Wskazana ustawa nakłada na szkoły podstawowe i szkoły artystyczne realizujące kształcenie ogólne w zakresie szkoły podstawowej obowiązek zapewnienia uczniom bezpłatnego dostępu do podręczników, materiałów edukacyjnych i materiałów ćwiczeniowych przeznaczonych do obowiązkowych zajęć edukacyjnych z zakresu kształcenia ogólnego. Aby możliwa była realizacja tego zadania, organy prowadzące – lub w przypadku szkół niesamorządowych organy rejestrujące – otrzymują dotację celową z budżetu państwa.

Prawo do dotacji celowej

Zgodnie z art. 55 ust. 1 u.f.z.o. wyposażenie:

• publicznych szkół podstawowych i szkół artystycznych realizujących kształcenie ogólne w zakresie szkoły podstawowej w podręczniki do zajęć z zakresu edukacji: polonistycznej, matematycznej, przyrodniczej i społecznej, podręczniki do zajęć z zakresu danego języka obcego nowożytnego, materiały edukacyjne lub materiały ćwiczeniowe, dla klas I–III,
• publicznych szkół podstawowych i szkół artystycznych realizujących kształcenie ogólne w zakresie szkoły podstawowej w podręczniki, materiały edukacyjne lub materiały ćwiczeniowe, dla klas IV–VIII

–    jest zadaniem zleconym z zakresu administracji rządowej, wykonywanym przez j.s.t. prowadzące te szkoły.

W przypadku publicznych szkół podstawowych prowadzonych przez osoby prawne niebędące j.s.t. oraz osoby fizyczne zapewnienie sfinansowania kosztu zakupu podręczników, materiałów edukacyjnych lub materiałów ćwiczeniowych, o których mowa wyżej – jest zadaniem zleconym z zakresu administracji rządowej, wykonywanym przez j.s.t. będące dla tych szkół organem rejestrującym (ust. 2 ww. regulacji).

Na realizację zadań, o których wyżej mowa, j.s.t. otrzymuje dotację celową z budżetu państwa, udzielaną przez wojewodę.

Na sfinansowanie kosztu zakupu podręczników, materiałów edukacyjnych lub materiałów ćwiczeniowych niesamorządowa publiczna szkoła podstawowa otrzymuje, na wniosek, dotację celową z budżetu j.s.t. będącej dla tej szkoły organem rejestrującym.

Wysokość dotacji – maksymalne kwoty i zwiększenia

Zgodnie z art. 54 ust. 5 u.f.z.o. dotacja podręcznikowa jest naliczana i przekazywana do wysokości maksymalnych kwot na ucznia danej klasy, zróżnicowanych w zależności od etapu edukacyjnego – a więc na wyposażenie w:

• podręczniki do zajęć z zakresu edukacji: polonistycznej, matematycznej, przyrodniczej i społecznej, podręczniki do zajęć z zakresu danego języka obcego nowożytnego lub materiały edukacyjne, w kwocie do wysokości 75 zł na ucznia – w przypadku klas I–III;
• materiały ćwiczeniowe w kwocie do wysokości 50 zł na ucznia – w przypadku klas I–III;
• podręczniki lub materiały edukacyjne, w kwocie do wysokości:
  • 140 zł na ucznia – w przypadku klasy IV,
  • 180 zł na ucznia – w przypadku klasy V i VI,
  • 250 zł na ucznia – w przypadku klasy VII i VIII;
• materiały ćwiczeniowe w kwocie do wysokości 25 zł na ucznia – w przypadku klas IV–VIII.

Maksymalne kwoty dotacji celowej mogą podlegać weryfikacji. Dokonuje jej MEN, biorąc pod uwagę liczbę obowiązkowych zajęć edukacyjnych z zakresu kształcenia ogólnego na danym etapie edukacyjnym, warunki, jakie muszą spełniać podręczniki, oraz kształtowanie się cen podręczników, materiałów edukacyjnych i materiałów ćwiczeniowych. Zweryfikowane kwoty dotacji obowiązują od roku budżetowego następującego po roku, w którym była dokonana weryfikacja.

Wskaźniki zwiększające kwoty dotacji

Regulacja art. 54 ust. 6 u.f.z.o. oraz przepisy wykonawcze, o których niżej mowa, wprowadzają specjalne wskaźniki, które zwiększają kwoty dotacji na uczniów niepełnosprawnych, w zależności od danej klasy, do której uczęszcza uczeń, oraz rodzaju niepełnosprawności.

Zwiększenie kwot jest konieczne, ponieważ podręczniki i materiały, z których korzystają uczniowie z niepełnosprawnością intelektualną, niesłyszący, słabosłyszący, z autyzmem, w tym z zespołem Aspergera, niewidomi i słabowidzący, posiadający orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego, muszą być dostosowane do potrzeb edukacyjnych i możliwości psychofizycznych tej grupy uczniów. Wymaga to ich odrębnego przygotowania – m.in. wydrukowania w systemie Braille’a lub w druku powiększonym.

Mechanizm zwiększania kwot dotacji celowej polega na pomnożeniu odpowiednich kwot dotacji celowej, o których mowa w art. 55 ust. 5 u.f.z.o., przez wskaźniki określone w rozp. MEN z dn. 20.03.2018 r. w sprawie wysokości wskaźników zwiększających kwoty dotacji celowej na wyposażenie szkół podstawowych w podręczniki, materiały edukacyjne i materiały ćwiczeniowe dla uczniów niepełnosprawnych (Dz.U. z 2018 r. poz. 611).

Należy podkreślić, że równolegle obowiązuje rozp. MEN z dn. 20.03.2018 r. w sprawie wysokości wskaźników zwiększających kwoty dotacji celowej na wyposażenie szkół w podręczniki, materiały edukacyjne i materiały ćwiczeniowe dla uczniów niepełnosprawnych w 2018 r. i 2019 r. (Dz.U. z 2018 r. poz. 615), wydane na podstawie art. 113 ust. 12 u.f.z.o. – w tym rozp. określono wysokość wskaźników zwiększających kwoty dotacji celowej, o których mowa w art. 113 ust. 5 u.f.z.o., i kwoty refundacji, o których mowa w art. 114 ust. 3, 4, 8 i 9 u.f.z.o., na wyposażenie szkół podstawowych i szkół artystycznych realizujących kształcenie ogólne w zakresie szkoły podstawowej oraz dotychczasowych gimnazjów i szkół artystycznych realizujących kształcenie ogólne w zakresie dotychczasowego gimnazjum w podręczniki, materiały edukacyjne lub materiały ćwiczeniowe dla uczniów niepełnosprawnych w zakresie, o którym mowa w art. 113 ust. 1 i 2 ustawy, w 2018 r. i 2019 r. Chodzi o uczniów niepełnosprawnych uczęszczających w latach 2018 i 2019 odpowiednio do:

• klas II i III szkół podstawowych i szkół artystycznych realizujących kształcenie ogólne w zakresie klasy II i III szkoły podstawowej,
• klas V i VI szkół podstawowych i szkół artystycznych realizujących kształcenie ogólne w zakresie klasy V i VI szkoły podstawowej,
• klas II i III dotychczasowych gimnazjów i szkół artystycznych realizujących kształcenie ogólne w zakresie klasy II i III dotychczasowego gimnazjum.

Mechanizm zwiększania kwot dotacji celowej polega na pomnożeniu odpowiednich kwot dotacji celowej, o których mowa w art. 113 ust. 5 u.f.z.o., przez wskaźniki określone w ww. rozp.

Udzielanie dotacji

Zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 56 ust. 1 u.f.z.o. dotacja celowa na zakup podręczników i materiałów edukacyjnych jest udzielana (z uwzględnieniem kosztów obsługi zadania) do wysokości stanowiącej iloczyn liczby uczniów danej klasy, którym należy zapewnić komplet podręczników lub materiałów, oraz odpowiednio kwot maksymalnych wskazanych w ustawie (zob. wyżej), z uwzględnieniem wskaźników zwiększających. Dotacja jest udzielana pod warunkiem, że taki komplet podręczników lub materiałów edukacyjnych będzie zapewniał możliwość używania ich przez uczniów danej klasy przez co najmniej trzy kolejne lata szkolne. Następna dotacja celowa na uczniów tej klasy jest bowiem udzielana dopiero po trzech kolejnych latach szkolnych.

Liczba uczniów danej klasy objęta dotacją celową na podręczniki i materiały edukacyjne jest zwiększana o liczbę uczniów równą liczbie oddziałów danej klasy objętych tą dotacją.

Z kolei zgodnie z art. 56 ust. 3 u.f.z.o. dotacja celowa na zakup materiałów ćwiczeniowych jest udzielana corocznie (z uwzględnieniem kosztów obsługi zadania) do wysokości stanowiącej iloczyn liczby uczniów danej klasy, którym należy zapewnić te materiały, oraz odpowiednio kwot maksymalnych wskazanych w ustawie (zob. wyżej), z uwzględnieniem wskaźników zwiększających.

Przepisy zawarte w art. 56 ust. 4 i 5 u.f.z.o. mają zapewnić elastyczność w procesie zakupu podręczników. Zgodnie z nimi w ramach łącznej kwoty dotacji celowej przekazanej szkole w danym roku budżetowym na wyposażenie w podręczniki, materiały edukacyjne i materiały ćwiczeniowe dyrektor szkoły – ustalając zestaw podręczników lub materiałów edukacyjnych na kolejne 3 lata szkolne oraz ustalając materiały ćwiczeniowe – może w uzasadnionych przypadkach wyrazić zgodę na zwiększenie kosztu zakupu takiego kompletu podręczników i materiałów na ucznia danej klasy, przekraczając kwoty ustawowe. Oznacza to, że dyrektor szkoły może przesunąć środki finansowe między klasami, np. w ramach oszczędności powstałych przy zakupie kompletu dla uczniów innej klasy objętych dotacją celową w danym roku szkolnym. Takie przesunięcie może nastąpić tylko w ramach jednej kategorii, tj. nie można przesuwać środków przeznaczonych na zakup podręczników, aby nabyć ćwiczenia, i odwrotnie.

Takiej możliwości dyrektor szkoły nie ma w przypadku kwot dotacji celowej przekazanych na uczniów posiadających orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego – zgodnie z art. 56 ust. 6 u.f.z.o. w przypadku kwot dotacji celowej powiększonych wskaźnikami nie stosuje się wyżej omówionych przepisów art. 56 ust. 4 i 5 u.f.z.o.

Możliwość przekroczenia ustawowych kwot dotacji

Na podstawie art. 63 u.f.z.o. dyrektor szkoły może, za zgodą organu prowadzącego, ustalić w zestawie takie podręczniki lub materiały edukacyjne, a także takie materiały ćwiczeniowe, których koszt zakupu dla ucznia przekracza kwotę dotacji celowej. Dotyczy to również podręczników i materiałów dla uczniów niepełnosprawnych. Organ prowadzący szkołę pokrywa różnicę między kosztem zakupu dla ucznia kompletu tych podręczników lub materiałów a wysokością kwot dotacji celowej.

W przypadku szkół prowadzonych przez j.s.t. zadania i kompetencje organu prowadzącego określone w art. 63 wykonuje odpowiednio wójt (burmistrz, prezydent miasta), zarząd powiatu, zarząd województwa.

Konieczność zakupienia dodatkowych kompletów

Przepisy art. 57 ust. 1–6 u.f.z.o. wskazują, jak udzielana jest dotacja lub refundacja w razie:

• konieczności zapewnienia kompletu podręczników i materiałów dla danej klasy (oddziału), która nie funkcjonowała w danej szkole lub do tej klasy nie uczęszczali uczniowie,
• konieczności zapewnienia odpowiedniego kompletu podręczników lub materiałów edukacyjnych, w tym kompletu dostosowanego do potrzeb i możliwości ucznia niepełnosprawnego – np. gdy zwiększyła się liczba uczniów,
• konieczności zakupu podręczników lub materiałów edukacyjnych do języka obcego nowożytnego na innym poziomie zaawansowania niż zakupione z dotacji celowej w poprzednich latach,
• konieczności zakupu dodatkowych kompletów podręczników i materiałów, jeżeli w ciągu roku zwiększyła się liczba uczniów danej klasy,
• konieczności zakupu dodatkowych kompletów podręczników i materiałów, dostosowanych do potrzeb i możliwości uczniów niepełnosprawnych – jeżeli np. do szkoły dostarczono orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego.

Inne sposoby wykorzystania dotacji

Zgodnie z art. 56 ust. 7 u.f.z.o. dotacja celowa może być wykorzystana także na pokrycie kosztu drukowania i powielania podręczników i materiałów w celach dydaktycznych lub na zakup urządzeń umożliwiających drukowanie lub powielanie tych podręczników i materiałów. W przypadku uczniów niepełnosprawnych posiadających orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego dotacja celowa może być wykorzystana także na zakup sprzętu lub oprogramowania umożliwiającego odczyt podręczników i materiałów w postaci elektronicznej.

Przekazywanie dotacji

Zgodnie ze wskazaniem art. 58 ust. 1 u.f.z.o. dotacja podręcznikowa jest przekazywana w terminie od 6 maja do 15 października.

Dyrektor szkoły samorządowej przekazuje organowi prowadzącemu informacje niezbędne do ustalenia wysokości dotacji, natomiast dyrektor szkoły niesamorządowej przekazuje j.s.t. właściwej do udzielenia dotacji wniosek o udzielenie tej dotacji wraz z informacjami niezbędnymi dla ustalenia jej wysokości. Zarówno w pierwszym, jak i drugim przypadku informacje i wniosek oraz ich aktualizacje przekazuje się w terminie od 1 kwietnia do 10 września.

Na podstawie informacji i wniosków j.s.t. przekazuje – w terminie od 15 kwietnia do 15 września – wniosek do wojewody o udzielenie dotacji celowej (przy czym może złożyć więcej niż jeden wniosek). Wojewoda udziela dotacji celowej w terminach określonych w rozp. MEN z dn. 14.03.2019 r. w sprawie udzielania dotacji celowej na wyposażenie szkół w podręczniki, materiały edukacyjne i materiały ćwiczeniowe w 2019 r. (Dz.U. z 2019 r. poz. 574), w zależności od złożenia wniosku, tj. do:

• 4 czerwca – jeżeli wniosek j.s.t. został przekazany od 15 kwietnia do 5 maja;
• 9 sierpnia – jeżeli wniosek j.s.t. został przekazany od 6 maja do 10 lipca;
• 15 października – jeżeli wniosek j.s.t. został przekazany od 11 lipca do 15 września.

We wskazanym rozp. określono sposób przekazywania informacji niezbędnych do ustalenia wysokości dotacji, w tym kwot refundacji, o których mowa w art. 57 ust. 4–6 u.f.z.o., wzór formularza zawierającego te informacje, wzór wniosku o udzielenie dotacji, sposób przekazywania wniosku wojewodom.

Rozliczanie dotacji

W myśl art. 59 ust. 1 u.f.z.o. dotacja podręcznikowa może być wykorzystana do końca roku budżetowego, na który została udzielona.

W przepisach art. 59 ust. 2–5 u.f.z.o. określono sposób rozliczenia wykorzystania środków z dotacji celowej przez dyrektorów szkół niesamorządowych i j.s.t. – zgodnie z przyjętą w nich zasadą wykorzystanie dotacji jest rozliczane z łącznej kwoty dotacji celowej udzielonej na wyposażenie szkoły w podręczniki i materiały edukacyjne, w tym kwot refundacji, oraz z łącznej kwoty dotacji celowej udzielonej na wyposażenie szkoły w materiały ćwiczeniowe, w tym kwot refundacji.

Rozliczenie wykorzystania dotacji celowej przez dyrektora szkoły niesamorządowej oraz zwrot niewykorzystanej dotacji następują w terminie do 15 stycznia następnego roku. Rozliczenie wykorzystania dotacji celowej przez j.s.t. oraz zwrot niewykorzystanej dotacji następują w terminie do 31 stycznia następnego roku.

Szczegółowy sposób rozliczania wykorzystania dotacji celowej oraz wzór formularza rozliczenia jest określony w ww. rozp.