Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą. Czy poniesione wydatki na podróż służbową stanowią koszt?

Odpowiedź:

Przedsiębiorca (właściciel firmy) ponoszący wydatki wynikające z odbywania przez niego podróży służbowych może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów faktycznie poniesione i właściwie udokumentowane wydatki związane z wyjazdem.
Zgodnie z ogólną regułą kosztami podatkowymi mogą być tylko takie wydatki, które wpływają na osiągnięcie przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Ponadto wydatek nie może znajdować się w katalogu wydatków, które nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Należy zatem przyjąć, iż kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów; przy czym przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodu, każdy przypadek poza wyraźnie wskazanymi w ustawie wymaga indywidualnej oceny pod kątem bezpośredniego związku z przychodami i racjonalnością działania dla ociągnięcia przychodu.

Reasumując, określony wydatek może być uznany za koszt uzyskania przychodu, jeżeli:

• został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów
• nie znajduje się na liście stanowiącej katalog wydatków i odpisów, które nie mogą być zaliczone do kosztów podatkowych.

Niewątpliwie wydatki z tytułu odbycia podróży służbowej spełniają wskazane kryteria, jednakże, w myśl art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o PIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących – w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.
Podrożą służbową osoby prowadzącej działalność gospodarczą będzie wyłącznie taka podróż, która pozostaje w związku z tą działalnością i ma na celu osiągnięcie przychodów albo zabezpieczenie źródła przychodów. Nie jest konieczne osiągnięcie konkretnego przychodu, wystarcza wykazanie, że podróże miały związek z działalnością gospodarczą. Przepisy ustawy o PIT nie uzależniają zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów do kosztów diet z tytułu podróży służbowej osób prowadzących działalność gospodarczą od rodzaju prowadzonej działalności.

Rafał Styczyński
doradca podatkowy