Udzielanie urlopów bezpłatnych

Zgodnie ze stanowiskiem NSA wyrażonym w uzasadnieniu do wyroku z dn. 18.03.1992 r. sędziowie stwierdzili, że urlop bezpłatny jest okresem, w którym mimo trwania stosunku pracy ulegają zawieszeniu wzajemne obowiązki i uprawnienia stron tego stosunku (II SA 101/92, ONSA 1994/1/2). Orzecznictwo sądowe w tej materii uznaje się za utrwalone i jednolite.

Wniosek pracownika o udzielenie urlopu bezpłatnego powinien wskazywać czas trwania urlopu. Pracownik może umotywować zamiar skorzystania z urlopu bezpłatnego, jednak decyzja w sprawie udzielenia urlopu należy wyłącznie do pracodawcy – może on uwzględnić bądź odrzucić wniosek pracownika. Negatywnie rozpatrzenie przez pracodawcę wniosku pracownika nie podlega kontroli sądowej.

Pracodawca nie może z własnej inicjatywy udzielić pracownikowi urlopu bezpłatnego. Przyznanie pracownikowi urlopu bezpłatnego z inicjatywy pracodawcy i bez pisemnego wniosku o udzielenie mu urlopu jest w świetle art. 174 § 1 k.p. bezskuteczne. Stanowisko to zostało podzielone w wyroku S.Apel. w Łodzi w wyroku z dn. 15.10.1996 r. (AUa 34/96, OSA 1997/10/35).

Słuszność takiej oceny jeszcze wyraźniej podkreślono w wyroku SN z dnia 12.08.2004 r. stanowiącym, że wniosek pracownika o urlop bezpłatny (art. 174 § 1 k.p.) oraz jego udzielenie przez pracodawcę są oświadczeniami woli, których wykładni należy dokonywać na podstawie art. 65 k.c. w związku z art. 300 k.p. (III PK 42/04, OSNP 2005/6/77).

Ponadto w II tezie cyt. wyroku SN wyjaśniono, że do zawarcia umowy o urlop bezpłatny nie dochodzi, jeżeli zgodnym zamiarem stron jest dalsze wykonywanie przez pracownika na rzecz pracodawcy tej samej pracy, lecz w ograniczonym zakresie. W przypadku gdy strony stosunku pracy ustaliły, że część zadań pracownika wynikających z łączącego je stosunku pracy będzie nadal wykonywana w czasie udzielonego mu urlopu bezpłatnego, to wówczas nie dojdzie do zawarcia między stronami innego stosunku prawnego, lecz będzie w dalszym ciągu obowiązywał ten sam stosunek pracy z tym, że o zmodyfikowanej treści.

Okres trwania urlopu bezpłatnego nie podlega ograniczeniom czasowym i zależy wyłącznie od woli stron. Należy podkreślić, że przy udzielaniu urlopu bezpłatnego przekraczającego 3 miesiące strony mogą przewidzieć dopuszczalność odwołania pracownika z tego urlopu z ważnych przyczyn (zaistniałych po stronie pracodawcy). Chodzi o przyczyny zaistniałe po rozpoczęciu przez pracownika urlopu bezpłatnego, których wcześniej nie można było przewidzieć. Ustawodawca nie zastrzegł formy pisemnej dla tej klauzuli, jej zastosowanie wydaje się jednak celowe.

Stosownie do art. 174 § 4 k.p. dopuszczalność zastrzeżenia wcześniejszego odwołania z urlopu bezpłatnego nie dotyczy przypadków uregulowanych w przepisach szczególnych (zostały wskazane poniżej).

W trakcie korzystania z urlopu bezpłatnego przez pracownika -pracodawca nie może dokonać wypowiedzenia umowy o pracę. Natomiast przepisy k.p. nie zabraniają pracownikowi złożyć takiego wypowiedzenia.

Warto jednocześnie odwołać się do wyroku SN z dn. 05.05.2005 r., z którego wynika, że udzielenie urlopu bezpłatnego na podstawie art. 174 § 1 k.p. po rozwiązaniu stosunku pracy jest nieważne (III PK 12/05, OSNP 2005/23/375), gdyż udzielenie tego urlopu jest czynnością prowadzącą do czasowego zawieszenia stosunku pracy.

Zgodnie z art. 174 § 2 k.p. okresu urlopu bezpłatnego nie wlicza się do czasu pracy, od którego uzależnione są uprawnienia pracownicze. Reguła ta nie znajduje zastosowania w przypadkach unormowanych w przepisach szczególnych k.p. oraz na podstawie odrębnych przepisów.

Wymaga podkreślenia, że pracodawca jest zobowiązany dopuścić pracownika do wykonywania pracy po zakończeniu urlopu bezpłatnego, a pracownik ma obowiązek stawić się do pracy po wyczerpaniu tego urlopu.

Urlop bezpłatny udzielany w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy

Za zgodą pracownika, wyrażoną na piśmie, pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu bezpłatnego w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy przez okres ustalony w zawartym w tej sprawie porozumieniu między pracodawcami (art. 174¹ § 1 k.p.).

Wyjątkowość tego rozwiązania polega na tym, że pracownik podejmujący zatrudnienie u nowego pracodawcy – na podstawie porozumienia między pracodawcami – nadal pozostaje u macierzystego pracodawcy w zatrudnieniu, a stosunek pracy ulega jedynie zawieszeniu.

Urlop taki może mieć zastosowanie np. w sytuacji, gdy macierzysty pracodawca okresowo nie dysponuje możliwością zapewnienia pracy w ramach istniejącego stosunku pracy i w związku z tym zawiera (na czas oznaczony) z innym pracodawcą stosowne porozumienie. Udzielenie urlopu bezpłatnego na podstawie art. 174¹ § 1 k.p. jest dopuszczalne także w odniesieniu do pracodawców współpracujących, gdy do wykonania zadań jednego z nich potrzebne jest na określony czas wsparcie kadrowe drugiego pracodawcy.

Podstawą zatrudnienia pracownika u innego pracodawcy jest:

• porozumienie zawarte między pracodawcami (k.p. nie określa formy tego porozumienia -dopuszczalna jest więc także forma ustna. We wspomnianym porozumieniu powinno się ustalić okres udzielenia urlopu bezpłatnego, wysokość wynagrodzenia i rodzaj wykonywanej pracy, gdyż na podstawie tych informacji pracownik może podjąć świadomą decyzję co do wyrażenia zgody na udzielenie mu urlopu – zarówno przed, jak i po zawarciu omawianego porozumienia),
• udzielenie pracownikowi urlopu bezpłatnego przez macierzystego pracodawcę,
• odrębna umowa o pracę (zazwyczaj terminowa) albo umowa cywilnoprawna zawarta pomiędzy pracownikiem i nowym pracodawcą.

Urlopy bezpłatne wliczane do stażu pracy

Pomimo zasady wyrażonej w art. 174 § 2 k.p. stanowiącej, że okresu urlopu bezpłatnego nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze, w niektórych unormowaniach prawa pracy zawarto przepisy będące odstępstwem od przytoczonej reguły.

W tabeli poniżej wymieniono urlopy bezpłatne, które zalicza się do ogólnego stażu pracy warunkującego uprawnienia oraz świadczenia pracownicze.

Niektóre urlopy bezpłatne wliczane do okresu zatrudnienia,
od którego zależą uprawnienia pracownicze

Okres urlopu bezpłatnego	Podstawa prawna
Urlop bezpłatny udzielony pracownikowi, za jego pisemną zgodą, w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy przez okres ustalony w zawartym w tej sprawie porozumieniu między pracodawcami (patrz: str. 3/4 nin. pkt).	art. 1741 § 2 k.p. w związku z art. 1741 § 1 k.p.
Urlop bezpłatny udzielony młodocianemu uczęszczającemu do szkoły dla pracujących – na jego wniosek – w okresie ferii szkolnych w wymiarze nieprzekraczającym łącznie z urlopem wypoczynkowym 2 miesięcy.	art. 205 § 4 k.p.
Urlop bezpłatny udzielony pracownikowi powołanemu do pełnienia z wyboru funkcji związkowej – poza zakładem pracy, jeżeli z wyboru wynika obowiązek wykonywania tej funkcji w charakterze pracownika – pod warunkiem, że pracownik stawi się do pracy w ciągu 7 dni od rozwiązania stosunku pracy z wyboru. Niedotrzymanie tego terminu powoduje wygaśnięcie stosunku pracy i wszelkie związane z tym faktem konsekwencje, chyba że nastąpiło to z przyczyn niezależnych od pracownika (art. 74 k.p.).	art. 25 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 23.05.1991 r. o związkach zawodowych (Dz.U. z 2019 r. poz. 263)
Urlop wychowawczy – jest wliczany do stażu pracowniczego w dniu jego zakończenia.	art. 1865 k.p.
Urlop bezpłatny udzielony pracownikowi powołanemu do odbycia ćwiczeń wojskowych lub pełnienia okresowej służby wojskowej albo terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie na okres trwania tych ćwiczeń bądź służby jest okresem, w którym pracownik zachowuje wszystkie uprawnienia wynikające ze stosunku pracy, z wyjątkiem prawa do wynagrodzenia. Do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze, w tym wymiar urlopu wypoczynkowego za dany rok, wlicza się także okres urlopu bezpłatnego udzielonego przez pracodawcę żołnierzom rezerwy posiadającym przydziały kryzysowe.	art. 124 oraz art. 132d ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 21.11.1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2021 r. poz. 372)
Okres urlopu bezpłatnego udzielonego osobie skierowanej do pracy przy zwalczaniu epidemii. Skierowanie takie może dotyczyć pracowników podmiotów leczniczych, osób wykonujących zawody medyczne oraz osób, z którymi podpisano umowy na wykonywanie świadczeń zdrowotnych. Również inne osoby mogą być skierowane, jeżeli jest to uzasadnione aktualnymi potrzebami podmiotów kierujących zwalczaniem epidemii.	art. 47 ust. 8 ustawy z dnia 05.12.2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi (Dz.U. z 2020 r. poz. 1845, z późn. zm.)

 

Zbliżone zasady wliczania urlopu bezpłatnego do ogólnego okresu zatrudnienia, warunkującego uprawnienia pracownicze, przewidziano również w innych przepisach, określających prawa i obowiązki odrębnych grup zawodowych.

 

Relacja między urlopem bezpłatnym a urlopem wypoczynkowym

 

Pracownikowi powracającemu do pracy u dotychczasowego pracodawcy w ciągu roku kalendarzowego, po urlopie bezpłatnym trwającym co najmniej 1 miesiąc przysługuje urlop:

• w wymiarze proporcjonalnym do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego – w razie zatrudnienia na czas nie krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego lub
• w wymiarze proporcjonalnym do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym – w razie zatrudnienia na czas krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego.

 

Stosując powyższe przepisy, należy w razie potrzeby uwzględnić art. 155¹ § 2 k.p. – w sytuacji, w której pracownik przed rozwiązaniem stosunku pracy wykorzystał u dotychczasowego pracodawcy urlop wypoczynkowy w wyższym wymiarze niż wynikałoby to z przepracowanego okresu. W takim przypadku u kolejnego pracodawcy przysługuje pracownikowi za dany rok kalendarzowy urlop w wymiarze proporcjonalnie obniżonym. Równocześnie jednak łączny wymiar urlopu w danym roku kalendarzowym nie może być niższy aniżeli wynikający z okresu przepracowanego w tym roku kalendarzowym u wszystkich pracodawców.

Ustalając, zgodnie z art. 155¹ § 1 pkt 2 k.p., wymiar proporcjonalnego urlopu wypoczynkowego, należy uwzględnić pełne miesiące kalendarzowe, podczas których pracownik korzystał z urlopu bezpłatnego.

Może się jednak zdarzyć, iż urlopy bezpłatne przypadają w ciągu
roku kalendarzowego w okresach krótszych niż 1 miesiąc. W razie gdy okresy nieobecności w pracy z tytułu urlopu bezpłatnego obejmują części miesięcy kalendarzowych, przy proporcjonalnym obniżeniu wymiaru urlopu wypoczynkowego, zgodnie z art. 155² § 2 k.p., za miesiąc uważa się łącznie 30 dni.

Jeżeli pracownik korzystał z urlopu bezpłatnego przez pełny rok kalendarzowy, wówczas za ten rok urlop wypoczynkowy nie przysługuje.

 

Szczególne rodzaje urlopów bezpłatnych

 

Urlop bezpłatny dla nauczyciela mianowanego w związku z przeniesieniem do miejscowości
stałego zamieszkania współmałżonka

 

Zgodnie z przepisami art. 70 ustawy z dnia 26.01.1982 r. – Karta Nauczyciela (Dz.U. z 2019 r. poz. 2215, ze zm.), nauczycielowi zatrudnionemu na podstawie mianowania przysługuje również bezpłatny urlop w związku ze zmianą pobytu na miejsce stałego zamieszkania współmałżonka. Dyrektor udziela wyżej wymienionego urlopu, jeśli są spełnione łącznie następujące warunki:

• nauczyciel złożył podanie o przeniesienie do miejscowości będącej miejscem stałego zamieszkania współmałżonka oraz
• podanie to nie może być uwzględnione z powodu niemożności zatrudnienia nauczyciela w zawodzie nauczycielskim w miejscu stałego zamieszkania współmałżonka.

Urlop, o którym mowa, nie może przekroczyć 2 lat, a jeżeli w tym okresie nauczyciel nie podjął ponownie pracy, stosunek pracy ulega rozwiązaniu.

 

Urlop bezpłatny udzielony na okres sprawowania mandatu radnego

 

Stosownie do treści art. 24b ustawy z dnia 08.03.1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2020 r. poz. 713, ze zm.) osoba wybrana na radnego nie może:

• wykonywać pracy w ramach stosunku pracy w urzędzie gminy,
  w której uzyskała mandat oraz
• sprawować funkcji kierownika lub jego zastępcy w jednostce organizacyjnej tej gminy.

 

W związku z powyższym osoba, o której mowa – przed przystąpieniem do wykonywania mandatu – obowiązana jest złożyć wniosek
o urlop bezpłatny w terminie 7 dni od dnia ogłoszenia wyników wyborów przez właściwy organ wyborczy.

Niezłożenie przez tę osobę wniosku o udzielenie urlopu bezpłatnego jest równoznaczne ze zrzeczeniem się mandatu.

Urlop bezpłatny przyznawany jest na okres sprawowania mandatu oraz 3 miesięcy po jego wygaśnięciu – bez względu na rodzaj i okres trwania stosunku pracy.

W przypadku gdy radny pozostawał w stosunku pracy zawartym na czas określony, a który ustałby przed terminem zakończenia urlopu bezpłatnego, ulega on przedłużeniu do 3 miesięcy po zakończeniu tego urlopu.

Powyższe przepisy stosuje się odpowiednio w przypadku obsadzenia mandatu radnego w drodze uchwały rady gminy podjętej na podstawie przepisów ustawy z dnia 05.01.2011 r. – Kodeks wyborczy (Dz.U. z 2020 r. poz. 1319).

Jeżeli radny – po zakończeniu kadencji – zgłosi gotowość przystąpienia do pracy w terminie 7 dni od dnia wygaśnięcia mandatu, wówczas pracodawca jest zobowiązany przyjąć radnego do pracy na tym samym lub równorzędnym stanowisku pracy za wynagrodzeniem odpowiadającym takiemu, jakie otrzymywałby, gdyby nie korzystał z urlopu bezpłatnego.

Maciej Ofierski