„Pracownik miał przyznany dodatek specjalny z tytułu zwiększonego zakresu zadań na podstawie pisma (angażu) na okres jednego roku. Po tym okresie pracownik wykonywał te zadania a pracodawca wypłacał mu dodatek, bez pisemnego przyznania (angażu) dodatku specjalnego. Pracownik otrzymał wynagrodzenie w nadmiernej wysokości, ale należące się z uwagi na wykonaną pracę. Co należy zrobić w chwili obecnej, aby unormować zaistniałą sytuację, czy wystarczy zawrzeć porozumienie pomiędzy pracownikiem a pracodawcą regulujące zaistniałą sytuację ? Czy też w inny sposób?”

Na podstawie …

(…) art. 36 ust. 5 ustawy o pracownikach samorządowych – „pracownikowi samorządowemu z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań może zostać przyznany dodatek specjalny.” Z powyższego zapisu wynika bowiem, że wskazane przesłanki przyznania dodatku specjalnego (tj. okresowe zwiększenie obowiązków służbowych lub powierzenie dodatkowych zadań) ograniczają możliwość jego przyznania jedynie do konkretnego, z góry wiadomego okresu.

Co więcej, sformułowanie to sugeruje bowiem, że mamy do czynienia tylko z dodaniem zadań, co powinno mieć charakter okresowy. Przyznanie dodatku specjalnego wymaga więc wskazania czasu, na jaki dodatek został przyznany, oraz uzasadnienia jego przyznania. Z treści opisanego w pytaniu stanu faktycznego wynika, że po upływie okresu jednego roku, w ramach którego pracownik pobierał dodatek specjalny z tytułu zwiększonego zakresu zadań, na podstawie sporządzonego na tę okoliczność faktyczną pisma (angażu) do umowy, pracownik nadal wykonywał dodatkowe zadania, a pracodawca nadal wypłacał rzeczony dodatek. Taka sytuacja nie powinna mieć miejsca, biorąc pod uwagę charakter tego dodatku i w tym zakresie w ocenie Autora to pracodawca postąpił nieprawidłowo.

Wówczas winien był dokonać w stosunku do tego pracownika formalnego przedłużenia wykonywania tych zadań, a co za tym idzie uzasadnionego wypłacania tegoż dodatku. Z punktu widzenia dnia dzisiejszego regulowanie tej sytuacji niejako wstecz, kłóci się z ogólnymi prawidłami i trudno sporządzać np. porozumienie zmieniające do umowy o pracę, zawierające zapisy odwołujące się do stanu przeszłego. Jedynie w sytuacji uregulowania tej kwestii na przyszłość (tj. ponowienia wykonywania przez pracownika dodatkowych zadań przez określony czas), to można w każdej chwili zawrzeć np. porozumienie zmieniające, które spowoduje czasową zmianę ilości wykonywanych przez pracownika zadań służbowych.

Paweł Nowak – prawnik prawa pracy i prawa oświatowego

Podstawa prawna:

Ustawa z dn. 21.11.2008 r. o pracownikach samorządowych – Dz.U. z 2016 r. poz. 902 z późn. zm.