Aby obliczyć wysokość indywidualnego wynagrodzenia urlopowego należy w pierwszej kolejności ustalić podstawę wymiaru tego wynagrodzenia. Zgodnie z art. 172 zd. drugie k.p. zmienne składniki wynagrodzenia mogą być obliczane na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, natomiast w przypadku znacznego wahania wysokości wynagrodzenia okres ten może być przedłużony do 12 miesięcy. W niektórych przypadkach podstawę wymiaru, o której mowa, trzeba przeliczyć ponownie. Powyższe kwestie regulują przepisy zawarte w § 7-12 rozp. MPiPS z dn. 08.01.1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. Nr 2, poz. 14, z późn. zm.).

Wynagrodzenie urlopowe ustalone na podstawie składników płacowych określonych w stawce miesięcznej w stałej wysokości

Najprościej ustalić wynagrodzenie urlopowe, jeżeli składniki wynagrodzenia przysługującego danemu pracownikowi określono w stawce miesięcznej w stałej wysokości (dotyczy to więc wynagrodzenia podstawowego oraz innych należności, których wysokość nie została zróżnicowana).

Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości przysługującej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu (§ 7 cyt. rozp.).

Pracodawca nie musi zatem dokonywać żadnych dodatkowych obliczeń, gdyż pracownikowi należy wypłacić – za czas korzystania z urlopu wypoczynkowego – dokładnie tę samą kwotę wynagrodzenia, jaką by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował.

Ustalanie podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego

W przypadku gdy składniki wynagrodzenia (należne za okresy nieprzekraczające miesiąca) nie zostały określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości (np. wynagrodzenie prowizyjne) należy ustalić podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego – zgodnie z zasadami ujętymi w § 8 ust. 1 i 2 cyt. rozp.

Oznacza to, że składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc – z wyłączeniem składników płacowych określonych w stawce miesięcznej w stałej wysokości – uwzględnia się przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie:
– 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu,
– nieprzekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu – w przypadkach znacznego wahania wysokości składników wynagrodzenia.

W razie zmiany w składnikach wynagrodzenia przysługujących za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, których nie określono w stawce miesięcznej w stałej wysokości, lub zmiany wysokości takich składników w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru – wprowadzonych przed rozpoczęciem przez pracownika urlopu wypoczynkowego albo w miesiącu wykorzystywania tego urlopu – podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego ustala się ponownie z uwzględnieniem tych zmian.

W szczególnych sytuacjach przy ustalaniu podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego dopuszczalne jest uwzględnienie innych okresów wypłacania składników wynagrodzenia (przysługujących za okresy nieprzekraczające 1 miesiąca, których nie określono w stawce miesięcznej w stałej wysokości) niż odpowiednio 3- lub 12-miesięczne.

Jeżeli przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego, poprzedzający miesiąc wykorzystywania urlopu wypoczynkowego, lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny miesiąc kalendarzowy bądź pełne miesiące kalendarzowe, pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie składające się ze składników należnych za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc (których nie określono w stawce miesięcznej w stałej wysokości), przy ustalaniu podstawy wymiaru uwzględnia się najbliższe miesiące, za które pracownikowi przysługiwało takie wynagrodzenie (§ 11 ust. 1 cyt. rozp.).

W przypadku natomiast, gdy pracownik przed rozpoczęciem urlopu wypoczynkowego otrzymał wynagrodzenie o którym mowa, za okres krótszy niż przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego, podstawę tę stanowi wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za czas faktycznie przepracowany (§ 11 ust. 2 cyt. rozp.).

Metoda obliczania wynagrodzenia urlopowego

Ustalając wynagrodzenie urlopowe należy zastosować składającą się z dwu etapów procedurę obliczeniową określoną w § 9 cyt. rozp.:
 –  obliczenie wynagrodzenia za 1 godzinę pracy (etap I) – polega na podzieleniu podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa;
–  ustalenie wynagrodzenia urlopowego (II etap) – polega na pomnożeniu wynagrodzenia za 1 godzinę pracy (uzyskanego w wyniku obliczeń przedstawionych powyżej w etapie I) przez liczbę godzin pracy, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu. Dla właściwego wykonania obliczeń określonych w etapie II pracodawca powinien ustalić przewidywany rozkład godzin pracy w okresie korzystania przez pracownika z urlopu.