Ponieważ pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu wypoczynkowego, to w razie braku możliwości wykorzystania w naturze tego uprawnienia pracownikowi należy wypłacić ekwiwalent pieniężny będący równoważnikiem urlopu wypoczynkowego. Ekwiwalent pieniężny za urlop stanowi odpowiednik realizacji prawa pracownika do wypoczynku urlopowego w naturze, konsekwentnie zatem w stosunku do tego świadczenia obowiązuje zakaz zrzeczenia się przez pracownika nin. uprawnienia.

 Ekwiwalent pieniężny za urlop przysługuje pracownikowi z tytułu niewykorzystania – w całości lub w części – urlopu wypoczynkowego (bieżącego lub zaległego) wyłącznie wówczas, gdy nastąpiło to wskutek rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy (art. 171 § 1 k.p.).

Jednocześnie przepisy kodeksowe (art. 171 § 3 k.p.) dopuszczają możliwość niewypłacania ekwiwalentu pieniężnego za urlop – pomimo rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę – jeżeli bezpośrednio po rozwiązaniu bądź wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę strony dokonają zawarcia kolejnej umowy oraz postanowią, że pracownik wykorzysta należny mu urlop w czasie trwania kolejnej umowy o pracę.

Ustalając wysokość ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (zwanego dalej „ekwiwalentem urlopowym”) stosuje się zasady obowiązujące przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego, ze zmianami określonymi w § 15-19 rozp. MPiPS z dn. 08.01.1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. Nr 2, poz. 14, z późn. zm.). Zmiany wynikające z tych regulacji zostały poniżej przedstawione.

Ekwiwalent urlopowy ustalony na podstawie składników wynagrodzenia określonych w stawce miesięcznej w stałej wysokości

Analogicznie jak w przypadku obliczania wynagrodzenia urlopowego – ustalenie ekwiwalentu urlopowego jest najmniej kłopotliwe, jeżeli pracownikowi przysługuje wynagrodzenie składające się wyłącznie ze składników określonych w stawce miesięcznej w stałej wysokości.

Składniki wynagrodzenia wyrażone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu urlopowego w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego ekwiwalentu (§ 15 cyt. rozp.).

Tak więc pracownikowi należy wypłacić ekwiwalent urlopowy odpowiadający wysokości wynagrodzenia należnego w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Ustalenie podstawy obliczania ekwiwalentu urlopowego

Jeżeli pracownikowi przysługują składniki wynagrodzenia nieokreślone w stawce miesięcznej w stałej wysokości lub składniki płacowe należne za okresy dłuższe niż miesiąc, należy ustalić podstawę obliczania ekwiwalentu urlopowego.

► Składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, z wyjątkiem składników określonych w stawce miesięcznej w stałej wysokości, wypłacone pracownikowi w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu urlopowego – uwzględnia się przy ustalaniu tego ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu.

W razie gdy pracownik nie przepracował pełnych 3 miesięcy (poprzedzających bezpośrednio miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu urlopowego), wynagrodzenie faktycznie wypłacone mu w tym okresie należy podzielić przez:

• liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a następnie
• otrzymany wynik pomnożyć przez dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy (wg harmonogramu ustalonego przez pracodawcę).

Jeżeli w ramach okresu przyjętego do obliczania ekwiwalentu urlopowego pracownik nie miał prawa do wynagrodzenia (przez pełny miesiąc kalendarzowy lub pełne miesiące kalendarzowe), przy ustalaniu wysokości tego ekwiwalentu uwzględnia się najbliższe miesiące, za które pracownikowi przysługiwało wynagrodzenie (§ 16 ust. 3 cyt. rozp.).

► Składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu urlopowego – uwzględnia się przy ustalaniu tego ekwiwalentu w średniej wysokości
z okresu 12 miesięcy.

W razie gdy pracownikowi w okresie 12 miesięcy nie przysługiwało wynagrodzenie (przez pełny miesiąc kalendarzowy lub pełne miesiące kalendarzowe), do obliczenia ekwiwalentu urlopowego przyjmuje się najbliższe miesiące, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie.

Obliczanie współczynnika służącego do ustalenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu

Po ustaleniu podstawy służącej do obliczenia ekwiwalentu urlopowego można przystąpić do naliczania ekwiwalentu urlopowego. Procedura obliczeniowa w tym zakresie przewiduje:

• określenie współczynnika służącego do ustalenia ekwiwalentu za
  1 dzień urlopu (zwanego dalej „współczynnikiem urlopowym”),
• obliczenie ekwiwalentu za 1 dzień urlopu,
• obliczenie ekwiwalentu za 1 godzinę urlopu,
• ustalenie kwoty ekwiwalentu urlopowego.

Współczynnik urlopowy ustala się odrębnie dla każdego roku kalendarzowego i stosuje się przy obliczaniu ekwiwalentu urlopowego, do którego pracownik nabył prawo w ciągu tego roku kalendarzowego. Współczynnik urlopowy ustalony na dany rok kalendarzowy przyjmuje się także do naliczenia ekwiwalentu urlopowego z tytułu niewykorzystania urlopów z lat ubiegłych.

► Sposób ustalania współczynnika urlopowego – został określony w § 19 ust. 2 cyt. rozp. Zgodnie z tym przepisem współczynnik oblicza się, odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli się przez 12.

►Współczynnik urlopowy w roku 2022. W celu obliczenia współczynnika urlopowego na 2022 r. należy zastosować przedstawioną powyżej procedurę, określoną w § 19 ust. 2 cyt. rozp., uwzględniając dane dotyczące bieżącego roku kalendarzowego.

Ustalając współczynnik, należy zastosować poniższy wzór:

Oznacza to zatem, że – obliczając współczynnik urlopowy na 2022 r. dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy – przeprowadza się następujące działanie:

Uzyskany wskutek powyższych obliczeń wynik – czyli 20,92 – to współczynnik urlopowy obowiązujący w 2022 roku.

► Stosowanie współczynnika urlopowego w odniesieniu do pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy. Współczynnik urlopowy na rok 2022 – wynoszący 20,92 – uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego przysługującego pracownikowi zatrudnionemu w pełnym wymiarze czasu pracy. Jeżeli pracownik jest zatrudniony na część etatu, to współczynnik urlopowy należy proporcjonalnie skorygować – stosownie do wymiaru czasu pracy. Oznacza to, że w stosunku do pracownika świadczącego pracę np. na pół etatu współczynnik urlopowy wyniesie w 2022 r. 10,46, natomiast odnośnie do pracownika zatrudnionego na 3/4 etatu – 15,69. W przypadku zatrudnienia na 1/3 etatu współczynnik urlopowy wynosi 6,97, zaś w odniesieniu do zatrudnienia na 1/4 etatu współczynnik, o którym mowa, to 5,23.

Obliczenie wysokości ekwiwalentu urlopowego

Jeżeli jest już znany współczynnik urlopowy, można przystąpić do ustalenia kwoty ekwiwalentu urlopowego. Niezbędnymi działaniami na tym etapie obliczeń jest:

• ustalenie ekwiwalentu za 1 dzień urlopu,
• obliczenie ekwiwalentu za 1 godzinę urlopu.

► Ekwiwalent za 1 dzień urlopu – uzyskuje się dzieląc:

• sumę miesięcznych wynagrodzeń ustalonych na podstawie § 15–17 cyt. rozp. (przepisy te omówiono na poprzednich stronach nin. pkt.),
• przez współczynnik urlopowy (czyli wskaźnik służący do obliczenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu) wynoszący w 2022 r. – 20,92.

► Ekwiwalent za 1 godzinę urlopu. Aktualnie udzielanie urlopów wypoczynkowych następuje wg tzw. metody godzinowej (przy założeniu, że 1 dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy, z zastrzeżeniem odrębności wynikających z innych ustaw). W związku z tym obliczając ekwiwalent urlopowy, należy również odnieść się do godzinowego wymiaru urlopu. Oznacza to konieczność ustalenia ekwiwalentu za 1 godzinę urlopu. Ekwiwalent ten oblicza się dzieląc:

• ekwiwalent za 1 dzień urlopu
• przez liczbę 8, a w przypadku pracowników niepełnosprawnych
  o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności przez liczbę 7 (dobowy wymiar pracy tych osób). Analogiczna zależność powstaje w odniesieniu do pracowników, którzy z mocy ustawy mają ustalony inny niż 8-godzinny dobowy wymiar czasu pracy (np. niektórzy pracownicy medyczni) oraz pracowników młodocianych (zgodnie z art. 200² 3 k.p., dobowy wymiar czasu pracy tych pracowników nie może przekraczać, w okresie ferii szkolnych, 7 godzin).

► Wysokość ekwiwalentu urlopowego. Po ustaleniu ekwiwalentu za 1 godzinę urlopu można dokonać obliczenia wysokości ekwiwalentu urlopowego.

Ostateczną wysokość ekwiwalentu urlopowego uzyskuje się, mnożąc ekwiwalent za 1 godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego.