Sposób usprawiedliwiania nieobecności w pracy określa rozp. MPiPS z dn. 15.05.1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. Nr 60, poz. 281, z późn. zm.). Odpowiednie unormowania w omawianym zakresie mogą też zostać zawarte w u.z.p. lub regulaminie pracy.

 

Przyczyny usprawiedliwiające nieobecność pracownika w pracy

Zgodnie z § 1 cyt. rozp. przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są:

• zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy (czyli w k.p., innych ustawach i rozp., a także w wewnątrzzakładowych aktach prawnych), które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy oraz jej świadczenie, jak również
• inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy.

Obowiązki pracownika wobec pracodawcy w razie niemożności stawienia się do pracy

Pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeżeli przyczyna nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia. Inaczej mówiąc, wszelkie znane pracownikowi okoliczności, które uniemożliwią stawienie się do pracy (np. konieczność osobistego zgłoszenia się na wezwanie organu administracyjnego lub sądowego) wymagają uprzedniego powiadomienia pracodawcy.

W przypadku zaistnienia przyczyn uniemożliwiających stawienie się do pracy pracownik ma obowiązek niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie trwania nieobecności, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy. Jeżeli przepisy prawa pracy obowiązujące u danego pracodawcy nie określają sposobu zawiadomienia pracodawcy o nieobecności, pracownik dokonuje tego osobiście lub przez inną osobę, telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności (np. internetu) albo drogą pocztową, przy czym za datę zawiadomienia uważa się wtedy datę stempla pocztowego. Niedotrzymanie ww. terminu może być usprawiedliwione szczególnymi okolicznościami, zwłaszcza obłożną chorobą pracownika połączoną z brakiem lub nieobecnością domowników albo innym zdarzeniem losowym.

Po ustaniu występowania szczególnych okoliczności pracownik zawiadamia pracodawcę o przyczynie nieobecności i planowanym okresie jej trwania – nie później niż w drugim dniu od ustąpienia tych okoliczności.

Dowody stanowiące podstawę usprawiedliwienia nieobecności w pracy

Powiadomienie pracodawcy o przyczynie nieobecności w pracy oraz o przewidywanym okresie jej trwania jest obowiązkiem pracownika odmiennym rodzajowo od obligatoryjnej czynności, jaką jest usprawiedliwienie absencji w pracy. Oznacza to, że powiadomienie pracodawcy o nieobecności dokonane zgodnie z omówionymi wcześniej przepisami nie jest równoznaczne z usprawiedliwieniem tej nieobecności.

Stosownie do treści § 3 cyt. rozp. dowodami usprawiedliwiającymi nieobecność w pracy są:

• zaświadczenie lekarskie, o którym mowa w art. 55 ust. 1 ustawy z dn. 25.06.1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2010 r. Nr 77, poz. 512, z późn. zm.). Chodzi zatem o zaświadczenie lekarskie o czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby lub konieczności osobistego sprawowania przez pracownika opieki nad chorym członkiem rodziny, wystawione na formularzu ZUS ZLA, wg wzoru określonego w zał. nr 1 do rozp. MPiPS z dn. 27.07.1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu wystawiania zaświadczeń lekarskich, wzoru zaświadczenia lekarskiego i zaświadczenia lekarskiego wydanego w wyniku kontroli lekarza orzecznika Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. z 2013 r. poz. 229),
• decyzja właściwego państwowego inspektora sanitarnego – wydana w myśl przepisów o zwalczaniu chorób zakaźnych – w razie odosobnienia pracownika z przyczyn przewidzianych tymi przepisami,
• oświadczenie pracownika – w razie zaistnienia okoliczności uzasadniających konieczność sprawowania przez pracownika osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem do lat 8 z powodu nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, klubu dziecięcego, przedszkola lub szkoły, do której dziecko uczęszcza,
• oświadczenie pracownika o chorobie niani lub dziennego opiekuna oraz kopia zaświadczenia lekarskiego, o którym mowa w art. 55 ust. 1 ustawy z dn. 25.06.1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2010 r. Nr 77, poz. 512, z późn. zm.), albo kopia zaświadczenia lekarskiego wystawionego na zwykłym druku, stwierdzającym niezdolność do pracy niani lub dziennego opiekuna, potwierdzone przez pracownika za zgodność z oryginałem – w przypadku choroby niani, z którą rodzice mają zawartą umowę uaktywniającą, o której mowa w ustawie z dn. 04.02.2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (Dz.U. z 2013 r. poz. 1457), lub dziennego opiekuna sprawujących opiekę nad dzieckiem,
• imienne wezwanie pracownika do osobistego stawienia się, wystosowane przez organ właściwy w sprawach powszechnego obowiązku obrony, organ administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sąd, prokuraturę, policję, albo organ prowadzący postępowanie w sprawach o wykroczenia – w charakterze strony bądź świadka w postępowaniu prowadzonym przed tymi organami, zawierające adnotację potwierdzającą zgłoszenie się pracownika na to wezwanie,
• oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny.

Należy podkreślić, że wśród podstawowych obowiązków pracownika ustawodawca wskazał przestrzeganie regulaminu pracy i ustalonego w zakładzie pracy porządku (art. 100 § 2 pkt 2 k.p.). W ramach tej powinności mieści się także obowiązek przestrzegania regulacji w zakresie usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Jeżeli pracownik nie zastosuje się do tych przepisów, musi się liczyć z poważnymi konsekwencjami. Potwierdzenie takiego stanu rzeczy znalazło odzwierciedlenie w sentencji wyroku SN z dn. 14.12.2000 r., zgodnie z którym nieusprawiedliwienie nieobecności w pracy stanowi ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych pomimo uprzedniego zawiadomienia pracodawcy o nieobecności i jej przyczynie (I PKN 150/00, OSNAPiUS 2002/15/347). Ponadto zawiadomienie pracodawcy o rozpoczęciu zaległego urlopu wypoczynkowego nie usprawiedliwia nieobecności pracownika w pracy (wyrok SN z dn. 05.12.2000 r., I PKN 121/00, Mon. Prac. 2001/15).