Umowa o pracę zawarta na czas określony w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy („Umowa na zastępstwo”) nie stanowi — w rozumieniu przepisów k.p. — odrębnego rodzaju umowy o pracę, jest natomiast odmianą umowy o pracę na czas określony. Podstawą prawną zawarcia umowy na zastępstwo jest art. 25 § 1 k.p. w związku z art. 25¹ § 4 pkt 1 k.p. Omawianą umowę pracodawca może zawrzeć, jeżeli jej zawarcie w danym przypadku służy zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania i jest niezbędne w tym zakresie w świetle wszystkich okoliczności zawarcia umowy. Zgodnie z obowiązującym od dn. 22.02.2016 r. art. 29 § 1¹ k.p. w przypadku zawarcia umowy na zastępstwo w umowie określa się cel tej umowy przez zamieszczenie informacji o obiektywnych przyczynach uzasadniających zawarcie takiej umowy.

Umowa na zastępstwo może być zawarta w przypadku usprawiedliwionej absencji pracownika spowodowanej m.in.:

• niezdolnością do pracy zaistniałą wskutek choroby lub wypadku przy pracy,
• koniecznością przebywania na urlopie macierzyńskim lub wychowawczym, a także korzystaniem z urlopu wypoczynkowego, bezpłatnego, zdrowotnego, szkoleniowego albo okolicznościowego,
• wykonywaniem obowiązku odbywania służby wojskowej lub uczestnictwem w ćwiczeniach wojskowych,
• tymczasowym aresztowaniem lub odbywaniem kary pozbawienia wolności,
• innymi okolicznościami, jeżeli stanowią one w rozumieniu powszechnie obowiązujących przepisów przyczyny usprawiedliwiające nieobecność w pracy; dotyczy to także odpowiednio przepisów zakładowego prawa pracy.

Regulacje kodeksowe zezwalają ponadto na poprzedzenie umowy na zastępstwo umową o pracę na okres próbny (nieprzekraczający 3 miesięcy).

Z uwagi na fakt, iż umowa na zastępstwo nie stanowi odrębnego, nowego rodzaju umowy o pracę (jest odmianą umowy na czas określony), podlega ogólnym zasadom w zakresie ochrony trwałości stosunku pracy, z jednym wyjątkiem — do umowy na zastępstwo nie stosuje się art. 177 § 3 k.p. zapewniającego ciężarnej pracownicy przedłużenie umowy do dnia porodu, jeżeli umowa ta miałaby ulec rozwiązaniu po upływie 3 miesiąca ciąży.

Umowa na zastępstwo rozwiązuje się — jak każda terminowa umowa — z upływem okresu, na jaki została zawarta. Wcześniejsze rozwiązanie tej umowy jest dopuszczalne:

• na mocy porozumienia stron w każdym czasie,
• bez wypowiedzenia z przyczyn zawinionych przez pracownika (art. 52 k.p.), bez wypowiedzenia z przyczyn niezawinionych przez pracownika (art. 53 k.p.) lub bez wypowiedzenia z winy pracodawcy (art. 55 k.p.),
• z zachowaniem powszechnie obowiązujących okresów wypowiedzenia (art. 36 k.p.), z uwzględnieniem możliwości skrócenia trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia w warunkach określonych w art. 36¹ k.p.

Wręczenie pracownikowi dokumentu określającego zakres czynności nie ma charakteru obligatoryjnego, jest jednak stosunkowo często spotykane, zwłaszcza gdy sposób wykonywania pracy wymaga dodatkowego sprecyzowania.

Wykaz czynności powinien wynikać bezpośrednio z rodzaju pracy, jaki został określony w umowie o pracę. Oznacza to zatem, że zakres czynności nie może zawierać postanowień, które — w odniesieniu do rodzaju pracy wskazanego w umowie — miałyby charakter rozszerzający. Dopuszczalna jest natomiast zmiana treści zakresu czynności, jeżeli mieści się ona w ramach niezmienionego rodzaju pracy (powyższa czynność nie wymaga wypowiedzenia warunków pracy i płacy). Wszelkie korekty w zakresie czynności, które prowadzą do zmiany w zakresie rodzaju umówionej pracy nie są wiążące dla pracownika. Z drugiej jednak strony odmowa pracownika przyjęcia i podpisania zakresu czynności sporządzonego zgodnie z umową o pracę może stanowić uzasadnienie do wypowiedzenia stosunku pracy.

W przypadku gdy pracodawca określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę w formie zakresu czynności powstaje po jego stronie obowiązek włączenia niniejszego dokumentu do części B akt osobowych pracownika (§ 6 ust. 2 pkt 2, lit. a) rozp. MPiPS z dn. 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika — Dz.U. Nr 62, poz. 286, z późn. zm.).