„Do kiedy należy odebrać zaległy urlop (za poprzedni rok)? Do kiedy należy odbierać dni wolne i czy jeśli pracownik nie chce odbierać, to jednak musi zgodnie z przepisami i czy można zamiast odbierania dni wolnych zapłacić pracownikowi np. większą premię?”

Po pierwsze, jeśli chodzi o kwestię udzielania pracownikom tzw. zaległego urlopu wypoczynkowego za poprzedni rok kalendarzowy, to należy …

(…) mieć na uwadze treść art. 168 Kodeksu pracy, zgodnie z którym urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 K.p. należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego.

Po drugie, mniemam, iż pytanie dotyczy pracowników instytucji kultury, dlatego należy mieć na uwadze treść art. 26d ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej. Zgodnie z nim „pracownikom instytucji kultury mogą być udzielane dni wolne od pracy, wynikające z rozkładu czasu pracy w pięciodniowym tygodniu pracy, łącznie z urlopem wypoczynkowym.” Oznacza to, że nie trzeba zapewniać pracownikom zatrudnionym w instytucjach kultury przeciętnie pięciodniowego tygodnia w tych okresach rozliczeniowych, w których nie korzystają oni z urlopu wypoczynkowego.

Jednakże pracownik nie może samodzielnie decydować, kiedy odbierze dni wolne za pracę np. w weekendy. To pracodawca odpowiada za przestrzeganie przepisów o czasie pracy i to na nim ciąży obowiązek udzielenia tego wolnego w jak najkrótszym terminie – zamiast lub łącznie z urlopem wypoczynkowym.

Wobec powyższego, nie ma terminu, do którego należy odbierać dni wolne, jednakże z uwagi na fakt, iż w instytucjach kultury istnieje możliwość przedłużenia okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy, pracodawca powinien w tym przedziale rozliczyć cały czas pracy zatrudnionych i oddać im wszystkie dni wolne.

Przepisy prawa nie dopuszczają możliwości stosowania alternatywy polegającej na braku oddania dni wolnych w zamian za zapłatę dodatkowej gratyfikacji finansowej. Natomiast (choć nie wynika to wprost z przepisów Kodeksu pracy) zajdzie konieczność zapłacenia wynagrodzenia wraz z dodatkiem za nie oddane dni wolne w sytuacji np. natychmiastowego rozwiązania stosunku pracy, uniemożliwiającego odebranie przez pracownika dni wolnych.

Paweł Nowak – prawnik prawa pracy i prawa oświatowego

Podstawa prawna:

1. Ustawa z dn. 26.06.1974 r. Kodeks pracy – tekst jedn. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666 z późn. zm.; ost. zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 962.
2. Ustawa z dn. 25.10.1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej – tekst jedn. Dz.U. z 2017 r. poz. 862.