W obecnym stanie prawnym kwestie zatrudnienia pracowników w formie telepracy uregulowano w rozdz. IIb Działu 2 k.p. (art. 67⁵–67¹⁷). Z dniem 5 czerwca 2018 r. weszła w życie ustawa z dn. 10.05.2018 r. o zmianie ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. poz. 1076), której celem jest realizacja działań określonych w drugim etapie programu kompleksowego wsparcia dla rodzin „Za życiem”, wdrożonego na podstawie uchwały nr 160 RM z dn. 20.12.2016 r. (M. P. poz. 1250). W ramach wymienionej nowelizacji przewidziano także zmiany w k.p., w tym m.in. w zakresie przepisów dotyczących stosowania telepracy. Zmiany te zmierzają do ułatwienia zastosowania powyższej formy zatrudnienia do pracowników-rodziców znajdujących się w szczególnie trudnej sytuacji, tj. opiekujących się dziećmi niepełnosprawnymi. Przywołana nowela umożliwia ponadto złożenie wniosku o wykonywanie telepracy niezależnie od zawarcia porozumienia w sprawie stosowania telepracy pozostałym pracownikom, przy czym – w odniesieniu do tych pracowników – wniosek nie będzie wiążący dla pracodawcy. Nowe regulacje kodeksowe uwzględniono w treści niniejszego punktu.

Należy podkreślić, że odrębne przepisy umożliwiają uzyskanie środków z Funduszu Pracy na utworzenie stanowiska pracy w ramach telepracy.

Telepraca oraz telepracownik – nowe definicje kodeksowe

Telepraca to praca wykonywana regularnie, poza zakładem pracy, przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej (art. 67⁵ § 1 k.p.).

Osoba wykonująca pracę w warunkach określonych w art. 67⁵ § 1 k.p. i przekazująca pracodawcy wyniki pracy, w szczególności za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej – to telepracownik.

W myśl ustawy z dn. 18.07.2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. z 2017 r. poz. 1219, ze zm.), środkami komunikacji elektronicznej są rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności pocztę elektroniczną.

Tryb ustalenia warunków stosowania telepracy

Pracodawca jest zobowiązany określić warunki stosowania telepracy w porozumieniu, które zawiera z zakładową organizacją związkową lub zakładowymi organizacjami związkowymi – w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna organizacja reprezentująca pracowników. Jeżeli nie ma możliwości uzgodnienia treści wspomnianego porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca dokonuje stosownych uzgodnień z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 25³ ust. 1 lub 2 ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy.

Jeżeli wspólne stanowisko nie zostanie uzgodnione i przyjęte w ciągu 30 dni od daty przedstawienia projektu porozumienia przez pracodawcę, pracodawca określa reguły stosowania telepracy w regulaminie, przy uwzględnieniu ustaleń podjętych w toku rozmów prowadzonych ze związkami zawodowymi.

W przypadku gdy u pracodawcy nie działają organizacje związkowe, warunki stosowania telepracy pracodawca ustala w regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników wybranymi w trybie przyjętym u konkretnego pracodawcy.

Powyższe zasady określone w art. 67⁶ § 1–4 k.p. nie stanowią już obecnie jedynych warunków stosowania telepracy, bowiem aktualnie obowiązujące przepisy wspomnianego art. 67⁶ k.p. przewidują możliwość zastosowania do pracownika telepracy w szerszym niż dotychczas zakresie (nowe § 5–7).

Oznacza to, że wykonywanie pracy w formie telepracy jest także dopuszczalne na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, niezależnie od zawarcia, w trybie przewidzianym w art. 67⁶ par. 1–4 k.p., porozumienia określającego warunki stosowania telepracy albo określenia tych warunków w regulaminie. W tym przypadku wniosek pracownika nie ma jednak charakteru wiążącego dla pracodawcy.

Inną procedurę określono w art. 67⁶ par. 6 k.p., który jest adresowany do szczególnej grupy pracowników. Zgodnie więc z tym przepisem pracodawca uwzględnia wniosek pracownika, o którym mowa w art. 142¹ par. 1 pkt 2 i 3 k.p., o wykonywanie pracy w formie telepracy, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej. Przepis ten dotyczy pracownika-rodzica:

• dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy z dn. 04.11.2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem” (Dz. U. poz. 1860); chodzi zatem o zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu,
• dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz
• dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach ustawy z dn. 14.12.2016 r. – Prawo oświatowe (Dz. U. z 2018 r. poz. 996, ze zm.).

Przepis art. 67⁶ par. 6 k.p. stosuje się odpowiednio do pracowników wymienionych powyżej w wyliczeniu również po ukończeniu przez dziecko 18 roku życia.

Wnioski pracowników-rodziców, o których była mowa, są wiążące dla pracodawcy, co wynika z konstrukcji art. 67⁶ par. 6 k.p. Odmowa uwzględnienia wniosku może nastąpić wyłącznie w ściśle określonych przepisami przypadkach i wymaga pisemnej informacji pracodawcy (informacja może zostać przekazana także drogą elektroniczną).

Zawarcie umowy o świadczenie pracy w formie telepracy

Uzgodnienie między pracodawcą a pracownikiem, że praca będzie wykonywana w warunkach telepracy może nastąpić:

• przy zawieraniu umowy o pracę,
• w trakcie zatrudnienia.

Telepracy nie można wprowadzić na podstawie art. 42 § 4 k.p. Oznacza to, że niedopuszczalne jest powierzenie telepracy na okres do 3 miesięcy w roku kalendarzowym (jeżeli telepraca odpowiada kwalifikacjom pracownika i nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia) bez dokonywania wypowiedzenia warunków pracy lub płacy.

W razie gdy do uzgodnienia dotyczącego telepracy dochodzi przy zawieraniu umowy o pracę, w umowie dodatkowo określa się warunki wykonywania pracy, zgodnie z art. 675 k.p.

Dodatkowe elementy informacji o warunkach zatrudnienia

Jeżeli podjęcie pracy w formie telepracy następuje przy zawieraniu umowy, informacja o warunkach zatrudnienia, o której mowa w art. 29 § 3 k.p. (patrz: „Obowiązki pracodawcy związane z zatrudnieniem pracownika”.), powinna dodatkowo zawierać:

• określenie jednostki organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy telepracownika,
• wskazanie osoby lub organu, o których mowa w art. 31 k.p., odpowiedzialnych za współpracę z telepracownikiem oraz upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy.

W przypadku gdy uzgodnienie między stronami stosunku pracy o wprowadzeniu telepracy podjęto w trakcie zatrudnienia, pracodawca przekazuje na piśmie telepracownikowi powyższe informacje – najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez niego wykonywania pracy w formie telepracy.

Tryb wprowadzenia telepracy w trakcie zatrudnienia

W trakcie zatrudnienia zmiana warunków wykonywania pracy powodująca, że praca ma być świadczona w formie telepracy może nastąpić na mocy porozumienia stron, z inicjatywy pracownika lub pracodawcy. Pracodawca powinien, w miarę możliwości, uwzględnić wniosek pracownika dotyczący zamiaru wykonywania pracy na warunkach określonych w art. 675 k.p.

Obowiązki pracodawcy wobec telepracownika oraz możliwość zawarcia odrębnej umowy

Zgodnie z art. 6711 § 1 k.p. pracodawca jest obowiązany:

• dostarczyć telepracownikowi sprzęt niezbędny do wykonywania pracy w formie telepracy, spełniający wymagania określone w rozdz. IV działu dziesiątego k.p.,

• ubezpieczyć sprzęt,

• pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją sprzętu,

• zapewnić telepracownikowi pomoc techniczną i niezbędne szkolenia w zakresie obsługi sprzętu

— chyba że pracodawca i telepracownik postanowią inaczej, w odrębnej umowie, o której niżej mowa.

Zamiast realizować obowiązki wymienione w art. 6711 § 1 k.p. strony umowy o pracę mogą, w odrębnej umowie, określić w szczególności:

• zakres ubezpieczenia i zasady wykorzystywania przez telepracownika sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy w formie telepracy, stanowiącego własność telepracownika, spełniającego wymagania określone w rozdz. IV działu dziesiątego k.p.,

• zasady porozumiewania się pracodawcy z telepracownikiem, w tym sposób potwierdzenia obecności telepracownika na stanowisku pracy,

• sposób i formę kontroli wykonywania pracy przez telepracownika.

Zamiast realizować obowiązki wymienione w art. 67¹¹ § 1 k.p. strony umowy o pracę mogą, w odrębnej umowie, określić w szczególności:

1)  zakres ubezpieczenia i zasady wykorzystywania przez telepracownika sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy w formie telepracy, stanowiącego własność telepracownika, spełniającego wymagania określone w rozdz. IV działu dziesiątego k.p.,

2)  zasady porozumiewania się pracodawcy z telepracownikiem, w tym sposób potwierdzenia obecności telepracownika na stanowisku pracy,

3)  sposób i formę kontroli wykonywania pracy przez telepracownika.

W przypadku, o którym mowa w pkt 1, telepracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości określonej w porozumieniu lub regulaminie – wskazanych w art. 67⁶ k.p. albo we wspomnianej powyżej odrębnej umowie. Ustalając wysokość ekwiwalentu uwzględnia się w szczególności normy zużycia sprzętu, jego udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość wykorzystanego materiału na potrzeby pracodawcy i jego ceny rynkowe.

Obowiązki pracodawcy w zakresie bhp oraz zakaz dyskryminacji

Jeżeli praca jest świadczona w domu telepracownika, pracodawca realizuje wobec niego, w zakresie wynikającym z rodzaju i warunków wykonywanej pracy, obowiązki określone w dziale X k.p. (bhp), z wyjątkiem:

• obowiązku dbałości o bezpieczny i higieniczny stan pomieszczeń pracy, określonego w art. 212 pkt 4 k.p.,
• obowiązków określonych w rozdz. III Działu X k.p.,
• obowiązku zapewnienia odpowiednich urządzeń higienicznosanitarnych, określonego w art. 233 k.p. 

Telepracownik nie może być traktowany mniej korzystnie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych niż inni pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy uwzględniając odrębności związane z warunkami wykonywania telepracy.

Pracownik nie może być w jakikolwiek sposób dyskryminowany z powodu podjęcia pracy w formie telepracy, jak również odmowy podjęcia takiej pracy.

Ponadto, pracodawca umożliwia telepracownikowi, na zasadach przyjętych dla wszystkich pracowników, przebywanie na terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi pracownikami oraz korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, z zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej.

Uprawnienia pracodawcy w zakresie kontroli telepracownika

Kwestie zakresu i trybu kontroli telepracownika zostały uregulowane w art. 6714 k.p. Pracodawca ma prawo kontrolować telepracownika w miejscu wykonywania pracy, w tym także wówczas, gdy miejscem świadczenia pracy jest dom telepracownika.

Jeżeli praca jest wykonywana w domu telepracownika, pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrolę:
– wykonywania pracy,
– w celu inwentaryzacji, konserwacji, serwisu lub naprawy powierzonego sprzętu, a także jego instalacji,
– w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.

Podjęcie kontroli w domu telepracownika wymaga jego uprzedniej zgody wyrażonej na piśmie lub za pośrednictwem ogólnodostępnych środków komunikacji elektronicznej, albo za pomocą podobnych środków indywidualnego porozumiewania się na odległość. Pracodawca dostosowuje sposób przeprowadzania kontroli do miejsca wykonywania pracy oraz jej charakteru. Ponadto, pracodawca zobowiązany jest do przeprowadzenia czynności kontrolnych z poszanowaniem prywatności telepracownika i pozostałych domowników.

W myśl art. 67¹⁴ § 4 k.p. pierwszą kontrolę w zakresie bhp w domu telepracownika, przeprowadza się – na jego wniosek – przed rozpoczęciem pracy.

Wniosek o zaprzestanie wykonywania telepracy

Jeżeli telepraca została wprowadzona na mocy uzgodnienia między pracodawcą a pracownikiem dokonanego w trakcie zatrudnienia, to każda ze stron może od niego odstąpić w terminie 3 miesięcy od podjęcia pracy w formie telepracy – za pośrednictwem wiążącego wniosku o zaprzestanie telepracy i przywrócenie poprzednich warunków zatrudnienia. W przypadku gdy wniosek o zaprzestanie wykonywania telepracy wpłynie do pracodawcy po trzymiesięcznym terminie, pracodawca powinien – w miarę możliwości – uwzględnić ten wniosek. W przeciwnym wypadku przywrócenie poprzednich warunków zatrudnienia może nastąpić wyłącznie na zasadach wypowiedzenia zmieniającego, określonych w art. 42 § 1-3 k.p.

Niedopuszczalność uzasadnienia wypowiedzenia umowy

Stosownie do brzmienia art. 679 k.p. brak zgody pracownika na zmianę warunków zatrudnienia polegającą na wprowadzeniu telepracy lub zaprzestanie świadczenia telepracy na podstawie wniosku nie mogą stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie przez pracodawcę umowy o pracę.

Środki Funduszu Pracy na utworzenie stanowiska pracy w formie telepracy (grant)

Ustawa z dn. 20.04.2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. z 2017 r. poz. 1065, z późn. zm.), zwana dalej „ustawą o promocji zatrudnienia”, przewiduje obecnie możliwość uzyskania środków z Funduszu Pracy (FP) na utworzenie stanowiska pracy w ramach telepracy. Postępowanie w tym zakresie uregulowano w art. 60a wymienionego powyżej aktu prawnego. Warto zaznaczyć, że przyznanie wspomnianych środków może nastąpić jedynie wówczas, gdy telepracownikami mają zostać bezrobotni skierowani znajdujący się w określonej sytuacji życiowej.

Starosta może, na podstawie zawartej umowy, przyznać pracodawcy lub przedsiębiorcy środki FP, zwane dalej „grantem”, na utworzenie stanowiska pracy w formie telepracy w rozumieniu art. 67⁵ k.p. dla skierowanego bezrobotnego rodzica powracającego na rynek pracy, posiadającego co najmniej 1 dziecko w wieku do 6 lat, lub bezrobotnego sprawującego opiekę nad osobą zależną, który w okresie 3 lat przed rejestracją w urzędzie pracy jako bezrobotny zrezygnował z zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej z uwagi na konieczność wychowywania dziecka lub sprawowania opieki nad osobą zależną.

Jednocześnie, zgodnie z art. 60a ust. 2 ustawy o promocji zatrudnienia, grant nie może zostać przyznany na utworzenie stanowiska pracy dla bezrobotnego:

1) małżonka pracodawcy lub przedsiębiorcy;

2) rodzica pracodawcy lub przedsiębiorcy;

3) rodzeństwa pracodawcy lub przedsiębiorcy;

4) dziecka własnego lub przysposobionego: pracodawcy lub przedsiębiorcy, małżonka pracodawcy lub przedsiębiorcy, rodzeństwa pracodawcy lub przedsiębiorcy.

Grant przysługuje w kwocie określonej w umowie zawartej ze starostą, nie wyższej jednak niż 6-krotność minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w dniu zawarcia umowy, za każdego skierowanego bezrobotnego.

Pracodawca lub przedsiębiorca są zobowiązani, stosownie do zawartej umowy, do utrzymania zatrudnienia skierowanego bezrobotnego przez okres 12 miesięcy w pełnym wymiarze czasu pracy lub przez okres 18 miesięcy w połowie wymiaru czasu pracy (art. 60a ust. 4 ustawy o promocji zatrudnienia).

Niewywiązywanie się z warunku, o którym mowa w art. 60a ust. 4 cyt. ustawy, lub wykorzystanie grantu niezgodnie z umową, albo jego niewykorzystanie powoduje obowiązek zwrotu grantu wraz
z odsetkami ustawowymi naliczonymi od dnia otrzymania grantu, w terminie 30 dni od dnia doręczenia wezwania starosty. Zwrot grantu – stosownie do brzmienia art. 60a ust. 6 ustawy o promocji zatrudnienia – następuje:

1) w kwocie proporcjonalnej do okresu, w którym warunek określony
w ust. 4 nie został spełniony, wraz z odsetkami ustawowymi naliczonymi od dnia otrzymania grantu – w przypadku niewywiązania się z tego warunku;

2) w całości wraz z odsetkami ustawowymi naliczonymi od dnia otrzymania grantu – w przypadku wykorzystania grantu niezgodnie z umową lub jego niewykorzystania.

W przypadku rozwiązania umowy o pracę przez skierowanego bezrobotnego, rozwiązania z nim umowy o pracę na podstawie art. 52 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy lub wygaśnięcia stosunku pracy skierowanego bezrobotnego przed upływem okresu odpowiednio 12 lub 18 miesięcy, o którym mowa w art. 60a ust. 4 ustawy o promocji zatrudnienia, starosta kieruje na zwolnione stanowisko pracy innego bezrobotnego.

W razie odmowy przyjęcia skierowanego bezrobotnego na zwolnione stanowisko pracy pracodawca lub przedsiębiorca zwraca grant w kwocie określonej w art. 60a ust. 6 pkt 1 ustawy o promocji zatrudnienia (patrz: wyżej). Jeżeli występuje brak możliwości skierowania odpowiedniego bezrobotnego przez urząd pracy na zwolnione stanowisko pracy, pracodawca lub przedsiębiorca nie zwraca grantu za okres zatrudnienia skierowanego bezrobotnego.

Grant jest udzielany zgodnie z warunkami dopuszczalności pomocy de minimis.

Maciej Ofierski