (§ 10 cyt. rozp.).

Pracodawca nie może otrzymać zwrotu kosztów wymienionych w art. 26 ust. 1 cyt. ustawy poniesionych przed dniem podpisania umowy ze starostą (art. 26 ust. 4 pkt 1 ustawy o rehabilitacji zawodowej).

Należy również pamiętać, iż zwrot kosztów będzie uzależniony od odpowiedniego udokumentowania faktu ich rzeczywistego poniesienia.

Wniosek o zwrot składa się staroście właściwemu ze względu na miejsce zarejestrowania osoby niepełnosprawnej jako bezrobotnej albo poszukującej pracy niepozostającej w zatrudnieniu – w przypadku gdy zwrot dotyczy tej osoby albo staroście właściwemu ze względu na miejsce zatrudnienia osoby niepełnosprawnej, miejsce siedziby bądź miejsce zamieszkania pracodawcy – w pozostałych sytuacjach.

Wzór wniosku, o którym mowa, określono w załączniku do rozp. MPiPS z dnia 23.12.2014 r. (Dz.U. poz. 1987). Do wniosku dołącza się dokumentację wskazaną w § 12 ust. 1 cyt. rozp., przy czym starosta może żądać od pracodawcy przedstawienia dodatkowych dokumentów potwierdzających informacje zawarte we wniosku.

Warunkiem zwrotu kosztów jest uzyskanie pozytywnej opinii PIP, wydanej na wniosek starosty, odpowiednio o przystosowaniu lub o spełnieniu warunków bhp na stanowisku pracy lub pomieszczeniach zakładu pracy. Starosta pisemnie informuje pracodawcę o sposobie rozpatrzenia wniosku w terminie 30 dni od dnia otrzymania kompletnego i prawidłowo wypełnionego wniosku wraz z załącznikami, jednak nie wcześniej niż w dniu podjęcia uchwały przez radę powiatu dotyczącej określenia zadań, na które przeznacza się środki przekazane przez Prezesa Zarządu PFRON. W przypadku pozytywnej decyzji starosta informuje pracodawcę o rozpatrzeniu wniosku, wzywając go do negocjacji warunków umowy, które powinny się zakończyć w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania.

Po zakończeniu negocjacji następuje zawarcie umowy starosty z pracodawcą. Umowa taka określa wszystkie warunki refundacji kosztów adaptacyjnych. Katalog obligatoryjnych postanowień, jakie należy zawrzeć w umowie o zwrot kosztów określono w § 15 ust. 1–5 cyt. rozp.

Starosta przekazuje kwotę zwrotu kosztów na rachunek bankowy wskazany we wniosku w terminie 14 dni od dnia otrzymania pozytywnej opinii PIP odpowiednio o przystosowaniu lub o spełnieniu warunków bhp na stanowisku pracy lub pomieszczeniach zakładu pracy oraz dokumentów wskazanych w § 18 ust. 1 pkt 2 i 3 rozp. MPiPS z dnia 23.12.2014 r. (Dz.U. poz. 1987).

Zwrot kosztów zatrudnienia pracowników pomagających pracownikowi niepełnosprawnemu w pracy

Stosownie do treści art. 26d ust. 1 ustawy o rehabilitacji zawodowej, pracodawca, który zatrudnia pracownika niepełnosprawnego, może otrzymać ze środków PFRON zwrot:

• miesięcznych kosztów zatrudnienia pracowników pomagających pracownikowi niepełnosprawnemu w pracy,
• kosztów szkolenia tych pracowników

–   w zakresie czynności ułatwiających komunikowanie się z otoczeniem, a także czynności niemożliwych lub trudnych do samodzielnego wykonania przez pracownika niepełnosprawnego na stanowisku pracy.

Wzór na obliczenie wartości zwrotu wynika z art. 26d ust. 2 ustawy o rehabilitacji zawodowej:

 Z = G _pomoc/ G _pracy x W _MIN

gdzie poszczególne symbole oznaczają:

Z    –    kwota zwrotu,

G _pomoc    –    liczba godzin w miesiącu przeznaczonych wyłącznie na pomoc pracownikowi niepełnosprawnemu,

G _pracy     –    liczba godzin pracy pracownika niepełnosprawnego w miesiącu,

W _MIN      –    minimalne wynagrodzenie obowiązujące w grudniu roku poprzedniego.

 

Liczbę godzin przeznaczanych miesięcznie przez zatrudnionego na pomoc pracownikowi niepełnosprawnemu określa umowa zawarta pomiędzy pracodawcą a starostą – nie może ona jednak być wyższa niż liczba godzin odpowiadająca 20% liczby godzin pracy pracownika w miesiącu (art. 26d ust. 3 ustawy o rehabilitacji zawodowej).

Zwrot kosztów szkolenia pracowników pomagających pracownikowi niepełnosprawnemu w pracy obejmuje 100% kosztów szkolenia, nie więcej jednak niż równowartość kwoty najniższego wynagrodzenia.

 

Dofinansowanie do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych

Pracodawcy zatrudniającemu osoby niepełnosprawne ujęte w ewidencji PFRON przysługuje miesięczne dofinansowanie do wynagrodzeń tych pracowników niepełnosprawnych. Dofinansowanie przysługuje także pracodawcom zatrudniającym osoby niepełnosprawne, które osiągnęły wiek emerytalny – w okresie niezbędnym do skutecznego wypowiedzenia tym osobom umów o pracę (wyrok TK z dn. 21.03.2006 r. sygn. akt K 13/05, ogłoszony w dn. 27.03.2006 r. – Dz.U. Nr 49, poz. 359).

Miesięczne dofinansowanie nie przysługuje na pracowników zaliczonych do umiarkowanego lub lekkiego stopnia niepełnosprawności, którzy mają ustalone prawo do emerytury.

Dofinansowanie nie przysługuje pracodawcom, którzy posiadają zaległości w zobowiązaniach wobec PFRON, przekraczające ogółem kwotę 100 zł (wówczas Prezes PFRON wydaje decyzję o wstrzymaniu miesięcznego dofinansowania do czasu uregulowania zaległości przez pracodawcę. decyzja podlega wykonaniu z dniem wydania).

Liczbę zatrudnionych w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy ustala się na zasadach określonych w art. 21 ust. 1 i 5 ustawy o rehabilitacji zawodowej (patrz: pkt 6 nin. rozdz.), sposób obliczania wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych podano natomiast w pkt 1 tego rozdz. na str. 5.

Zgodnie z art. 26a ust. 1 ustawy o rehabilitacji zawodowej miesięczne dofinansowanie do wynagrodzenia pracownika niepełnosprawnego (dalej jako „miesięczne dofinansowanie”) przysługuje w kwocie:

• 1950 zł – w przypadku osób niepełnosprawnych zaliczonych do znacznego stopnia niepełnosprawności,
• 1200 zł – w przypadku osób niepełnosprawnych zaliczonych do umiarkowanego stopnia niepełnosprawności,
• 450 zł – w przypadku osób niepełnosprawnych zaliczonych do lekkiego stopnia niepełnosprawności.

Kwoty, o których wyżej mowa w art. 26a ust. 1 ustawy o rehabilitacji zawodowej, w odniesieniu do osób niepełnosprawnych, którym orzeczono chorobę psychiczną, upośledzenie umysłowe, całościowe zaburzenia rozwojowe lub epilepsję oraz niewidomych, zwiększa się o:

• 1200 zł – w przypadku osób niepełnosprawnych zaliczonych do znacznego stopnia niepełnosprawności,
• 900 zł – w przypadku osób niepełnosprawnych zaliczonych do umiarkowanego stopnia niepełnosprawności,
• 600 zł – w przypadku osób niepełnosprawnych zaliczonych do lekkiego stopnia niepełnosprawności.

Użyte w powyższej regulacji wyrażenie „najniższe wynagrodzenie” oznacza minimalne wynagrodzenie za pracę obowiązujące w grudniu roku poprzedniego, ustalane na podstawie odrębnych przepisów (art. 2 pkt 1 ustawy o rehabilitacji zawodowej).

Kwota miesięcznego dofinansowania nie może przekroczyć 90% faktycznie i terminowo poniesionych miesięcznych kosztów płacy, a w odniesieniu do pracodawcy wykonującego działalność gospodarczą, w rozumieniu przepisów o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej – 75% tych kosztów (art. 26a ust. 4 ustawy o rehabilitacji zawodowej).

Przez wyrażenie „koszty płacy” należy rozumieć wynagrodzenie brutto oraz finansowane przez pracodawcę obowiązkowe składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i wypadkowe naliczone od tego wynagrodzenia i obowiązkowe składki na FP i FGŚP (art. 2 pkt 4a cyt. ustawy).

Trzeba także podkreślić, iż miesięczne dofinansowanie nie przysługuje do wynagrodzenia pracownika w części finansowanej ze środków publicznych (art. 26b ust. 7 ustawy o rehabilitacji zawodowej). Jednakże wskazanego przepisu nie stosuje się w przypadku, gdy pracodawca sfinansował wynagrodzenie pracownika:

• ze środków publicznych z prowadzonej działalności, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 5,
• z dochodów publicznych, o których mowa w art. 5 ust. 2 pkt 3

–   ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 869, z późn. zm.).

Jeżeli zatrudnienie nowych pracowników niepełnosprawnych w danym miesiącu, u pracodawcy wykonującego działalność gospodarczą, nie powoduje u tego pracodawcy wzrostu netto zatrudnienia ogółem – miesięczne dofinansowanie na nowo zatrudnionego pracownika niepełnosprawnego nie przysługuje, w razie gdy jego zatrudnienie nastąpiło wskutek rozwiązania umowy o pracę z innym pracownikiem, chyba że umowa o pracę uległa rozwiązaniu z przyczyn określonych w art. 52 § 1 pkt 1 k.p., za wypowiedzeniem złożonym przez pracownika, na mocy porozumienia stron, wskutek przejścia pracownika na rentę z tytułu niezdolności do pracy, z upływem czasu, na który została zawarta oraz
z dniem ukończenia pracy, dla której wykonania była zawarta.

Jeżeli nie są spełnione powyższe warunki, miesięczne dofinansowanie na nowo zatrudnionego pracownika niepełnosprawnego przysługuje w przypadku gdy jego miejsce pracy powstało w wyniku:

• wygaśnięcia umowy o pracę,
• zmniejszenia wymiaru czasu pracy pracownika – na jego wniosek.

 

Dofinansowanie wypłacane jest w wysokości proporcjonalnej do wymiaru czasu pracy pracownika niepełnosprawnego (art. 26a ust. 6 ustawy o rehabilitacji zawodowej).

W razie gdy niepełnosprawny jest zatrudniony u więcej niż 1 pracodawcy w wymiarze czasu pracy nieprzekraczającym ogółem pełnego wymiaru czasu pracy, wówczas miesięczne dofinansowanie PFRON przyznaje na tę osobę wszystkim pracodawcom, u których jest ona zatrudniona – w wysokości proporcjonalnej do wymiaru czasu pracy tej osoby.

Jeżeli osoba niepełnosprawna jest zatrudniona u więcej niż jednego pracodawcy w wymiarze czasu pracy przekraczającym ogółem pełny wymiar czasu pracy, miesięczne dofinansowanie przyznaje się na tę osobę w wysokości nieprzekraczającej kwoty miesięcznego dofinansowania przyznawanego na osobę zatrudnioną w pełnym wymiarze czasu pracy. Miesięczne dofinansowanie w wysokości proporcjonalnej do wymiaru czasu pracy tej osoby w pierwszej kolejności przyznaje się pracodawcy, który wcześniej  zatrudnił tę osobę.

Pracodawca, który korzysta z dofinansowania do wynagrodzenia pracownika niepełnosprawnego jest zobowiązany składać stosowne informacje PFRON.

Zwrot kosztów szkolenia niepełnosprawnego pracownika

Zgodnie z art. 41 ust. 1 ustawy o rehabilitacji zawodowej, szkolenie osób niepełnosprawnych – na warunkach określonych w rozdz. 8 wymienionej ustawy – może być organizowane przez pracodawcę.

Na wniosek pracodawcy poniesione przez niego koszty szkolenia zatrudnionych osób niepełnosprawnych mogą być zrefundowane ze środków PFRON do wysokości 70% tych kosztów, nie więcej jednak niż do wysokości dwukrotnego przeciętnego wynagrodzenia na jedną osobę.

Zwrotu kosztów dokonuje starosta na warunkach i w wysokości określonych w umowie zawartej z pracodawcą. Zwrotowi nie podlegają koszty poniesione przez pracodawcę przed datą podpisania umowy.

Szkolenie trwa nie dłużej niż 36 miesięcy. Pracodawcy przeprowadzający szkolenia przesyłają samorządowi województwa półroczne informacje o przebiegu szkoleń.

Szczegółowe warunki i tryb udzielania pracodawcom pomocy w formie refundacji kosztów szkolenia zatrudnionych osób niepełnosprawnych, o której mowa w art. 41 ustawy o rehabilitacji zawodowej, określono w rozp. MPiPS z dnia 23.12.2014 r. w sprawie refundacji kosztów szkolenia pracowników niepełnosprawnych (Dz.U. poz. 1970). Pracodawcom wykonującym działalność gospodarczą (przedsiębiorcom) refundacja udzielana jest zgodnie z rozp. Komisji (UE) nr 651/2014 z dn. 17.06.2014 r. uznającym niektóre rodzaje pomocy za zgodne z rynkiem wewnętrznym w zastosowaniu art. 107 i 108 Traktatu (Dz.Urz. UE L 187 z 26.06.2014, str. 1).

Koszty poniesione w związku ze szkoleniem, które podlegają refundacji, zostały wymienione w § 2 ust. 1 powołanego rozp. MPiPS; zalicza się do nich koszty:

1) usług świadczonych przez osoby prowadzące szkolenie poniesione za godziny, podczas których prowadzą one szkolenie;

2) usług tłumacza języka migowego, tłumacza-przewodnika, lektora dla osób niewidomych lub opiekuna zatrudnionej osoby niepełnosprawnej zaliczonej do znacznego stopnia niepełnosprawności;

3) podróży osób prowadzących szkolenie, uczestników szkolenia, tłumacza języka migowego, tłumacza-przewodnika, lektora dla osób niewidomych lub opiekuna zatrudnionej osoby niepełnosprawnej zaliczonej do znacznego stopnia niepełnosprawności;

4) zakwaterowania i wyżywienia uczestników szkolenia;

5) usług doradczych;

6) obsługi administracyjno-biurowej;

7) wynajmu pomieszczeń;

8) amortyzacji wyposażenia i narzędzi, z wyłączeniem wyposażenia
i narzędzi zakupionych w ramach wsparcia ze środków publicznych w okresie siedmiu lat przed realizacją szkolenia;

9) materiałów szkoleniowych.

Należy podkreślić, że refundacja jest przeznaczona również na pokrycie wydatków obejmujących koszty płacy pracownika niepełnosprawnego za czas, w którym pracownik ten uczestniczy w szkoleniu.

Refundacja nie może przekroczyć:

• 70% kosztów szkolenia kwalifikujących się do objęcia pomocą –
  w odniesieniu do małych i średnich przedsiębiorców,
• 60% kosztów szkolenia kwalifikujących się do objęcia pomocą –
  w odniesieniu do dużych przedsiębiorców.

Wniosek o przyznanie refundacji składa się przed rozpoczęciem projektu szkoleniowego do starosty właściwego ze względu na miejsce siedziby pracodawcy.

Wspomniany wniosek powinien obejmować informacje i dane wyszczególnione w § 4 ust. 2 i 3 cyt. rozp. MPiPS, czyli:

• nazwę i adres siedziby pracodawcy,
• status prawny i podstawę działania pracodawcy, numer NIP lub PESEL pracodawcy, numer rachunku bankowego pracodawcy albo numer rachunku w SKOK,
• wnioskowaną kwotę refundacji,
• informację o planowanych do poniesienia kosztach szkolenia,
• opis projektu szkoleniowego wraz z uzasadnieniem jego wyboru oraz informacją o spodziewanych skutkach jego realizacji,
• miejsce i termin realizacji szkolenia,
• informację o liczbie osób niepełnosprawnych, które wezmą udział w szkoleniu,
• informację o stanie zatrudnienia ogółem, w tym osób niepełnosprawnych,
• oświadczenie o zaleganiu lub niezaleganiu z wymagalnymi zobowiązaniami wobec PFRON.

 

Wniosek przedsiębiorcy zawiera ponadto:

• informację o wielkości przedsiębiorcy (mały, średni, duży),
• numer REGON przedsiębiorcy, o ile obowiązek jego nadania wynika z przepisów prawa,
• informację o wysokości otrzymanej pomocy publicznej i pomocy de minimis lub oświadczenie o nieotrzymaniu pomocy, o których mowa w art. 37 ust. 5 ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej (Dz.U. z 2021 r. poz. 743), w odniesieniu do tych samych kosztów kwalifikujących się do objęcia refundacją.

 

Wniosek podlega sprawdzeniu – w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości starosta informuje o tym pracodawcę w ciągu 14 dni od dnia otrzymania wniosku i wzywa do ich usunięcia w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania. Starosta pisemnie informuje pracodawcę o sposobie rozpatrzenia wniosku w terminie 30 dni od dnia otrzymania kompletnego wniosku; w przypadku:

• negatywnego rozpatrzenia wniosku – starosta sporządza uzasadnienie,
• pozytywnego rozpatrzenia wniosku – starosta informuje pracodawcę o rozpatrzeniu wniosku, wzywając go do negocjacji warunków umowy. Negocjacje powinny się zakończyć się w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania.

 

W okresie 14 dni od zakończenia negocjacji starosta zawiera pisemną umowę z pracodawcą. Jak wynika z postanowień § 7 ust. 2 cyt. rozp. MPiPS, powyższa umowa zawiera w szczególności:

1) termin przekazania i wysokość refundacji ustalonej w wyniku negocjacji,

2)  liczbę osób niepełnosprawnych, które zostały skierowane na szkolenie,

3)  możliwość zweryfikowania przez starostę prawidłowości wykonania warunków umowy przez wnioskodawcę,

4)  zobowiązanie wnioskodawcy do umożliwienia wykonania przez starostę czynności, o których mowa w pkt 3.

Starosta przekazuje kwotę refundacji na rachunek bankowy wskazany we wniosku w terminie 14 dni od dnia przedstawienia przez pracodawcę dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów kwalifikujących się do objęcia refundacją. Pracodawca, dokonując rozliczenia refundacji, posługuje się w szczególności danymi zawartymi we wniosku i umowie. Z kolei starosta informuje pisemnie pracodawcę o numerze referencyjnym programu pomocowego, na podstawie którego refundacja jest udzielana.

Przedsiębiorca korzystający z refundacji przechowuje dokumentację pozwalającą na sprawdzenie zgodności przyznanej pomocy z przepisami cyt. rozp. przez okres 10 lat od dnia przyznania pomocy.

Refundacja stanowiąca pomoc publiczną jest udzielana do dnia 30 czerwca 2024 r.

 

Maciej Ofierski