Czy zwrot kosztów paliwa w przypadku wynajmu samochodu służbowego podczas podróży służbowej stanowi przychód pracownika w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy, opodatkowany podatkiem dochodowym od osób fizycznych?

 

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 613 ze zm.) oraz § 5 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. z 2015 r. poz. 643) – Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z 29 grudnia 2015 r. (data otrzymania 4 stycznia 2016 r.), uzupełnionym 9 i 18 marca 2016 r., o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych m.in. w zakresie obowiązków płatnika dotyczących pokrycia przez pracodawcę pracownikowi kosztów paliwa w przypadku wynajmu samochodu służbowego podczas podróży służbowej – jest nieprawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 31 grudnia 2015 r. otrzymano ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych m.in. w zakresie obowiązków płatnika dotyczących pokrycia przez pracodawcę pracownikowi kosztów paliwa w przypadku wynajmu samochodu służbowego podczas podróży służbowej.

W związku z brakami formalnymi stwierdzonymi we wniosku, pismem z 26 lutego 2016 r. Znak: IBPB-2-2/4511-208/16/MMa, IBPB-2-2/4511-209/16/MMa, IBPB-2-2/4511-210/16/Zuk, IBPB-2-2/4511-211/16/MZM oraz IBPB-2-1/4511-5/16/AD wezwano Wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku. Uzupełnienia dokonano 9 i 18 marca 2016 r.

We wniosku przedstawiono m.in. następujący stan faktyczny.

Wnioskodawca, będący Spółką z o.o. mający oddział w Polsce pokrywa Pracownikom w 100% koszty świadczeń m.in. koszty paliwa w przypadku wynajmu samochodu służbowego podczas podróży służbowej. Umowa najmu samochodu, podczas podróży służbowej zawierana jest bezpośrednio pomiędzy pracownikiem oraz firmą wynajmującą – w firmie nie są przedkładane umowy wynajmu samochodów, nie ma też regulacji wewnętrznych w tym zakresie, pracownik deklaruje poniesione koszty na oświadczeniu. Pracownik wynajmuje samochód za zgodą pracodawcy, zgoda jest domniemana i wynika z przepisów, które nakładają na pracodawcę obowiązek określenia środka transportu. Pracodawca dokonuje zwrotu kosztów paliwa na podstawie przedłożonych faktur lub paragonów. Pracownik przedkłada wydatki poniesione wyłącznie w związku z podróżą służbową. Pracodawca nie finansuje kosztów paliwa poniesionych w celach prywatnych.

W związku z powyższym stanem faktycznym zadano m.in. następujące pytanie.

Czy zwrot kosztów paliwa w przypadku wynajmu samochodu służbowego podczas podróży służbowej (pkt 22) stanowi przychód pracownika w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy, opodatkowany podatkiem dochodowym od osób fizycznych? (pytanie oznaczone we wniosku nr 5).

Zdaniem Wnioskodawcy, zwrot kosztów paliwa w przypadku wynajmu samochodu służbowego podczas podróży służbowej wykorzystywanego do celów służbowych nie stanowi przychodu pracownika w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy, opodatkowanego podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest nieprawidłowe.

Na wstępie należy zaznaczyć, że niniejsza interpretacja indywidualna z zakresu podatku dochodowego od osób fizycznych dotyczy przedstawionego we wniosku stanu faktycznego w zakresie objętym pytaniem oznaczonym we wniosku nr 5. Natomiast w pozostałym zakresie zostaną wydane odrębne rozstrzygnięcia.

Zgodnie z generalną zasadą powszechności opodatkowania, wyrażoną w art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.) – opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych podlegają zatem wszelkie dochody osiągane przez podatnika, z wyjątkiem tych dochodów, które zostały enumeratywnie wymienione przez ustawodawcę jako zwolnione z podatku, bądź od których zaniechano poboru podatku, w drodze rozporządzenia wydanego przez Ministra Finansów.

Stosownie do art. 11 ust. 1 powołanej ustawy – przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9 i 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, art. 19, art. 20 ust. 3 i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

W myśl art. 10 ust. 1 ww. ustawy – źródłem przychodów jest stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

W myśl art. 12 ust. 1 ww. ustawy – za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Powyższa zasada wskazuje, że wszelkiego rodzaju świadczenia otrzymywane przez pracownika od pracodawcy należy zakwalifikować jako przychód ze stosunku pracy.

Za pracownika w rozumieniu powyższej ustawy uważa się osobę pozostającą w stosunku służbowym, stosunku pracy, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku pracy (art. 12 ust. 4 ww. ustawy).

Przy czym zgodnie z treścią art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży pracownika – do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Powyższe zwolnienie obejmuje zatem diety i inne świadczenia otrzymane przez pracownika za czas podróży (m.in. służbowej), do wysokości określonej w odrębnych przepisach. Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej są m.in. przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167), obowiązujące od 1 marca 2013 r.

Definicja podróży służbowej została natomiast określona w art. 77.5 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tj. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.), który stanowi, że pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Zasady ustalania należności z tytułu podróży służbowych dla pracowników sfery budżetowej regulują przepisy przywołanego wyżej rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. Natomiast przepis art. 775 § 3 Kodeksu pracy daje pozostałym pracodawcom działającym w sferze pozabudżetowej możliwość dowolnego ustalania wysokości należności z tytułu podróży służbowych pracowników (w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania).

W myśl art. 77.5 § 5 Kodeksu pracy – w przypadku braku uregulowania przez pracodawcę kwestii zwrotu należności z tytułu podróży służbowej pracowników w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania, umowie o pracę pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży w wysokości przewidzianej dla pracowników sfery budżetowej.

Jednocześnie – na podstawie § 5 ust. 1 i 2 ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej – pracownik zobowiązany jest do dokonania rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży. Rozliczenia kosztów podróży, o których mowa w ust. 1, pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. W uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość (§ 5 ust. 3 rozporządzenia).

Zgodnie z treścią § 2 ww. rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej – z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1. diety,
2. zwrot kosztów:
   1. przejazdów,
   2. dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
   3. noclegów,
   4. innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

W świetle § 3 ust. 1 ww. rozporządzenia – środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca.

Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje (§ 3 ust. 2 ww. rozporządzenia).

Zgodnie zaś z § 3 ust. 3 rozporządzenia – na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.

W myśl § 3 ust. 4 cyt. rozporządzenia – w przypadkach, o których mowa w ust. 3, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2012 r. poz. 1265 oraz z 2013 r. poz. 21).

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego dotyczącego zwrotu kosztów paliwa w przypadku wynajmu przez pracownika samochodu służbowego podczas podróży służbowej wynika, że umowa najmu samochodu, podczas podróży służbowej zawierana jest bezpośrednio pomiędzy pracownikiem oraz firmą wynajmującą – w firmie nie są przedkładane umowy wynajmu samochodów, nie ma też regulacji wewnętrznych w tym zakresie, pracownik deklaruje poniesione koszty na oświadczeniu. Pracownik wynajmuje samochód za zgodą pracodawcy, zgoda jest domniemana i wynika z przepisów, które nakładają na pracodawcę obowiązek określenia środka transportu. Pracodawca dokonuje zwrotu kosztów paliwa na podstawie przedłożonych faktur lub paragonów. Pracownik przedkłada wydatki poniesione wyłącznie w związku z podróżą służbową. Pracodawca nie finansuje natomiast kosztów paliwa poniesionych w celach prywatnych.

Mając na uwadze przedstawiony we wniosku stan faktyczny oraz przywołane wyżej przepisy prawa należy stwierdzić, że zwrot kosztów paliwa poniesionych przez pracownika Wnioskodawcy w przypadku wynajmu samochodu służbowego podczas podróży służbowej stanowić będzie świadczenie, skutkujące powstaniem po jego stronie przychodu, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ww. ustawy, tj. przychodu ze stosunku pracy. Do przychodów ze stosunku pracy zalicza się bowiem każde świadczenie, które otrzymane zostało przez pracownika, w związku z faktem pozostawania w stosunku pracy z danym pracodawcą. Jednakże w oparciu o przepis art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ww. ustawy przychód ten jest wolny od podatku dochodowego od osób fizycznych.

Przy czym podkreślić należy, że ze zwolnienia korzystają świadczenia jedynie do wysokości limitów określonych w przywołanym powyżej rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w § 3 ust. 4. W przypadku, gdy zwrócone pracownikowi przez Spółkę koszty paliwa w przypadku analizowanym we wniosku będą przewyższać limity określone w rozporządzeniu – nadwyżka ponad ustalone limity podlegać będzie opodatkowaniu.

Zatem stanowisko, że zwrot kosztów paliwa w przypadku wynajmu samochodu w ogóle nie stanowi przychodu Wnioskodawcy należało uznać za nieprawidłowe.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Interpretacja indywidualna z 18 kwietnia 2016 r., sygn. IBPB-2-2/4511-211/16/MZM – Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach