Spółka zatrudnia pracowników. Głównie są to handlowcy/przedstawiciele handlowi, poszukujący klientów/intensyfikujący sprzedaż kontrahenta dla klientów już pozyskanych, na określonym terenie Polski. Zakres działania pracowników nie ogranicza się na ogół do jednej miejscowości. Czy spółka może wydatki na noclegi ww. pracowników zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

 

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749, z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko – przedstawione we wniosku z dnia 23 grudnia 2013 r. (data wpływu 27 grudnia 2013 r.), o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na noclegi pracowników zatrudnionych na stanowiskach przedstawicieli handlowych – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 27 grudnia 2013 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na noclegi pracowników zatrudnionych na stanowiskach przedstawicieli handlowych.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny:

Spółka prowadzi działalność gospodarczą w zakresie szeroko rozumianego pośrednictwa przy sprzedaży produktów kosmetycznych. W celu zbudowania siatki odbiorców, pozyskania nowych klientów dla podmiotu, dla którego Spółka świadczy usługi szeroko rozumianej prospekcji rynku (dalej: Kontrahent), Spółka zatrudnia pracowników. Głównie są to handlowcy/przedstawiciele handlowi (dalej: Pracownicy), poszukujący klientów/intensyfikujący sprzedaż Kontrahenta dla klientów już pozyskanych, na określonym terenie Polski. Zakres działania Pracowników nie ogranicza się na ogół do jednej miejscowości. Jako obszar działania wskazany jest geograficznie, czy też administracyjne wyodrębniony region. I tak w umowach o pracę, jako miejsce świadczenia pracy, wskazane jest, przykładowo: województwo dolnośląskie; województwo kujawsko-pomorskie, województwo śląskie, województwo dolnośląskie i wielkopolskie. Oznacza to, że miejscem świadczenia pracy Pracowników nie jest jedna administracyjnie wyodrębniona miejscowość) ale pewien obszar, Może się tak zdarzyć, że Pracownicy nie mają miejsca zamieszkania na obszarze, na którym mają świadczyć pracę. Z przyjętych zasad funkcjonowania Spółki oraz obowiązujących w praktyce reguł wykonywania zawodu handlowca, tego rodzaju pracownik ma wpisany w zakres swoich obowiązków poszukiwanie oraz utrzymywanie relacji handlowych z klientem, co przekłada się na liczne spotkania, odbywane na ogół w siedzibie Klienta, prowadzącego swą działalność w granicach obszaru wchodzącego w zakres miejsca świadczenia pracy” przez handlowca, Nie inaczej jest w przypadku Pracowników Wnioskodawcy. Takich spotkań, odbywanych przez Pracowników, może być nawet kilka, czy kilkanaście w tygodniu, Jeśli z powodów logistycznych bezzasadne jest codzienne powracanie z takich spotkań do miejsca zamieszkania, Pracownicy mają prawo, a nawet obowiązek (biorąc pod uwagę bezpieczeństwo pracownika oraz efektywne wykorzystania czasu pracy), skorzystania z noclegu (usługi hotelowej, za którą koszt ponosi Spółka), Wnioskodawca bowiem jest zainteresowany tym, aby Pracownicy odbyli jak najwięcej spotkań z Klientami/potencjalnymi Klientami, a nie tym aby Pracownicy spędzali czas głównie przemieszczając się (powracając na nocleg do swoich domów, a następnego dnia ponownie jadąc do miejsc znajdujących się nieopodal tych, skąd dzień wcześniej powrócili). Mając na względzie powyższe, ze szczególnym uwzględnieniem faktu szeroko zakreślonego miejsca świadczenia pracy przez Pracowników, uniemożliwiającego stosowanie przepisów o podróżach służbowych (delegacjach) pojawiła się wątpliwość, czy Spółka prawidłowo postępuje, uznając koszt usługi hotelowej w analizowanym stanie faktycznym:

• za koszt uzyskania przychodu
• i jednocześnie wartość, nie generującą dla Pracowników przychodu wymagającego odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

Czy prawidłowe jest stanowisko Spółki, zgodnie z którym koszty noclegów Pracowników (zatrudnionych na stanowiskach przedstawicieli handlowych) Spółka zalicza do kosztów uzyskania przychodów?
Czy prawidłowe jest stanowisko Spółki, zgodnie z którym zapewnienie ww. Pracownikom noclegów, nie stanowi, przychodu do opodatkowania po stronie Pracowników, a tym samym na Spółce nie ciąży obowiązek uwzględnienia go w rozliczeniu podatku dochodowego od osób fizycznych?
Niniejsza interpretacja dotyczy podatku dochodowego od osób prawnych czyli odpowiedzi na pytanie nr 1.

Zdaniem Wnioskodawcy konstrukcja przepisu dotyczącego kosztów uzyskania przychodów daje podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów (niewymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych), pod warunkiem, że wykaże ich bezpośredni bądź pośredni związek z prowadzoną działalnością a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Tak więc kosztami uzyskania przychodów są wszelkie, racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów; z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy.

Należy przy tym zauważyć, że definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów, W pozostałych przypadkach, należy zaś zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Kosztami uzyskania przychodów są więc wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Zatem do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć wszystkie koszty, zarówno te bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile zostały prawidłowo udokumentowane, za wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów. Podatnik, zaliczając dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów, winien wykazać przede wszystkim jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz to, że poniesienie wydatku ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu lub że wydatek ten jest związany z konkretnym przedsięwzięciem gospodarczym.

Odnosząc powyższe do zaprezentowanego w niniejszym wniosku stanu faktycznego, nie ulega wątpliwości, że ponoszone przez Spółkę koszty noclegów dla Pracowników, których miejsce wykonywania pracy jest określone szeroko jako pewien obszar Polski i to zarówno, wtedy, gdy noclegi mają miejsce w hotelach posadowionych w granicach miejsca świadczenia pracy (ale poza miejscem stałego zamieszkania) jak i poza tym obszarem, służą uzyskaniu przychodów. Po pierwsze dlatego, że Pracownicy odbywający spotkania z klientami/potencjalnymi klientami realizują prace, które służą uzyskaniu przychodów, lub też umożliwiają zabezpieczenie ich powstania. Po drugie, to Spółka, chcąc w optymalny sposób wykorzystać czas pracy Pracowników, wymaga, aby pracownik nie wracał na nocleg do domu, jeśli następnego dnia ma odbyć kolejne spotkania, a miejsce tych spotkań jest bliższe miejscu ostatniego spotkania niż miejsce zamieszkania. Ponadto, dzięki temu Spółka zużywa mniej paliwa oraz pojazdy, wykorzystywane przy transporcie.

Konsekwentnie związek przyczynowo-skutkowy, o którym mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych jest bezsprzeczny. W opisanym stanie faktycznym, uwzględniając zaprezentowane przez Wnioskodawcę argumenty, koszty noclegów dla Pracowników stanowią koszty uzyskania przychodów, wpływając tym samym na obniżenie w Spółce podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej przez Spółkę oceny swego stanowiska.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 21 marca 2014 r., sygn. IPPB3/423-1063/13-2/MC