Podstawą prawną zawiadomienia jest art. 38 §1 Kodeksu pracy. Pracodawca zamierzający wypowiedzieć pracownikowi umowę o pracę na czas nieokreślony, powiadamia działającą na terenie zakładu organizację związkową, reprezentującą pracownika.

W zawiadomieniu pracodawca ma obowiązek wyszczególnić przyczynę uzasadniającą rozwiązanie umowy. Jeżeli związek uzna, że wypowiedzenie byłoby niezasadne, może zgłosić pracodawcy umotywowane zastrzeżenia, co powinno nastąpić na piśmie, w ciągu 5 dni od momentu otrzymania zawiadomienia.

Pracodawca podejmie ostateczną decyzję po rozpatrzeniu stanowiska organizacji związkowej. Niezgłoszenia zastrzeżeń w ww. terminie będzie oznaczało wyrażenie zgody na wypowiedzenie.

Niedopełnienie obowiązku poinformowania zakładowej organizacji związkowej stanowi naruszenie przepisów o wypowiadaniu umów o pracę. Pracodawca jest zwolniony od tego obowiązku w 3 przypadkach:

• likwidacji lub ogłoszenia upadłości,
• gdy w zakładzie nie działa zakładowa organizacja związkowa,
• kiedy zwalniany pracownik nie jest członkiem związku i nie uzyskał zgody na obronę swoich praw przez organizację związkową.