Przepisy k.p. przewidują dwa rodzaje urlopów bezpłatnych, mianowicie „zwykły” urlop oraz urlop udzielony w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy.

 

Urlop bezpłatny może być udzielony przez pracodawcę wyłącznie na pisemny wniosek pracownika (w przypadku „zwykłego” urlopu) lub za zgodą pracownika, wyrażoną na piśmie (w odniesieniu do urlopu udzielonego w celu świadczenia pracy u innego pracodawcy).

Pracodawca nie ma obowiązku udzielenia urlopów bezpłatnych. Z drugiej strony pracodawca nie jest uprawniony do udzielenia pracownikowi urlopu bezpłatnego w drodze jednostronnej decyzji (bez uzgodnienia z pracownikiem). Takie postępowanie pracodawcy jest w świetle art. 174 § 1 k.p. bezskuteczne.

Okres urlopu bezpłatnego stanowi zawieszenie stosunku pracy i nie jest wliczany do stażu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze (art. 174 § 2 k.p.). Wyjątkiem w tym zakresie są urlopy udzielone na podstawie art. 174¹ § 1 k.p. (praca u innego pracodawcy) — urlopy te wlicza się do stażu pracowniczego u macierzystego pracodawcy.

Przy udzielaniu urlopu bezpłatnego — dłuższego niż 3 miesiące — strony mogą przewidzieć dopuszczalność odwołania pracownika z urlopu z ważnych przyczyn.

W części B akt pracowniczych, dotyczącej przebiegu zatrudnienia, pracodawca przechowuje pisma związane z udzieleniem pracownikowi urlopu bezpłatnego. Ponadto w indywidualnej karcie ewidencji czasu pracy pracodawca czyni wzmiankę o udzieleniu pracownikowi urlopu bezpłatnego (patrz: wzór karty miesięcznej ewidencji czasu pracy — poz. 4 w nin. rubryce).

Unormowania prawa pracy nie określają urzędowego wzoru wniosku o udzielenie urlopu bezpłatnego. Proponowane formularze umożliwiają udzielenie urlopu zarówno na mocy art. 174 § 1 k.p., jak i 174¹ § 1 k.p. W naszej propozycji wniosku zamieszczono klauzulę zawierającą uzasadnienie udzielenia urlopu — należy zaznaczyć, iż nie jest ona obligatoryjna. Tak więc wniosek bez takiej klauzuli również spełnia wymagania kodeksowe.

Wniosek pracownika o urlop bezpłatny (art. 174 § 1 k.p.) oraz jego udzielenie przez pracodawcę są oświadczeniami woli, których wykładni należy dokonywać na podstawie art. 65 k.c. w zw. z art. 300 k.p. (por. wyrok SN z dn. 12.08.2004 r. [III PK 42/04, OSNAPiUS 2005/6/77]).