7 kwietnia 2023r. weszły w życie przepisy wprowadzające do Kodeksu pracy pracę zdalną i określające zasady jej wykonywania. Na stronie internetowej PIP zamieszczamy odpowiedzi Głównego Inspektoratu Pracy na najczęściej zadawane pytania dotyczące pracy zdalnej, które mogą być pomocne w praktyce stosowania przepisów.
7 kwietnia 2023 roku wchodzą w życie przepisy o pracy zdalnej, której definicja została na stałe wpisana do Kodeksu pracy. Co to oznacza dla pracowników? Jakie będą uprawnienia pracodawców? Odpowiadamy na najczęściej zadawane pytania.
Parlament zakończył prace nad ustawą wprowadzającą pracę zdalną na stałe do Kodeksu pracy. Przepisy regulują także kwestie związane z kontrolą trzeźwości pracowników. – W ten sposób odpowiadamy na nowe trendy na rynku pracy, a także oczekiwania zarówno pracowników, jak i pracodawców – mówi minister rodziny i polityki społecznej Marlena Maląg. Ustawa czeka na podpis Prezydenta.
Sejm przyjął nowelizację Kodeksu pracy, która wprowadza na stałe możliwość pracy zdalnej. Przepisy w tym zakresie przygotowało Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej.
Praca zdalna doskonale sprawdziła się podczas pandemii. Teraz czas na jej uregulowanie prawne. Sejm pracuje nad wprowadzeniem je do kodeksu pracy. – To odpowiedź na postulaty pracodawców i pracowników – mówił wiceminister Stanisław Szwed, który przedstawił w parlamencie główne założenia projektu.
W Sejmie odbyło się pierwsze czytanie rządowego projektu nowelizacji Kodeksu pracy, która m.in. na stałe wprowadza do przepisów pracę zdalną.
Praca zdalna będzie polegała na wykonywaniu pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Pracodawca będzie zobowiązany do zapewnienia pracownikowi zdalnemu materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych do jej wykonywania. Zostanie też zobowiązany do pokrycia kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeśli taki obowiązek zostanie określony w porozumieniu lub regulaminie. Będzie miał również prawo do kontroli trzeźwości pracownika.
W opinii wiceministra Szweda praca zdalna doskonale sprawdziła się w czasie pandemii COVID-19. – Teraz może mieć pozytywny wpływ na sytuację rodzin sprawujących opiekę nad osobami niesamodzielnymi – wyjaśniał wiceminister. Jej uregulowanie może zachęcić większą liczbę pracowników do jej wykonywania w domu.
W projekcie zaproponowano, by taka forma pracy przysługiwała bez możliwości odmowy m.in. rodzicom, którzy wychowują dziecko do 4. roku życia, rodzicom i opiekunom, którzy opiekują się osobą z niepełnosprawnością w rodzinie i kobietom w ciąży. Wyjątkiem byłyby specjalne rodzaje pracy, np. w służbach mundurowych.
MRiPS
Możliwość wykonywania pracy zdalnej na stałe w Kodeksie pracy – to główne założenie projektu ustawy przyjętego przez Radę Ministrów. – To z jednej strony odpowiedź na zmieniające się trendy na rynku pracy, a z drugiej – szansa na poprawę możliwości zatrudnienia m.in. rodziców małych dzieci – mówi minister rodziny i polityki społecznej Marlena Maląg.
Zastąpienie telepracy bardziej elastyczną formą – pracą zdalną – w Kodeksie pracy to najważniejsze założenie projektu ustawy przyjętego przez Radę Ministrów. Wkrótce projekt zostanie przekazany do prac parlamentarnych.
– Obserwujemy zmieniające się trendy na rynku pracy i wprowadzając pracę zdalną do Kodeksu pracy odpowiadamy na te trendy. Ale nie tylko. Rozwiązanie to powinno również poprawić możliwości zatrudnienia m.in. rodziców małych dzieci, pozwoli lepiej godzić im codzienne obowiązki z pracą zawodową – mówi minister rodziny i polityki społecznej Marlena Maląg.
Dodatkowo projekt zakłada, że pracodawcy będą mogli wprowadzić kontrolę trzeźwości pracowników – lub kontrolę na obecność środków działających podobnie do alkoholu, gdy będzie to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników, innych osób lub ochrony mienia.
Projekt wprowadza definicję pracy zdalnej jako takiej, która wykonywana jest całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Projekt przewiduje zarówno pracę zdalną całkowitą jak i hybrydową, stosownie do potrzeb konkretnego pracownika i pracodawcy, a także umożliwienie polecenia pracownikowi pracy zdalnej w szczególnych przypadkach.
I tak w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu epidemii czy np. pożaru lub zalania w zakładzie pracy pracodawca będzie mógł polecić pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej.
Pracodawca będzie mógł takiemu pracownikowi odmówić pracy zdalnej tylko jeżeli jej wykonywanie nie będzie możliwe ze względu na rodzaj pracy albo organizację pracy. O przyczynie odmowy pracodawca będzie musiał poinformować pracownika.
Pracodawca będzie zobowiązany przede wszystkim do zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.
Projekt przewiduje możliwość używania przez pracownika prywatnych narzędzi pracy (np. komputera) w przypadku, w którym obie strony stosunku pracy tak ustalą, pod warunkiem, że prywatne urządzenia techniczne i inne narzędzia pracy pracownika wykorzystywane przez niego do pracy będą zapewniały bezpieczeństwo pracy. W takim przypadku pracownikowi będzie przysługiwał ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.
MRiPS
Firmy w coraz większym stopniu wykorzystują możliwości, jakie daje Internet, narzędzia do zdalnej pracy i komunikacji czy te pozwalające na elektroniczny obieg dokumentów i przechowywanie danych w formie cyfrowej. A cyberprzestępcy nie śpią. Średnio nawet co 11 sekund może dochodzić do cyberataku.
Phishing, spoofing, ataki z użyciem szkodliwego oprogramowania, kradzież danych czy blokowanie dostępu do usług – to tylko niektóre z zagrożeń w cyberprzestrzeni, na które narażeni są nie tylko indywidualni użytkownicy, ale także przedsiębiorcy. A coraz więcej z nich – zwłaszcza od wybuchu pandemii COVID-19 – jest obecnych w sieci. Za jej pomocą łączy się z pracownikami i kontrahentami czy sprzedaje swoje produkty i usługi.
Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości opublikowała raport, przedstawiający pracę zdalną z perspektywy pracowników, pracodawców oraz gospodarki. Wiele podmiotów pracuje obecnie w tym systemie bez większych zakłóceń i planuje to kontynuować, szczególnie w branżach kreatywnych. Wyniki badań pokazały, że mimo wielu pozytywnych aspektów tego zjawiska, jak oszczędność czasu na dojazdy do pracy, niższe koszty funkcjonowania biura, praca zdalna miała niekorzystny wpływ na zdrowie psychiczne kadry czy work-life balance.
Od 2020 roku praca zdalna zyskała dużą popularność. W wielu firmach ten model obowiązywał również w okresach, kiedy sytuacja związana z koronawirusem była stabilna. Według badań Pracodawców Rzeczypospolitej Polskiej, po wybuchu pandemii COVID-19, odsetek pracodawców nastawionych negatywnie do wykonywania obowiązków zawodowych z domu zmalał z 27,6% do 11,7%.
Aż 92% przedsiębiorców zadeklarowało, że efektywność pracy zdalnej jest dobra lub bardzo dobra.
37% pracodawców zaznaczyło jednak, że taki system jest niekorzystny dla integracji i współpracy zespołów. 16% respondentów zwróciło uwagę na utrudniony proces rekrutacji nowych osób.
Z badań z października 2021 roku wynika, że pracownicy mieli pozytywny stosunek do tego rozwiązania. Aż 84% badanych zadeklarowało, że pozytywną konsekwencją home office jest brak konieczności dojazdu do pracy. Za największy minus pracy zdalnej 57% respondentów uznało brak możliwości poznawania nowych osób dołączających do firmy.
Korzyścią okazała się również dobra komunikacja z przełożonymi (82% wskazań) oraz z członkami zespołu (78% procent wskazań). Za największy minus pracy zdalnej 57% respondentów uznało brak możliwości poznawania nowych osób dołączających do firmy.
Organizacja zdalnej pracy zespołu wymaga od kadry zarządzającej innych kompetencji. Z sondażu Business Centre Club i 4 Business & People wynika, że menedżerowie w firmach, które przeszły na home office, mieli większy problem z wyznaczaniem celów dla podwładnych, trzymaniem standardów pracy oraz rozliczaniem pracowników z powierzanych obowiązków. Pandemia pokazała również, jak wartościowe są umiejętność adaptacji do zmian oraz zdolności interpersonalne.
Wymagające było również przyjmowanie do pracy nowych osób. Z badań ManpowerGroup wynika, że 81% pracodawców odczuwało wyzwania w obszarze rekrutacji. 35% przedsiębiorstw zadeklarowało, że było im trudno pozyskać pracowników wykazujących się rzetelnością, dyscypliną i wysokim poczuciem odpowiedzialności.
Ponad 25% organizacji zauważyło, że na rynku brakuje kompetencji związanych z logicznym myśleniem i umiejętnością rozwiązywania problemów.
W 2020 r. najwięcej pracowników wykonywało swoje zadania zdalnie w Finlandii (25,1%), Luksemburgu (23,1%) i Irlandii (21,5%). Najmniej zdalnych pracowników było w Bułgarii (1,2%), Rumunii (2,5%) i Chorwacji (3,1%). W Polsce odsetek osób pracujących z domu wynosił 8,9%. Wynik naszego kraju był poniżej średniej unijnej, która w 2020 r. wynosiła 12%. Według danych Eurostatu w 2020 r. odsetek kobiet pracujących zdalnie w większości krajów UE był wyższy niż odsetek mężczyzn. Różnica wahała się w przedziale od – 2,1% do 5,8%.
Elastyczne godziny pracy w trybie home office często przekładały się na to, że obowiązki służbowe zajmowły cały dzień. Pracodawcy wymagali z tego powodu dyspozycyjności od rana do wieczora. To wszystko spowodowało, że zatarła się różnica między życiem zawodowym i prywatnym. 43% osób pracujących zdalnie częściej niż przed pandemią pracowało w nadgodzinach, 47% – częściej niż przed pandemią odpisywało na służbowe maile po godzinach pracy, a 34% – częściej niż przed pandemią odbierało służbowe telefony po godzinach pracy.
Badania przeprowadzone w okresie maj – lipiec 2021 r. pokazały, że pandemia wpłynęła negatywnie na zdrowie psychiczne aż 60% respondentów. Ankietowani najczęściej skarżyli się na wyższy poziom stresu i lęki (22% wskazań), utratę lub przyrost wagi (20% wskazań) oraz gorszą jakość snu (19% wskazań).
Dziś już można przyjąć, że praca zdalna nie skończy się wraz z wygaszeniem epidemii. Wiele firm od ponad półtora roku pracuje w tym systemie bez większych zakłóceń i planuje ją kontynuować – niezależnie od pandemii – gdyż elastyczne podejście do zatrudnienia sprawdza się w wielu branżach, zwłaszcza kreatywnych.
Niemniej, nagłe przejście do pracy zdalnej spowodowane nieprzewidzianym lockdownem ujawniło w wielu organizacjach luki technologiczne i braki w kompetencjach i umiejętnościach pracowników, w tym m.in.: nieumiejętność adaptacji do zmian, brak odporności psychicznej, nieumiejętność samoorganizacji pracy, brak kompetencji do zdalnego zarządzania zespołem oraz braki w umiejętnościach informatycznych. Wdrożenie pracy zdalnej wymaga od pracodawcy odpowiedniego przygotowania, planowania i sprawnego wykorzystania odpowiednich narzędzi, w tym informatycznych.
Zmiany w prawodawstwie europejskim i polskim mogą pomóc w sprostaniu wyzwaniom związanym z równowagą między życiem zawodowym a prywatnym i zdrowiem pracowników zdalnych. Biorąc pod uwagę to, jak szybko i drastycznie pandemia zmieniła życie osobiste i zawodowe ludzi, pracownicy bardziej niż kiedykolwiek oczekują od swoich przywódców wskazówek i wsparcia.
Praca zdalna pociąga za sobą nowe wyzwania na poziomie firmy, dotyczące m.in. zarządzania obszarami HR i IT, strategii i kultury organizacyjnej oraz odpowiedzialności społecznej. W dłuższej perspektywie pracodawcy będą musieli wypracować nowe narzędzia i formuły dla takich aspektów, jak kontrola pracowników, rozliczanie efektów pracy, ocena pracowników, zasady awansowania, metody motywacji, utrzymywania integracji zespołów, komunikacji, dostępu do zasobów i wymiany wiedzy.
Źródło: parp.gov.pl
W związku z dużą popularnością pracy zdalnej do resortu pracy zostało wysłane zapytanie dotyczące zmian w kodeksie pracy. Kierująca pytanie posłanka Małgorzata Niemczyk była zainteresowana głównie refundacją pracy zdalnej dla pracownika.
Interpelacja nr 26850 do prezesa Rady Ministrów w sprawie refundacji kosztów poniesionych przez pracowników przy wykonywaniu pracy zdalnej
Szanowny Panie Premierze,
pandemia koronawirusa zmieniła naszą rzeczywistość także w zakresie pracy. Jedną z większych zmian jest wprowadzenie pracy zdalnej, czyli pracy wykonywanej poza miejscem jej stałego wykonywania. Praca zdalna pozwala pracodawcy na dalszą realizację poszczególnych zadań w obrębie prowadzonej działalności gospodarczej. Pracownikowi z kolei pozwala na świadczenie pracy w swoim domu, mieszkaniu lub ewentualnie w innym miejscu.
Ministerstwo Zdrowia pracuje nad projektem, który pozwoli firmom sprawdzać, czy ich pracownicy oraz klienci są zaszczepieni przeciw COVID-19. Istnieje prawdopodobieństwo, że ustawa wpłynie na decyzje pracodawców i część pracowników będzie oddalona do pracy zdalnej. W ustawach tarczy antykryzysowej oraz innych dotyczących COVID-19 nie ma żadnych regulacji na temat tego, w jaki sposób rozliczyć koszty, które pracownik poniósł w związku ze świadczeniem pracy zdalnej.
Występują jedynie zapisy, iż pracodawca jest zobligowany do zapewnienia narzędzi, materiałów całej obsługi logistycznej pracy zdalnej. Jak zatem dokonać zwrotu ewentualnych kosztów poniesionych przez pracownika? Mówimy tu m.in. o kosztach z tytułu zużycia mediów na potrzeby świadczenia pracy zdalnej. Praca zdalna staje się rzeczywistością, wiele firm i osób nie powróci do pracy w biurach, konieczne są długotrwałe regulacje w prawie pracy dotyczące refundacji kosztów poniesionych przez pracowników.
W związku z powyższym proszę o udzielenie odpowiedzi na następujące pytania:
W przypadku niemożności otrzymania pełnych informacji w odpowiedzi standardowej na moją interpelację proszę o udzielenie odpowiedzi w sposób niejawny. Z odpowiedzią zapoznam się osobiście we wskazanym dniu w Kancelarii Sejmu.
Posłanka Małgorzata Niemczyk
Łódź, dnia 10 września 2021 r.
Odpowiedź na interpelację nr 26850 w sprawie refundacji kosztów poniesionych przez pracowników przy wykonywaniu pracy zdalnej
Szanowna Pani Marszałek,
w odpowiedzi na interpelację nr 26850 Pani Poseł na Sejm RP Małgorzaty Niemczyk z dnia 14 września br. uprzejmie przedstawiam poniższe stanowisko.
Obowiązujące przepisy dotyczące pracy zdalnej, zawarte w art. 3 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, nie regulują obowiązku pracodawcy rekompensowania pracownikom kosztów ponoszonych z tytułu pracy zdalnej (np. z uwagi na ponoszenie przez pracownika zwiększonych kosztów zużycia mediów).
Brak ww. regulacji nie oznacza jednak, że pracownik, który poniósł koszty związane z pracą zdalną nie może domagać się zwrotu tych kosztów od pracodawcy, na zasadach ogólnych. Należy bowiem podkreślić, że wszelkie koszty związane z pracą w istocie obciążają pracodawcę. Oznacza to, że pracownik, który je poniósł, ma prawo domagać się od pracodawcy rekompensaty. Prawo do określonej rekompensaty powinno być jednak udokumentowane; w tym celu pracownik powinien przedstawić pracodawcy np. rachunki potwierdzające poniesione koszty.
We wrześniu, w porównaniu z poprzednim miesiącem, w większości prezentowanych obszarów gospodarki nastąpił spadek odsetka podmiotów wskazujących na poważne lub zagrażające stabilności firmy negatywne skutki pandemii.
Szczególnie wyraźnie sytuacja ta była widoczna wśród podmiotów handlu detalicznego z branży tekstylia, odzież, obuwie (spadek wskazań o 33,1 p.proc.) oraz wśród jednostek usługowych z sekcji zakwaterowanie i gastronomia (spadek o 15,9 p.proc.).
Wśród negatywnych skutków pandemii w ostatnich trzech miesiącach ankietowani najczęściej wskazują na wzrost kosztów, a także – w zależności od sektora – na spadek sprzedaży (przychodów), zakłócenia w łańcuchu dostaw oraz brak pracowników (ze względu na kwarantannę, chorobę lub urlop opiekuńczy). Na problem wzrostu kosztów szczególnie wyraźnie wskazują podmioty z sektora budowlanego (91,9% wskazań wśród jednostek o liczbie pracujących 250 i więcej osób oraz 83,5% wskazań wśród podmiotów wykonujących roboty budowlane związane ze wznoszeniem budynków). W porównaniu z poprzednimi badaniami przeprowadzonymi w czerwcu br. wyraźny wzrost wskazań dotyczących wzrostu kosztów wystąpił w przypadku jednostek usługowych (wzrost o 29,7 p.proc. w przypadku jednostek o liczbie pracujących od 10 do 49 osób oraz o 27,1 p.proc. w przypadku podmiotów o liczbie pracujących do 9 osób), a także jednostek handlu detalicznego (wzrost o 29,1 p.proc. w przypadku jednostek z branży tekstylia, odzież, obuwie oraz 24,1 p.proc w przypadku podmiotów zajmujących się sprzedażą żywności).
W kontekście oceny czasu przetrwania przedsiębiorstwa, generalnie nastąpił spadek odsetka wskazujących na możliwość przetrwania do 3 miesięcy i wzrost odsetka podmiotów wskazujących możliwość przetrwania powyżej 6 miesięcy. Najbardziej wyraźny spadek, w porównaniu z sierpniem br., odsetka ankietowanych wskazujących na możliwość przetrwania do 3 miesięcy wystąpił w przypadku jednostek z sekcji działalność w zakresie usług administrowania i działalność wspierająca (spadek o 16,0 p.proc.) oraz zakwaterowanie i gastronomia (spadek o 8,2 p.proc.). Wzrost wskazań czasu przetrwania przedsiębiorstwa powyżej 6 miesięcy zauważalny był szczególnie wyraźnie w przypadku jednostek handlu detalicznego z branży tekstylia, odzież, obuwie (wzrost o 13,1 p.proc.), a także podmiotów handlu hurtowego o liczbie pracujących od 50 do 249 osób i jednostek z sekcji przetwórstwo przemysłowe o liczbie pracujących od 10 do 49 osób (w obu przypadkach wzrost o 4,2 p.proc.).
Zmiany, w porównaniu z poprzednim miesiącem, odsetka pracowników wykonujących pracę zdalną i zbliżone formy pracy były zróżnicowane w zależności od sektora gospodarki. Największe spadki wystąpiły w przypadku jednostek handlu hurtowego o liczbie pracujących 250 i więcej osób (spadek o 7,6 p.proc.) oraz przedsiębiorstw budowlanych o liczbie pracujących do 9 osób (spadek o 5,0 p.proc.). W porównaniu z poprzednim miesiącem wzrost odsetka pracowników wykonujących pracę zdalną i zbliżone formy pracy odnotowały przede wszystkim jednostki z sekcji działalność w zakresie usług administrowania i działalność wspierająca (wzrost o 3,5 p.proc.) oraz podmioty usługowe o liczbie pracujących od 50 do 249 osób (wzrost o 3,1 p.proc.).
Wyniki wrześniowej ankiety wskazują na wyraźniejsze spadki zamówień składanych przez klientów wśród jednostek usługowych w sekcji zakwaterowanie i gastronomia. Spadki te wyniosły 19,2% we wrześniu wobec 2,8% przed miesiącem. W pozostałych przypadkach obserwowane zmiany zamówień były niewielkie.
Źrodło: GUS
