Płatnik prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą przy zatrudnieniu pracowników z miejscowości położonych w znacznej odległości od siedziby firmy. W związku z tym wynajmuje niektórym pracownikom mieszkania oraz je opłaca. Jest też stroną umów najmu takich mieszkań. Czy koszt wynajmu mieszkań oraz innych opłat związanych z mieszkaniami, koszt zakupu mebli do mieszkań oraz koszt składek ZUS pokrywanych przez płatnika od świadczeń niepieniężnych ponoszonych na rzecz pracowników przez płatnika stanowi koszt uzyskania przychodu?

 

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 10 września 2012 r. (data wpływu 13 września 2012 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie kosztów uzyskania przychodu – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 13 września 2012 r. został złożony wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie kosztów uzyskania przychodu.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny:

Prowadzi Pan jednoosobową działalność gospodarczą przy zatrudnieniu pracowników z miejscowości położonych w znacznej odległości od siedziby firmy. W związku z tym wynajmuje Pan niektórym pracownikom mieszkania oraz je opłaca. Jest też stroną umów najmu takich mieszkań. Za pracowników ponoszone są następujące koszty: czynsz, media związane z tymi mieszkaniami (energia, gaz, itd.) Wszystkie wydatki są udokumentowane fakturami VAT wystawianymi na Pana. Pracownicy mieszkają po dwóch w jednym wynajmowanym mieszkaniu. Każdy ma do dyspozycji jeden z pokoi (na wyłączność) oraz do wspólnego korzystania kuchnię, łazienkę. Wyliczając zaliczkę na podatek dochodowy pracownikom, dla których wynajmowane są mieszkania, nie stosuje się podwyższonych kosztów uzyskania przychodu, wymienionych w art. 22 ust. 2 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przewidzianych dla osób, których miejsce zamieszkania położone jest poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy. W celu wyposażenia wynajętych dla pracowników mieszkań dokonał Pan zakupu niezbędnych mebli. Wynajęte mieszkania nie posiadały bowiem żadnego wyposażenia. Meble stanowią własność Pana. Wartość udostępnionych pracownikom mieszkań służbowych ze wszystkimi opłatami jest przychodem pracownika z tytułu stosunku pracy i stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników. Stąd też dokonuje Pan naliczenia składek na ubezpieczenia społeczne od wskazanych świadczeń niepieniężnych dokonywanych na rzecz pracowników. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, tj. ustawą z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. 1998 Nr 137 poz. 887 ze zm.) część składek jest pokrywana przez płatnika, tj. Pana.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

1. Czy w związku z opłaceniem przez Pana za pracowników świadczeń z tytułu najmu mieszkań w okresie od września 2007 r. do grudnia 2010 r., wartość tych opłat (wymienionych w stanie faktycznym) do wysokości 500 zł na jednego pracownika, będzie przychodem zwolnionym z opodatkowania dla tych pracowników i jako płatnik, od tej wartości nie będzie musiał Pan pobierać podatku dochodowego od osób fizycznych?
2. Czy w związku z opłaceniem przez Pana za pracowników świadczeń z tytułu najmu mieszkań w okresie od stycznia 2011 r., wartość tych opłat (wymienionych w stanie faktycznym) do wysokości 500 zł na jednego pracownika, będzie przychodem zwolnionym z opodatkowania dla tych pracowników i jako płatnik, od tej wartości nie będzie musiał Pan pobierać podatku dochodowego od osób fizycznych?
3. Czy ustalając kwotę przychodu przypadającego na jednego pracownika, aby ustalić czy przekroczył on kwotę 500 zł należy dodać wszystkie opłaty związane z jednym mieszkaniem, tj. czynsz i inne opłaty ponoszone przez Pana w danym miesiącu, wskazane w opisie stanu faktycznego i podzielić sumę tych opłat przez ilość mieszkających tam pracowników w danym miesiącu, czy też obliczeń tych należy dokonać w inny sposób?
4. Czy koszt wynajmu mieszkań oraz innych opłat związanych z mieszkaniami, koszt zakupu mebli do mieszkań oraz koszt składek ZUS pokrywanych przez płatnika od świadczeń niepieniężnych ponoszonych na rzecz pracowników przez Pana stanowi koszt uzyskania przychodu?

Przedmiotem niniejszej interpretacji jest odpowiedź na pytanie czwarte. W pozostałym zakresie wniosek zostanie rozpatrzony odrębnymi pismami.

Zdaniem Wnioskodawcy, koszt wynajmu mieszkań oraz innych opłat związanych z mieszkaniami, koszt zakupu mebli do mieszkań oraz koszt składek ZUS pokrywanych przez niego jako płatnika od świadczeń niepieniężnych ponoszonych na rzecz zatrudnionych w firmie pracowników stanowi koszt uzyskania przychodu w prowadzonej działalności gospodarczej. Wskazuje Pan, iż zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodu są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów. W związku z powyższym obecność pracowników w firmie w celu świadczenia przez nich pracy jest niezbędna, a codzienne dojazdy z miejsca ich zamieszkania do miejsca siedziby firmy są bardzo uciążliwe ze względu na zbyt dużą odległość między miejscowościami. Wynajęcie mieszkania nie ma charakteru osobistego. Natomiast koszty poniesione na wynajem mieszkania są mniejsze aniżeli koszty miesięczne wynajęcia pokoju w hotelu, czy koszty paliwa na dojazdy. Z art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie wynika, iż kosztu wynajęcia mieszkania nie uważa się za koszty uzyskania przychodów. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera wykazu wydatków, który przesądzałby o ich zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów. Zatem przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. W takim ujęciu kosztami tymi będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wówczas gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty. Przy czym związek przyczynowy pomiędzy poniesieniem wydatku, a osiągnięciem przychodu bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczyniać się do osiągnięcia przychodu bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodu. Aby wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu winien, w myśl powołanego przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:

1. pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
2. nie znajdować się na liście wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
3. być właściwie udokumentowany.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy. W oparciu o kryterium stopnia tego powiązania ustawodawca wyróżnia koszty podatkowe bezpośrednio związane z przychodami i inne niż bezpośrednio z nimi związane, których nie można wprost przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako zmierzające do ich osiągnięcia (tzw. koszty pośrednie).

Tak więc, aby wydatek poniesiony przez podatnika mógł stanowić koszt uzyskania przychodów, musi on spełniać łącznie następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika,
• jest definitywny, a więc bezzwrotny,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
• nie jest kosztem wymienionym w art. 23 ust. 1 ustawy,
• został właściwie udokumentowany.

Jednocześnie należy podkreślić, że o tym co jest celowe i potrzebne w prowadzonej działalności, decyduje podmiot prowadzący działalność gospodarczą, a nie organ podatkowy. Na podatniku spoczywa zatem obowiązek wykazania związku poniesionych kosztów z działalnością gospodarczą oraz okoliczności, iż ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiągniętych przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, zwłaszcza w sytuacji wystąpienia sporu w tej kwestii.

We wniosku wskazano, że wydatki (koszt wynajmu mieszkań oraz innych opłat związanych z mieszkaniami, koszt zakupu mebli, składki ZUS) poniesione zostały na rzecz zatrudnionych pracowników, których miejsce zamieszkania położone jest w znacznej odległości od siedziby Pana firmy. Tym samym uznać należy, iż ich poniesienie nie miało charakteru osobistego lecz pozostawały w ścisłym związku z prowadzoną przez Pana działalnością gospodarczą jako tzw. „koszty pracownicze”. W takiej też sytuacji można przyjąć, iż wydatki te jako wydatki pośrednie pozostają w związku ze źródłem przychodów i mogą tym samym podlegać zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów z tego źródła.

Jednocześnie należy podkreślić, iż w przypadku zakupu mebli (wyposażenie wynajmowanych mieszkań), ich koszt jako wydatek może zostać zaliczony bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodu z działalności, jeżeli ww. meble nie będą w świetle przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowiły środków trwałych. W sytuacji bowiem wyposażenia wynajmowanego mieszkania w składniki (meble), które spełniają definicję środków trwałych, ich zaliczenie do kosztów uzyskania przychodu winno odbywać się według reguł określonych w art. 22a – 22o ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie bowiem z treścią art. 22 ust. 8 powołanej ustawy kosztem uzyskania przychodów są odpisy z tytułu zużycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (odpisy amortyzacyjne) dokonywane wyłącznie zgodnie z art. 22a-22o, z uwzględnieniem art. 23.

Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 05.12.2012 r., sygn. ITPB1/415-1009d/12/AD